Arbetsgivardeklaration och bokföring skattekonto

[haddock11]

Hej.
Jag är ganska/väldigt noga med dels att min bokföring alltid är exakt up to date mot bank/företagskonto(n) och skattekonto. Är också oftast i god tid med deklarationer och inbetalningar.
Nu har jag kopplat skattekontot också till Visma och det är ju jättebra, har inte testat funktionen än då det har varit lönestillestånd en liten period.

Men hela hanteringen kring arbetsgivardeklarationerna är lite knepig tycker jag.
Jag är medveten om detta nu, men har flertalet kollegor som ofta glömmer skattekontot och inte följer upp. 

Så när man gör din arbetsgivardeklaration - ja det är ju jättesmidigt och bara att skicka iväg - och gör det i god tid, praktiskt när man ändå sitter med lönerna i slutet av månaden, så blir det ju direkt en verifikation på 27-kontona mot 1630. Då får man fel datum och själva skattekontot och bokföringskontot stämmer inte överens. Om man inte medvetet framflyttar datumet, har för mig man kan göra det, till den 12:e eller när det oftast är. Annars kanske man får kontodragningen den 25:e i bokföringen, men i verkliga kontot den 12:e. 

Och hur funkar det då nu om man gör deklarationen, det blir en bokning på 1630, säg på fel datum - och så kommer bankhändelsen sedan den 12-13:e. Då får man ju vara påpasslig och skärpt.

Det känns som att det vore bra att kunna göra deklarationen, ungefär som en faktura, den ligger och tickar som en allmän skatteskuld eller nått (beroende på om man har faktura- eller kontantmetoden) och sedan när dragningen kommer på kontot - ja då skulle man kunna matcha den med deklarationen.

Eller andra tips?

[Joachim E · Accepted solution]

Hej

Nu är inte jag så uppdaterad på hur lönesystem fungerar skall jag erkänna men som jag tolkar det du skriver så menar du att du dels får själva lönetransaktionen bokförd och även dragningen från skattekontot? Stämmer detta? Bästa hade ju varit om man inte fick med dragningen av skatterna från skattekontot utan bokförde dessa från kassa och bankhändelser.

Skulle behöva veta vilka händelser du får med in i eEkonomi och hur dessa bokförs.

/Joachim
 

[haddock11]

Hej hej,

Ja flödet är ju så här:

Man gör lönekörningen.

Då skapar systemet:

2910 - Upplupna löner - Kredit
2710 - Personalskatt - Kredit
2731 - Avräkning lagstadgade sociala avgifter - Kredit
7010 - Löner - Debet (lite var konton ber på vem)
7510 - Arbetsgivaravgifter - Debet

Detta är helt korrekt
Man har då en skuld till löntagaren
Man också en skuld till skatteverket (2 poster)

Sedan betalar man ut lönen, nollar den skulden där:

1930 - Företagskonto - Kredit
2910 - Upplupna löner - Debet

Korrekt!

Så gör man arbetsgivardeklarationen.
Har man enkla/få löner ut, så gör i alla fall jag den i god tid, oftast i samband just efter lönekörningen (likaså gör flera av mina kunder).

Då skapar systemet följande:

1630 - Skattekonto - Kredit
2910 - Upplupna löner - Debet
2710 - Personalskatt - Debet

Det är "teoretiskt" rätt.

Men om man inte gör det exakt på "förfallodagen" (oftast den 12:e månaden efter), så hamnar avdraget på 1630 på fel, för tidigt, datum.
Man kan sätta datumet på 12:e framåt, men ofta missar man det.

Då får man en differens gällande datumen på Skattekontot.
Särskilt om man använder kontoutdrag - eller som nu, ypperligt bra - kan koppla skattekontot till bankhändelser. Är man vaksam kan man förstås ta bort den posten. Men datumen i bokföring och verkliga skattekontot är inte överens. Vilket jag tycker är noga och det ska formellt vara så.

Även om man sätter datum framåt, så är det inte 100 att det kommer att stämma.

Nu har jag faktiskt häromdagen lagt i er förslagslåda ett förslag om hur hanteringen skulle kunna vara - här kortfattat:

Ni bygger arbetsgivardeklarationsfunktionen liknande fakturor och löner.
Alltså att de hamnar i en lista precis som fakturor (beror ju på om man kör kontant- eller fakturametoden om det blir konkreta verifikationer eller bara ligger på "vänt" i en egen lista. Alltså inte bokförs då på 1630.

Om det är fakturametoden, så kanske verifikationen istället för 1630 läggs som en skuld till skatteverket (något 25xx-konto).
När sedan avdraget är gjort från skattekontot av Skatteverket, 12:e månaden efter och man får in själva utgiften i kontoutdraget, så ska den då kunna matchas mot en post i listan (precis så som det funkar med fakturor, man hittar dem där och matchar).

Detta skulle då göra att man får datumen att stämma överens, samtidigt som att man kan skicka in arbetsgivardeklarationen i samband med att man skapar den även om tidigare.

