Automatisk matchning & lagring av kassa-och bankhändelser i eEkonomi

[Jenna Glensby]

Vi reder ut varför vissa bankhändelser matchas automatiskt och andra inte, samt vilka regler som gäller för lagring av det som kommer från banken.

Automatisk matchning vid aktiv bankkoppling

För att ditt program ska kunna matcha dina bankhändelser automatiskt finns ett antal kriterier som måste vara uppfyllda. Uppfylls inte dessa ges istället ett så kallat automatiskt förslag som du själv får granska och godkänna genom den gröna Bokför-knappen.
Finns inte tillräckligt mycket information får du istället möjlighet att själv matcha transaktionen eller skapa en ny bokföringshändelse för matchning. 

Ett flertal kontroller görs för att säkerställa en korrekt matchning. För att kundfakturor ska kunna matchas automatiskt gäller det att bland annat följande information på bankhändelsen överensstämmer med informationen på fakturan:

- OCR-nummer

- Beloppet ska vara samma eller lägre

- Betaldatumet ska vara senare än fakturadatumet och max 45 dagar efter förfallodatum

För leverantörsfakturor:

- Om fakturan skickas från Visma eEkonomi följer ett unikt id med i bakgrunden som sedan skickas tillbaka av banken. Detta gör att vi kan vara säkra på att det är rätt faktura som vi matchar

- Beloppet måste överensstämma med fakturans belopp

 

Lagring av kontoutdraget

Som nämnt ovan visas ett antal referenser på bankhädelserna som gör att händelserna matchas.
Vi specificerar samma information i programmet som finns på kontoutdraget på banken,  vilket gör att du inte behöver spara en separat kopia på kontoutdraget. Riktigt smidigt! 

OBS! Detta gäller endast om du har en aktiv bankkoppling. 

Läs gärna mer om Digitalt sparande och vad som gäller. 

[KristinaM]

Hej Niklas och Jenna!

Jag har under många år försökt få ett tydligt svar från er gällande hantering av insättningsuppgifter från bg-centralen samt utbetalningsspecar från internetbanken som tillhör räkenskapsinformationen och nu äntligen bekräftar ni att man tyvärr själv i efterhand måste ladda ner och koppla till insättningsverifikat samt utbetalningsverikat för att få en komplett bokföring. 

Detta gör mig dock lite besviken och  irriterad eftersom ni lägger all fokus vid er marknadsföring samt tex den senaste kunskapsveckan om hur smidigt, snabbt och tidsbesparande det är att jobba med bankkoppling och eEkonomi (allt sköts automatiskt osv).

Varför är det ingen som nämner de steg som egentligen måste göras i efterhand (ladda ner från bg-centralen, koppla till insättnings verifikat, ladda ner utbetalningsinfo från internetbanken och koppla till utbetalnings verifikat?)

Jag tänker på alla egenföretagare som bokför själv och inte har en aning om vilken räkenskaps info som krävs av bokföringslagen och som helt förlitar sig på att programleverantören har fångat upp alla dessa bitar. De betalar för en bankkoppling och läser och hör reklam på hur enkelt allt är med automatisk bokföring där man nästan inte ens behöver trycka på en enda knapp utan programmet sköter allt!

Vad hände med den ”digitala pärmen”  som ni alltid förespråkar där allt finns sparat på samma ställe under hela arkiveringstiden? Varför informerar ni inte alla om att man själv aktivt måste logga in på banken och ladda ner underlag samt sedan koppla till redan bokförda verifikat i efterhand för att få den sk digitala pärmen komplett? Med detta arbetssätt försvinner ju finessen om att vara effektiv?

Jag tycker att det borde vara en självklarhet att programmet ser till att man följer bokföringslagen och att utvecklingsavdelningen redan innan lansering och marknadsföring hade hela flödet på plats. Fortnox har löst detta väldigt smidigt genom att allt följer med tillbaka från banken och man kan med ett litet klick se tex vem betalningen kommer ifrån, med andra ord behöver man inte kompletterar med underlag i efterhand. 

Det blir ju även missvisande för oss konsulter som laddar ner och kopplar alla underlag till rätt verifikat eftersom kunderna tror att all bokföring går att göra med en knapptryckning ..svårt att motivera tiden det tar när det görs så mycket reklam att allt är så smidigt mm.

Ni skriver att ni ska påbörja arbetet med att få ett komplett flöde från banken och jag håller verkligen tummarna att denna funktion ligger överst på er lista! Fram tills dess så hade det varit önskvärt att ni informerar alla era kunder att den "digitala pärmen" inte är komplett.

Mvh, Kristina (redovisningskonsult)

[Jenna Glensby]

Hej Kristina!

Jag vill börja med att tacka dig för din kommentar!

Precis som du skriver och konstaterar så behöver du i dagsläget själv komplettera med insättningsverifikat och utbetalningsverifikat för att bokföringen ska bli helt komplett. Jag håller helt med dig om att detta är något som bör ske automatiskt i programmet och detta är högt prioriterat för oss! Vi har som tidigare nämnt redan påbörjat ett arbete och hoppas kunna presentera en lösning inom snar framtid.

Återkom gärna om du har några fler funderingar.

Önskar dig en fin eftermiddag!

/Jenna

[HelenJB4]

Jag håller med Kristina. 

Detta är inte OK och måste åtgärdas snarast.

/Helén (också redovisningskonsult)

[Jenna Glensby]

Uppdatering! 

Vi är nu glada att kunna berätta att du som har en aktiv bankkoppling inte längre behöver spara en separat kopia på kontoutdraget. Vi visar nu fler referenser på bankhändelserna som importeras in via bankkopplingen och därmed visas samma information i programmet som på kontoutdraget. En efterlängtad och efterfrågad funktion! 

Mvh
Jenna 

[KristinaM]

Hej! Kontoutdraget är inte tillräckligt. Fortnox hämtar och kopplar insättningsuppgifter samt utbetalningsinformation vid alla verifikat. Kommer ni inte fortsätta att utveckla detta utan ni stannar här? Återkoppla gärna inom kort, tack! 

[Jenna Glensby]

Hej Kristina!

Tack för att du hör av dig! 
Vi har inte stannat här utan tittar självklart på en lösning för att förenkla och förbättra arbetet med bankkoppling. 
Jag kan dock inte ge dig någon mer exakt information om vad som kommer härnäst eller en exakt tidsplan. Det ber jag att få återkomma med. 

Önskar dig en fin jul och ett gott nytt år!
Med vänlig hälsning, 
Jenna