Kreditnota och LB-fil - eEkonomi

[Fd medlem]

Nu kommer nästa fråga angående LB-fil. Vi har fått en kreditnota från en leverantör. Vid nästa registrering av en faktura från den leverantören frågar eEkonomi om kreditnotan ska kvittas. Vi svarar då Ja och tror att allt ska bli OK. Men inte! Låt mig förenkla siffrorna lite:

Krediten var på 800:-. Fakturan var på 1000:-. Systemet bokförde kvittningen automatiskt och fakturan har ett restbelopp på 200:- att betala.

Så när fakturan betalas i framtiden blir betalningen 200- och inte 1000:-.

Och detta får leverantören ingen information om! Jag har kontrollerat vilken meddelandetext som står i bankens kommande utbetalning. Bara fakturanumret. Inte numret på kreditnotan!

Med andra ord totalt åt skogen. Om systemet hanterar kvittningen automatiskt måste ju leverantören få full information.

Det är tydligt att vi får helt skippa att hantera kreditnotor automatiskt. Det finns bara ett sått att göra och det är att registrera sådana för manuell betalning och därefter logga in på banken och ta bort första faktura till aktuell leverantör för att registrera om den i banken med nytt belopp och med såväl fakturanummer som kreditnotenummer i meddelandefältet.

Varför ska det vara så svårt att göra rätt?

[LW -60]

Jag använder enbart kvittning när summorna är desamma på faktura och kreditnota. Inte annars.

Är det olika belopp på debet och kredit, betalar jag bägge samtidigt och då bägge i sin helhet. Då kommer informationen med om vilka fakturor/kreditar det avser. I och med att du gjort en internkvittning på en del av beloppet, begriper inte programmet att du vill att kvittningsinformationen ska med. Programmet tycker att du gjort en delbetalning när du betalat som du gjort, inte en kvittning. Däremot kommer all info med om du betalar debet/kredit i sin helhet istället.


Mvh Lena

[Fd medlem]

Tack för svar.  Att programmet gör fel verkar vi vara överens om. Jag får ju frågan om jag vill kvitta. Om systemet bara fungerar korrekt om beloppen är lika borde systemet reagera och vägra kvitta. 
Sedan förstår jag inte alls vad du menar med att betala båda. Det finns ingen möjlighet att betala en kreditnota.  

[LW -60]

Det handlar om hur man uppfattar ordet "kvitta". Jag tycker att en kvittning är när en kredit och en debet tar ut varandra och man "betalar" dessa i sin reskontra. Du och jag tänker på olika sätt när vi hör det här ordet och det är inget konstigt med det.

Vad jag menar med att "betala båda":

Du har en faktura på 1.000:-
Du har fått en kreditnota också, på 500:-

Båda dessa kommer från samma leverantör.

Om du betalar på fil, och lägger med båda dessa i betalfilen, blir "båda betalda", d v s banken gör en nettning (betalar nettobeloppet) och leverantören får uppgift om vad som hänt. Om leverantören hämtar hem en betalfil från sin bank, kommer både debetfakturan och kreditnotan att vara med och bockas bort hos dem som betalda och slutförda i deras reskontra när filen lästs in.

Om du bara betalar ett delbelopp, i och med att du gjort en internkvittning på en del av fakturan hos dig, får inte leverantören denna information, utan får bara veta att du betalat en del av en viss debetfaktura.

Om ekonomiavdelningen hos din leverantör hade rutin på att regelmässigt skriva ut kundreskontror och granska dessa, skulle de se att det finns ett debet- och ett kreditbelopp som tar ut varandra på ditt bolag. Då skulle de kunna kvitta bort det hela hos borta hos sig. Tyvärr tror jag att det är ovanligt idag att sådan kontroll sker regelmässigt. Det är ju inte direkt ett upphetsande jobb, att gå igenom en reskontra...

Mvh Lena

[lars_r]

Tack för tydligare förklaring. Hade ingen aning om att jag kan lägga med kreditnotor i LB-filen. Det står ingenstans i beskrivningarna. 

Nu är det normalt så att det kan finnas många fakturor till en viss leverantör med samma förfallodatum. Samtidigt har normalt kreditnotan ett helt annat datum än någon av alla fakturor till den leverantören. Till råga på allt är det vanligt att kreditbeloppet inte kan dras från enbart en faktura utan kanske måste dras från flera fakturor. Detta då vi har stora returer några gånger per år av osålda varor.

Kan jag lita på att banken/bankgirot hanterar detta korrekt och att leverantören får en tydlig beskrivning? 

[My Janhall]

Hej på er! 