Så - nu har jag förmedlat detta både till dig och i förslagslådan. Tyvärr kommer jag inte åt mina egna förslag i efterhand, så fick skriva om det här.

[Joachim E]

Hej

Ok då är jag med på flödet. Jag kommer inte heller åt förslagslådan utan arbetar enbart med bokförings och systemfrågor gällande bokförings och deklarationssystemen som vi har.


När det kommer till tranaktioner som sker på skattekontot är datumet inte det viktigaste. Det viktiga är att man får skattekontot bokfört och att händelserna ligger i rätt månad. Vet både revisorer och kunder som bokför hela månadens händelser som skett på skattekontot som en verifiaktion daterad på den sista i varje månad. Så mitt råd är att göra på samma sätt som du gör i dag och försöka komma ihåg att ändra datum och ta bort händelserna från skattekontot. 

En annan tanke är om det går att inte importera arbetsgivardeklarationen? Om den inte importeras så kan händelserna bokföras från kassa och bankhändelserna i stället. Vet inte om du har kontrollerat detta med vår support för lönesystemen innan har du inte det så kan det också vara en lösning.

/Joachim

[haddock11]

Hej hej,
Alltså är inte helnöjd ännu med flödet gällande arbetsgivaravgift, skatt och transaktioner på skattekontot än.
1) Som ovan beskrivet så bokför alltså Visma arbetsgivardeklarationen direkt mot 1630. Men det är ju inte sant egentligen eftersom deklarationen är ett steg och Skatteverkets avdrag från skattekontot nästa steg.
Alltså måste man "fördatera" AGI till Skatteverkets officiella datum och hoppas att det håller.

2) Å andra sidan som sägs i ert svar är praxisen att datumen kring skattekontot inte är så noga, bara man får in månadens transaktioner korrekt.
Men nu har man ju direktkoppling till skattekontot, man får in transaktionerna som händelser som ska matchas i bokföringen. Råkade matcha skatt och arbetsgivaravgift, lite tanklöst - men då blev det dubbelt eftersom AGI redan var bokförd. Ska det vara nytta med bankuppkopplingarna mot bank och Skatteverket, så är det just att flödet är skarvfritt och att följer och matchar händelserna, inte att man måste "tänka till" och radera vissa... händelser.

Lösning då? Måste ju vara lite konstruktiv och komma med förslag.
Det skulle kunna göras så att arbetsgivardeklarationen inte bokas mot 1630 utan ett konto för skatteskuld. Eller en särskild funktion såsom fakturor läggs in vid kontantmetoden som "ej betalda fakturor" men utan verifikationer.
När sedan skatt och arbgavg betals, dvs dragningen skett från skattekontot och detta kommer upp som "bankhändelse", ja då kan man hämta AGI precis som motsvarande en faktura och boka bort skulden.

[haddock11]

Okej. 
Tack för snabbt svar! 🙂 
Mvh
Peter

[haddock11]

Liten tanke efter reflektion av ditt svar:
Jag vet att man ofta brukar köra hela månadens transaktioner den siste.
Det blir ju rätt, men tycker, kanske pedantisk, att alla bank- och skattekonton ska stämma kontinuerligt, för att det är lättare att följa upp, felsöka osv.
I synnerhet nu när man i systemet kan antingen importera kontoutdraget eller ha sig kopplad mot Skatteverket, ty då blir det ju deras datum på varje händelse. 
Men tills vidare gör jag som du säger, sätter datum framåt (det viktiga är ju då som du menar, att det ligger i rätt månad).

Tack så mycket 🙂 

[LouiseF]

Hej, 

Exakt detta har hänt mig inser jag nu när jag ska göra årsbokslutet för 2023. Då har jag varit "duktig" sista månaden 2023 och gjort arbetsgivaravgiften 27/12, så i bokföringen i Visma hamnar den i december (i kontoanalysen för konto 1630). Men hos skatteverket hamnar den i januari. Jag kan heller inte ändra datum eller göra en korrigeringsverifikation på denna arbetsgivardeklaration, man vill ju egentligen bara skjuta fram den några dagar så att det månadsvis stämmer med skatteverkets. 

För nu får ju jag fel siffror när jag ska stämma av 1630 mot kontotutdrag från skatteverket. Hur löser jag detta? 

/Louise

[haddock11]

Som systemet är nu, så för att få det hyfsat rätt så bör man när man gör arbetsgivardeklarationen datera den till datumet i nästa månad när Skatteverket normalt har förfallo och drar pengarna. Det funkar ju i sig okej.
Men fortfarande finns möjligheten att det inte blir helt rätt datum, vilket i sig också är okej så som praxis är.
Men just när man börjar importera data nu från Skatteverket, får händelser som ska matchas, så blir det lätt lite tokigt om man inte är med på noterna och raderar dem; men vad är meningen med bankkoppling om man ska radera händelser....?

[LouiseF]

Jag gjorde manuella verifikationer för att få rätsida på summorna.

[haddock11]

Ja det går ju alltid att få rätsida på saker, det fixar man 😊
Men finns funktioner i systemet så ska de ju funka på rätt sätt menar jag