möjlighet att mejla in underlag via epostadress till Visma Administration försvinner

[emeness]

Fick mejl om att det inte kommer att vara möjligt att mejla in manuella underlag till Visma Administration from 28/2 2025.  Det känns direkt som ett stort kliv bakåt i den digitala utvecklingen. En sak gällande digitalisering är ju att man ska kunna jobba smidigt och enkelt.  Hur är det tänkt att man ska hantera de manuella underlagen? i mitt fall så är det inte pappersdokument utan det är ju nedsparade pdf underlag. Det kan ju inte vara meningen att man ska fota redan digitala dokument (pdf) för att sen skicka in dom till scannings app, för att sen skicka dom vidare via app till bokföringen? Idag mailar jag in pdf underlagen direkt in till bokföringen, eftersom de kommer in utan fördröjning så kopplar jag enkelt underlagen till respektive verifikation tex. bg inbetalningsavier eller skapar ny verifikation utifrån inkomna underlag tex. SKV mm. Det här är ju en direkt försämring för oss användare, varför ta bort en bra funktion för oss som jobbar i Administration, man borde ju presentera alternativ som är lika bra eller bättre, tyvärr känner jag spontant att man behöver se över programalternativ, man vill ju inte att utvecklingen ska gå bakåt och att metoder ska vara krångliga och ta längre tid. Jag har försökt få tag på support, för att att få svar på mina frågor, tyvärr utan framgång. 

[Jenna Glensby]

Hej!

Tack för din fråga.
För att fortsätta arbeta digitalt rekommenderar jag dig att antingen använda dig av e-faktura eller också Visma Scanningstjänst där leverantören skickar pdf-fakturan direkt till scanningscentralen istället. Detta blir såklart en skillnad då det tillkommer en kostnad, 3 kr/st för e-fakturor och 8 kr/st för att mejla in till scanningscentralen. Läs gärna mer här om vilka olika alternativ som finns.

Önskar dig en bra dag!

Med vänlig hälsning, 
Jenna Visma Spcs 

[emeness]

Men nu undrar jag om du har läst igenom mitt inlägg överhuvud taget, det handlar om hur ni vill att vi ska hantera manuella verifikationer, där vi vill spara digital underlag i bokföringen? det här handlar ju inte om några kvitton eller leverantörsfakturor, utan det kan vara betalningsunderlag till Skatteverket, skattekontoutdrag, lönespecar, momsrapport, bg avier. Så var snäll och återkom med svar om den hanteringen inte gällande leverantörsfakturor för de hanterar vi ju redan.

[emeness]

Jag vill också ha en anledning till varför ni ska ta bort den funktionen?

[Jenna Glensby]

Hej igen!

Ledsen om du upplever att jag missuppfattade dig.
Den funktionen som kommer att tas bort är menad för kvitton och leverantörsfakturor, och därför rekommenderar vi då bland annat e-faktura istället. Att hantera underlag så som du beskriver har vi i dagsläget ingen funktion för, då e-postadressen i Visma Scanner är utformad för att hantera kvitton och leverantörsfakturor. Men jag tar gärna det vidare som ett önskemål.

Med vänlig hälning,
Jenna Visma Spcs

[emeness]

Precis, fast det är ju den e-postadressen som möjliggör att man kan ha hela bokföringen digital i visma administration, eftersom man kan skicka pdf underlag direkt till bokföringen och  koppla inskickat dokument till verifikationerna direkt  - så funktionen fungerar alldeles utmärkt. Eftersom det då blir en försämring att ta bort den funktionen,  så borde ni ju hellre se det som en möjlighet att kunna ha hela bokföringen digital eftersom e-postadressen fyller sin funktion för oss som jobbar digitalt till 100%. Istället för ett önskemål tycker jag att aspekten borde lyftas till de som beslutat om det här.

[Carina Wesenlund-Jonsson]

Håller med trådskaparen.

Det kan bli väldigt svårt att kunna fortsätta jobba med Visma Administration om ni tar bort den funktionen. Jag får in alla digitala underlag via mailfunktionen, det kan vara både projektavtal, löneunderlag, budgetar tillhörande specifika projekt osv. Hur har ni tänkt att det skall gå att hantera i framtiden.

På grund av den bristande projekthanteringen i Visma eEkonomi går det i dagsläget inte heller att byta från Visma Administration 2000 till ett mycket sämre eEkonomi gällande projekthanteringen med avtal, budget och möjliga projektrapporter som vi jobbar med.

[Jenna Glensby]

Hej Carina!

Vill först be om ursäkt för det sena svaret.
Det låter som att det du eftersöker är någon form av dokumenthantering. Detta finns i Visma Administration idag direkt under en verifikation, under fliken Leverantörsfakturor - Spåring - Dokumentation. Där kan du ladda upp dokument direkt från din dator och på så sätt koppla underlag/dokumentation till respektive kund i Administration. Läs gärna mer om det här, under Fältförklaringar - Dokumentation.

Önskar dig en fin dag!
Med vänlig hälsning,
Jenna

[Carina Wesenlund-Jonsson]

Både ja och nej eftersom allt sparas ner tillsammans med verifikatet och har samma verifikationsnummer med eventuella bokstäver så nej jag vill ha möjlighet att skicka in allt på samma vis och ingen extra hantering för samma jobb vilket det leder till.

