Frågor och svar om samarbeten i Visma Advisor

Jenna Glensby · ‎2022-04-14

Vad är ett samarbete och hur går du tillväga för att bjuda in dina kunder till att samarbeta?
I det här inlägget ger vi dig svar på de vanligaste frågorna gällande samarbete via Visma Advisor.

Vad innebär ett samarbete?

Ett samarbete innebär att både du som redovisningskonsult och din kund har tillgång till de digitala tjänster ni arbetar i och ni behöver då inte skicka data mellan er manuellt. Ett samarbete kan se ut på flera olika sätt, beroende på vilket behov dina kunder har.

En bra start är att tillsammans sitta ner och se över vad din kund vill ha hjälp med och vad den vill sköta själv. Välj vilka samarbetstjänster som passar det som ni har kommit överens om - allt från bokföring, fakturering och tidrapportering.

Kom igång

Du på byrån aktiverar en tjänst via Visma Advisor, via Kunder - Samarbeten. Där kan du även läsa mer om varje tjänst för att ta reda på vilken av dessa som bäst matchar din kunds behov.

Bjuder du in en kund till att samarbeta som är kund hos Visma Spcs sedan tidigare får din kund ett mejl om att godkänna ert samarbete. Detta görs på sidan Mina tjänster där en notis kommer finnas på startsidan med en utfälld ruta, och via den kan kunden hantera inbjudan genom att Godkänna eller Avböja samarbetet. Du kommer sedan få ett mejl som bekräftar att kunden godkänt samarbetet. Bjuder du däremot in en kund till ett icke betalade samarbete och som inte är kund hos Visma Spcs tidigare aktiveras tjänsten direkt och inget godkännande krävs.

Kan jag starta ett samarbete med en kund som redan har ett samarbete med en annan redovisningsbyrå?

Nej, din kund kan inte ha ett samarbete med mer än en redovisningsbyrå. Din kund måste därför först avsluta sitt samarbete med sin nuvarande redovisningsbyrå innan du kan bjuda in till ett samarbete.

OBS! Var noga med att kontrollera så att din kund har avslutat sitt tidigare samarbete i Visma Ekonomiöversikt också, om det exempelvis har funnits ett samarbete både i Visma eEkonomi och Visma Ekonomiöversikt.

Vilken variant ska jag välja om jag bjuder in till Visma eEkonomi?

Har din kund sedan tidigare ett aktivt avtal hos oss visas det i Visma Advisor när du försöker bjuda in till ett samarbete. Du ser då vilket variant din kund arbetar i och väljer samma. Har din kund inget program sedan tidigare kan ni tillsammans komma överens om vilken variant som passar bäst. OBS! Har din kund redan Visma eEkonomi bjuder du in till den variant som kunden har sedan tidigare.

Visma eEkonomi Start - När kunden lämnar allt till dig
Visma eEkonomi Bokföring - När kunden vill bokföra själv
Visma eEkonomi Fakturering - När kunden vill fakturera och attestera själv
Visma eEkonomi Smart - När kunden gör en större del själv

Du som redovisningsbyrå sitter alltid i vår största variant Visma eEkonomi Pro.

Jag har skickat en förfrågan om samarbete men min kund har inte fått den?

Börja med att säkerställa om din kund tidigare haft den tjänsten du bjudit in till samarbete mot, och isåfall vilken e-postadress som används vid inloggning till Mina tjänster. Har din kund sedan tidigare en angiven e-postadress är det till den förfrågan har skickats. Har din kund inte använt sig av Min tjänster tidigare och därmed inte har något konto kan du kontrollera den e-postadress du angivit som huvudkontakt i Visma Advisor på din kund och därefter prova att bjuda in på nytt.

Vad gör jag om en medarbetare inte kommer åt samarbetet för en kund?

Om medarbetare inte kommer åt en tjänst på en kund kan du lösa detta genom att gå in på Kunder i Visma Advisor. Välj aktuell kund och öppna sedan fliken Uppdrag. Kontrollera att den som ska vara uppdragsansvarig är korrekt och att de medarbetare som ska delta i uppdraget är inlagda. Avsluta sedan med att klicka på Spara.

Är du osäker på vilket uppdrag som är kopplad till ett samarbete kan du som har full behörighet se detta under Underhåll - Kund - Samarbeten. Markera rutan Visa även kopplade och klicka sedan på pennikonen för att se vilket uppdrag som en tjänst är kopplad till.

