Ja du, det är en bra fråga du ställer! Skiftet mellan "gamla" rutiner och nya är inte helt enkel. Din beskrivning är ju klockren efter hur vi gjort i alla tider, tills molntjänster och digital lagring uppkom.
För en förening gäller inte lika strikta regler som för bolag när det gäller bokföringen, men om ni ingår i någon riksorganisation kan denna ha rekommendationer eller krav på hur bokföringen ska organiseras.
I många bolag gör man numera så att allt som kommer i digital form, t ex pdf-fakturor och betalningskvittenser från banken, lagras digitalt och då gärna som underlag för fakturan/verifikationen inne i eEkonomi.
Allt som kommer i pappersform måste sparas i den formen. Om underlaget skannas in för att även det bli underlag i eEkonomi måste ändå papperet sparas i ordnad form. Ofta blir det då en väldigt liten del papper att spara för ett år om man systematiskt ber leverantörer skicka digitala fakturor.
När det gäller rapporter kan du ta ut en Verifikationslista - den visar i vernr-ordning allt som bokförts. Du kan också skriva ut en Huvudbok och få allt systematiskt per konto. Underlagen kommer inte med i någon av utskrifterna.
Ska du dela material med en revisor kan det vara bra att spara en kopia av de digitala underlagen lokalt på din dator eller i en egen molntjänst, med vernr i filnamnet. Då kan du skicka över rapporterna plus dessa filer, ofta pdf-er, till revisorn som då inte behöver få ens "tittbehörighet" till eEkonomi.
Diskutera gärna med revisorn hur han/hon vill få materialet och lägg upp en rutin som möjliggör ett bra samarbete.
Lycka till!