Jag vill också att ni gör det möjligt att ändra kunden som betalare av scanningdelarna, nu går det bara att välja byrån. Tycket det är helt galet att ni gör så, jag har fått så många att använda sig av scanner bara för att ett, det är kostnadsfritt, två det underlättar jobbet.

i Visma Administration hjälper det heller inte att det kan tolka kvitton och fakturor eftersom jag jobbar med avstämning mot underlag, tex fakturor och kortköp och prickar av så att allt kommit in på en faktura och i det fall det saknas mailar jag respektive kortinnehavare.

Min ena kund har 4-12 sidors kortfakturor med kortköp och jag har ingen glädje av er eventuella skanning där med manuell avstämning mot faktura.

[emeness]

Problemet med funktionen Dokument är att det endast är en sökväg till ett dokument, tar man bort eller flyttar dokumentet i datorn, försvinner möjligheten att se det underlaget i bokföringen. Man vill ju enkelt och smidigt (som man kan idag) kunna skicka in via e-post och koppla övriga dokument (som då inte är lev.fakturor) till de verifikationer som man bokför manuellt som exm skattekontoutdrag, kvittenser, momsrapport etc.      När man har bokföringen digital så vill man ju ha det till 100% samt koppla alla underlag inne i administration, inte vissa delar via sökvägar till ett underlag som finns på den egna datorn. Tar man en säkerhetskopia så vill man ju att alla underlag finns i den. Man vill ju dessutom enkelt och smidigt kunna dela den digitala bokföringen med revisor och då följer ju inte heller de underlagen med om man använder Dokument funktionen.  Så min fråga från den ursprungliga tråden kvarstår, varför ni tar bort en fungerande funktion (e-post adress skapad i scannings appen), samt vilket alternativ som inte medför en försämring erbjuder ni till hur vi ska få in och koppla övriga underlag till respektive verifikation i administration.

[Helene Struthers · Accepted solution]

Hej!

Vi har goda nyheter till er som redan använder funktionen. Vi har lyssnat in er feedback och diskuterat konsekvenserna av vårt beslut för era befintliga rutiner. Vi har beslutat att låta funktionen fortsätta fungera för er som nyttjar den idag. Så att vi inte sabbar något för er. Jag vill dock vara tydlig att vår avsikt fortfarande är att sluta erbjuda lösningen som en del av Visma Scanner, av olika skäl. Därför kommer vi plocka bort den från inställningarna i appen under hösten, så att vi inte uppmanar nya användare att nyttja den. Se därför till att spara undan adressen, om ni inte redan gjort det.

 

Och vill man ha lite mer kontext kring varför vi tagit det här beslutet så ska jag passa på att ge er det.

• Den här funktionen i Visma Scanner har funnits sedan 2012, till både Visma eEkonomi och Visma Administration. Idag ställer vi betydligt högre krav på säkerhet och anser inte att vem som helst ska kunna skicka in filer obehindrat till bokföringsprogrammet. En av skälen till att vi vill sluta erbjuda lösningen är kort och gott av säkerhetsskäl.
• Under årens lopp har Scanner-mejlen dessutom levt parallellt med andra liknande funktioner, som i många fall ger mer värde. Detta har medfört en hel del förvirring och support kring vårt erbjudande och vilken funktion man ska nyttja för leverantörsfaktura eller kvitto. När vi ser på helheten var det därför viktigt att vi tar bort viss funktionalitet, för att förenkla i vårt erbjudande överlag. 
• Det som också spelat in i beslutet är att väldigt få nyttjar den här funktionen ihop med Visma Administration idag, vilket visar att den inte är en viktig funktion för majoriteten. Med facit hand har vi ju dock förstått att de få som faktiskt nyttjar den har hittat bra digitala arbetssätt med den, som inte varit funktionens egentliga syfte. Med er feedback har vi förstått saken bättre och vill ge er möjlighet att behålla ert invanda arbetssätt, samtidigt som avsikten är att förenkla och framtidssäkra i vårt totalerbjudande.

[Johan_40]

Hej,

nu i samband med uppdateringen, 2024-11-01 (oklart om den 1:a el. 2:a) har mailadressen som våra klienter använt slutat fungera....fakturorna kommer inte fram!

Vad har hänt?

Varför? Jag var i kontakt med kundtjänst i slutet av oktober och allt skulle fungera "som vanligt" men skulle avgiftsbeläggas - men nu funkar det inte?

Vänligen återkoppla.

MVH

Johan

[Tinna Gunnarsson]

Hej @Johan_40 

Jag har precis pratat med våra produktspecialister som rekommenderar att du tar kontakt med vår support. Vi vill gärna ta en närmare titt på varför det inte funkar hos dig och lösa det tillsammans!
 

Varmt välkommen att höra av dig till supporten.

/Tinna

[Johan_40]

Hej Tinna,

detta var det fel som ni hade för alla användare och ni uppmärksammade (plus åtgärdade) - jag var bara ute ngn timme innan felet kom ut hos er: Problem att få in underlag från Visma Scanner till... - Visma Spcs Forum

MVH

/Johan

[Tinna Gunnarsson]

Hej igen @Johan_40 

Jag fick för mig att det var i Administration som du upplevde detta i och med rubriken på tråden. Men bra att allt är i sin ordning igen och tack för att du återkopplade. 

Trevlig eftermiddag!

/Tinna