@lars_r Jag utgår nu ifrån ditt ursprungsinlägg eftersom du har bankkoppling och därav får över leverantörsfakturorna till banken den vägen. När du har en aktiv bankkoppling så får du precis som du säger frågan att kvitta debet och kreditfakturan automatiskt för att sedan betala mellanskillnaden på banken, så långt förstår jag det som att allt blir korrekt. Det som blev frustrationen som jag tolkar det här är att informationen om denna kvittning inte når leverantören vid betalningen. Detta är något vi framfört och försökt lösa hos oss men tyvärr så har inte banken ett fält för det och kan inte godkänna informationen om vi tar med den i filen, vi kan alltså inte styra om det härifrån. 

Det som du @LW -60 tar upp tolkar jag är just leverantörsbetalningsfiler du kan skapa i eEkonomi när du inte har en aktiv bankkoppling. Du skapar alltså en fil, sparar den på datorn och importerar över till din internetbank. Där funkar din lösning perfekt som du gör Lena men det blir alltså inte samma lösning vid en bankkoppling utan då gäller som ovan. 🙂 Kör man på denna lösning istället för bankkopplingen så kan kreditfakturor endast väljas om de balanseras mot en debetfaktura som är på samma eller högre belopp. 

Återkom om något känns oklart. 
Ha en fin eftermiddag!

/My 

[lars_r]

Hej!

Du har inte fått hela bilden märker jag. Om det ska fungera att kvitta debet och kredit i eEkonomi krävs antagligen att alla berörda fakturor och kreditnotor ligger i samma LB-fil. Då kanske det fungerar fullt ut.

Men så är ju aldrig fallet.  Vi har för vår huvudleverantör normalt 90 dagars betalning på alla fakturor. Självfallet ska en kreditnota kvittas mot en faktura som sedan länge är skickad till banken. Jag vill ju att beloppet dras på nästkommande fakturabetalning, inte på en betalning som sker om 3 månader!

Jag fick idag en kreditnota och försökte just kvitta den mot en faktura som skickats med LB-fil för länge sedan. Att kvitta i eEkonomi gick naturligtvis bra. Restbeloppet stod kvar på berörd faktura. Men den transaktionen skapade ingen post i LB-filen. Min slutsats är alltså den jag inledde med.

Det betyder, tyvärr, att varje kvittning eller avdrag på betalbelopp pga kreditnota måste göras helt manuellt. Jag kvittar inte i eEkonomi och registrerar kreditnotan för manuell betalning. Därefter får jag leta upp berörd faktura i SEB, ta bort den och lägga in den på nytt med ett lägre belopp och i meddelandefältet ange nummer på såväl debet- som kreditfaktura.  Som tur är använder ingen av mina viktiga leverantörer OCR. Med OCR fungerar ju ingenting när det gäller kreditnotor. 

[My Janhall]

Hej! 

Det stämmer, för att kreditfaktura ska kvittas mot andra debetfakturor till samma leverantör så behöver alla dessa fakturor finnas i samma LB-fil. Om du har gjort inställningen Bekräfta urval av leverantörsfakturor för betalning under Inställningar - Företagsinställningar - Faktureringsuppgifter skickas fakturorna till banken först när du aktivt väljer att göra det. Programmet kommer att påminna dig när det finns fakturor som är redo att skickas till banken. Om du inte redan har denna inställning så kan du läsa mer i hjälpavsnittet Skicka betalning av leverantörsfaktura med aktiv bankkoppling, kika under SEB - Signera betalningar i din internetbank.

Kanske detta eventuellt kan underlätta något eftersom du då inte blir tvungen att skicka alla leverantörsfakturor till banken direkt när du sparat/bokfört den. 

/My 
 

[lars_r · Accepted solution]

Hej!

Ja, tyvärr hade jag rätt. Det är helt enkelt meningslöst att försöka kvitta kreditnotor när man har aktiv bankkoppling. 

När ni gör reklam för rutinen att använda aktiv bankkoppling finns inte ett ord av det du skriver här. Det måste man själv lista ut genom att försöka och därefter misslyckas.

Visst kan man låta fakturor ligga och vänta på att skickas till banken. Men då har man ju missat nästan hela idén med bankkoppling; att vara säker på att alla betalningar har gått iväg.  Att hela tiden granska listan och se vilka betalningar som ska skickas och vilka som ska sparas känns väldigt primitivt.

Jag påstår inte att detta är en brist i programmet. Det är givetvis banken/bankgirot som inte klarar att hantera kreditnotor som ska kvittas från redan inskickade betalningar. Det vore värdefullt om de kunde förmås att utreda en sådan utveckling