Visma Sign - tjänsten för digital signering

Fd medlem · ‎2020-06-15

Vad är Visma Sign?

Slipp papperskopior, porto och långa ledtider för underskrifter! Använd Visma Sign för digital signering på till exempel årsredovisningar, kontrakt, avtal och andra dokument som kräver signatur. Du kan också använda tjänsten för att dela dokument - till exempel om du som lönekonsult vill ha ett godkännande av lönerna innan du skickar iväg dem till din kunds anställda. Tjänsten finns i Visma Lön, Visma Skatt & Bokslut (integrerat i Årsavslut), Visma Bokslut (integrerat) och Visma Koncern.

Visma Sign använder BankID för en säker identifiering och du kan använda mejl eller sms för påminnelser och ännu säkrare hantering. Alla dokument sparas i tjänsten enligt lag i sju år. Både du som skickar dokument och den som signerar kan logga in i Visma Sign och hämta hem det signerade dokumentet från Arkiv-menyn.

Visma Sign stödjer två olika signeringar - enkel signering och avancerad signering.

Enkel signering
Detta är en signatur som varken räknas som avancerad eller kvalificerad. Anses ha låg juridisk status då de är lätta att förfalska. Ett exempel är att man infogat en inskannad bild på en signatur i ett dokument, att man identifierat sig via mejl eller SMS. Enkel signering kan användas exempelvis vid signering av samarbetsavtal eller köpeavtal.

Avancerad signering
Anses i de flesta fall ha tillräckligt hög säkerhet för att vara juridisk hållbar. Personen som ska skriva under ska ha identifierat sig på ett unikt sätt. Det ska också gå att kontrollera att det elektroniska dokumentet inte har ändrats efter att det har blivit signerat. Signaturer med BankID håller normalt för avancerad signering. En årsredovisning är ett exempel som alltid ska skrivas under med en avancerad signering, vilket också ligger som förvalt i Visma Sign när du skickar din årsredovisning.

Läs mer och aktivera »
På supportsidan finns svaren på alla dina frågor.

Signera årsredovisning

Visma Bokslut

Läs mer i hjälpavsnittet Digital signering och inlämning »

Visma Skatt & Bokslut Pro

Läs mer i hjälpavsnittet Digital signering »

Tänk på att Visma Sign är en signeringstjänst för årsredovisningen som inte överför själva årsredovisningen till Bolagsverket.

Löneutbetalning - processen för dig på byrån

Löneprocess-redovisningsbyrå.JPG

Hjälper du på redovisningsbyrån dina kunder med deras löneutbetalning?

Via funktionen Digital signering i Visma Lön 300/600 kan du då spara ner lönebeskeden eller kontrollistan till en pdf-fil. Via Visma Sign bjuder du sedan in de personer som ska signera lönebeskeden (pdf-filen). De inbjudna personerna får notifiering via sms och/eller e-post och får identifiera sig med BankID innan de signerar dokumentet. Se nedan hur det kan gå till:

Din kunds medarbetare kan enkelt rapportera sina tider och avvikelser i Visma Lön Anställd samt registrera sina utlägg i Visma Utlägg. Företagaren, eller den som är löneansvarig, attesterar sedan tiderna och avvikelserna.

Du som redovisningskonsult sammanställer lönebeskeden och skickar utkasten via Visma Sign till företagaren/löneansvarig. Du kan till exempel skicka banklista/bankfil, bokföringsunderlag eller arbetsgivardeklaration till din kund för signering.

Läs mer om:

Digital signering i Visma Lön 300 »

Digital signering i Visma Lön 600 »

Företagaren/löneansvarig kontrollerar lönebeskeden och meddelar dig på byrån om allt ser korrekt ut.

Nu kan du på byrån klarmarkera lönen och skicka utbetalningen. Din kunds medarbetare kan snabbt ta del av sitt lönebesked i Visma Min Lön/Kivra.

OBS! Nya besked gällande signering/underteckning av årsredovisning
Bokföringsnämnden har förtydligat att en årsredovisning är upprättad när alla ledamöter har skrivit på. Denna ändring gäller från och med 12 november 2021 och ska tillämpas för räkenskapsår som avslutas 31 december 2021 eller senare. Läs mer på bfn.se

MarkusAlm · ‎2020-12-09

Kan man skicka årsstämmoprotokollet för digital signering samma dag som man skickat årsredovisningen för digital signering? Dvs skicka båda två dokumenten direkt efter varandra i Visma Sign eller finns det då risk att kunden skriver under årsstämmoprotokollet före årsredovisningen? Eller spelar det kanske ingen roll med klockslag så länge de skriver under båda dokumenten samma datum? I detta fall är alltså både årsredovisningen och protokollet tänkta att ha samma datum.

Mvh

Markus

Fd medlem · ‎2020-12-11

Hej Markus!

Om jag förstår dig rätt så önskar du en funktion i Visma Sign som innebär att ett dokument skickas när ett annat dokument är signerat. Tyvärr finns inte någon sådan funktion i dagsläget, men det är en bra idé som jag ska ta vidare till mina kollegor.

Nu vet jag inte på vad för företag du jobbar på, men för mindre företag godkänner Bolagsverket att både årsredovisning, bolagsstämmoprotokoll och fastställelseintyg har samma datum. Jag skulle rekommendera dig att skicka årsredovisningen för signering först för att vara på säkra sidan, och sedan protokollet när du vet att årsredovisningen är signerat. De måste alltså inte vara signerade samma dag.

Önskar dig en trevlig helg!

/Amanda

MarkusAlm · ‎2020-12-11

Hej Amanda,

Nja, jag tänkte mest på det du skriver om i andra stycket, men jag var nog lite otydlig. Har koll på datum-ordning osv men när jag skulle skicka årsredovisning och årsstämmoprotokoll via Sign häromdagen så slog det mig att jag inte visste om jag kunde skicka iväg protokollet innan jag VISSTE att ÅR var signerad eftersom det då fanns en risk att kunden signerade protokollet före ÅR. Förstår ju att det kommer bli samma dag/datum oavsett men med digital signering skulle man ju kunna härleda att protokollet faktiskt skrevs under FÖRE årsredovisningen även om det skedde under samma dag. (om kunden skriver under i fel ordning alltså). Och då visste jag inte om det skulle fungera eller inte så då gjorde jag som du rekommenderade - dvs att jag väntade med att skicka protokollet tills jag visste att ÅR var signerad helt enkelt.

Men tack för svar och detsamma! 🙂

Fd medlem · ‎2020-12-14

@MarkusAlm

Ja okej, då förstår jag. Ledsen om jag krånglade till det! Som det ser ut i nuläget så är det så som du gjorde som man får göra för att vara säker på att dokument blir signerat före ett annat dokument. Om detta ändras i tjänsten kommer jag uppdatera det i denna forumtråd.

Vill även passa på att tipsa dig om vår supportsida för Visma Sign, där har vi svar på många frågor: https://vismaspcs.se/support/visma-sign

Men vad skönt att det löste sig för dig och att du fick iväg dina dokument för signering. Tack för att du delade med dig av din fråga.

Ha en fortsatt fin dag!

/Amanda 🙂