Vad gör jag om jag eller min kund har glömt lösenordet till en tjänst?

Gå in på vismaspcs.se och klicka på Mina tjänster. Klicka på Glömt ditt lösenord? i inloggningsdialogen och ange din e-postadress, välj sedan Skicka begäran. Nu skickas ett mejl till den angivna e-postadressen. Klicka på knappen Ange nytt lösenord i mejlet och sedan Ange och bekräfta ett nytt lösenord. Klicka på knappen Ändra lösenord och välj till sist Gå till inloggningen.

Hur avslutar jag ett samarbete med min kund?

Gå till Kunder i Visma Advisor och välj den kunden du vill avsluta samarbetet för.
Klicka sedan på knappen Redigera samarbeten och därefter pennikonen till höger om den tjänsten du vill avsluta. Här kan du välja om du vill ändra en variant av en samarbetstjänst, ändra avtalsperiod, byta fakturamottagare, komma till tjänstens kom igång-dokument eller avsluta samarbetet. Viktigt! Har du ett samarbete med en kund i Visma eEkonomi Start och kunden ska fortsätta arbeta på egen hand behöver du uppgradera kundens eEkonomi till en betalande variant. Annars riskerar kunden att förlora tillgången till tjänsten och därmed sin bokföring.

Var noga med att avsluta alla samarbeten mot kunden om ni inte ska arbeta ihop längre, ibland kan det exempelvis vara lätt att glömma avsluta samarbetet i Visma Ekonomiövsikt om man arbetat både i Visma eEkonomi och Ekonomiöversikten.

Läs mer om att avsluta ett samarbete.

Felmeddelande “Huvudkontakt saknas”.

Om du får ett felmeddelande som informerar om att huvudkontakt saknas för kundnumret när du försöker avsluta ett samarbete, löser du detta genom att ställa in en ny huvudkontakt. Gå till Mina tjänster, välj din kunds företag och därefter Användare och tjänster.
Klicka på den användaren du vill göra till huvudkontakt, ändra till Administratör i rullistan för Roll i Mina Tjänster och välj slutligen denna användare som Huvudkontakt. Finns inte din kund med i listan över användare, skapar du en ny användare och gör till huvudkontakt.

Kan min kund avsluta vårt samarbete?

Både du och din kund kan när som helst välja att avsluta ert samarbete. Vill din kund själv avsluta samarbetet görs det på Mina tjänster under rubriken Samarbeten till vänster och därefter på den klickbara pennikonen. Din kund får sedan välja om samarbetet ska avslutas direkt tillsammans med tjänsten eller om de själva ska fortsätta arbeta med programmet på egen hand och därmed endast avsluta ert samarbete.

Vad sker i tjänsten när samarbetet avslutas?

Din kund kan välja att jobba vidare med sitt program fristående eller att avsluta tjänsten helt. Avslutas tjänsten helt får du ändå tillgång att titta på befintlig information, men inte göra några förändringar. Har du ett samarbete mot någon annan variant än eEkonomi Smart och din kund väljer att fortsätta på egen hand bör du ändra till eEkonomi Smart innan du avslutar samarbete, för att din kund ska komma åt sin bokföring.

Hur ändrar jag en kunds variant av Visma eEkonomi?

För att ändra variant för din kunds Visma eEkonomi börjar du med att logga in på Mina Tjänster, och går in på Visma Advisor.

Klicka dig in på fliken Kunder och välj den kund som behöver en ny variant av Visma eEkonomi.
Gå till fliken Samarbeten och välj Redigera Samarbete. Tänk på att det bara är administratörer i Advisor som kommer åt denna funktion.
Du kommer nu till en ny sida, där du ser alla befintliga samarbeten med den valda kunden. Klicka på pennan vid samarbetet för Visma eEkonomi. Här kan du välja den nya varianten av Visma eEkonomi. Du som byrå jobbar såklart fortfarande vidare i Visma eEkonomi Pro men en licens finns direkt tillgänglig för din kund.

Kom ihåg att om du byter din kunds variant från Start till en betalande variant (Fakturering, Bokföring eller Smart) behöver du lägga till tjänsten på din kund under Användare och tjänster (från startsidan på Mina tjänster) så att kunden får tillgång till sitt eEkonomi.

Lägga till tjänster under Mina tjänster.

Läs gärna mer om att samarbeta med dina kunder via Visma Advisor i Skriven hjälp.