)
Det finns massor du kan göra för att digitalisera och automatisera olika flöden i Visma eEkonomi. Läs vidare för att förstå hur du arbetar på bästa sätt med din försäljning, för minsta möjliga manuella handpåläggning.
När du skapar en ny kund under Försäljning - Kunder har du möjlighet att söka efter kunden och på så sätt få fram kundens uppgifter. Du kan t ex söka på person- eller organisationsnummer, ort postnummer eller namn. För att du ska kunna fakturera kunden digitalt (via e-faktura eller Kivra) är det viktigt att du får med kundens organisationsnummer alt personnummer.
Under Försäljning - Artiklar (eller Lager och artiklar - Artiklar, om du arbetar med tillvalet Lager) lägger du upp de produkter eller tjänster du ska sälja. Här väljer du bland annat vilken momssats artikeln ska ha och under Artikelkontering förtydligar du om det gäller en vara eller tjänst så att programmet kan hjälpa dig med att bokföra försäljningen på rätt sätt.
För en enkel uppföljning kan du arbeta med kund- och artikelgrupper. När du har märkt kunder och artiklar med etiketter kan du t.ex använda dem för att göra urval när du skriver ut din försäljningsstatistik samt välja vilka kunder eller artiklar som ska tas med när du exporterar register.
Lagerhanteringen i Visma eEkonomi utgår från FIFO-principen (First In First Out). Det innebär att de artiklar som var först in på lagret är de första som levereras ut. Förändringarna görs genom in- och utleveranser. Läs mer om här »
För att få kontroll över hela din säljprocess kan du arbeta med offert & order. Offerten sparar du enkelt som en pdf och skickar via mejl till kunden. Offerten kan du sedan omvandla till en order eller direkt till en faktura.
En order kan ha olika ursprung. Du kan skapa den utifrån en offert, manuellt under Försäljning - Order, eller så kan den t.ex ha synkroniserats över från din nätbutik i Visma Webshop. Ordrar kan sparas som pdf för att mejlas ut till kund.
Från en order skapar du sedan kundfakturan, dit all information följer med. Du behöver bara öppna utkastet, skicka som e-faktura och bokföra. Du kan självklart även skapa en kundfaktura direkt via Försäljning - Kundfakturor - Ny kundfaktura.
Du kan med fördel koppla ihop ditt tidrapporteringssystem, t ex Visma Tid Smart eller Pro, för att göra faktureringen ännu smidigare. Du kan kombinera fast pris, med löpande fakturering beroende på vilken kund du har och styr vad som ska faktureras och när. Ett komplett fakturaunderlag som är kopplat till dina projekt förs enkelt över till Visma eEkonomi, så att du alltid kan känna dig trygg att alla timmar och kostnader är inrapporterade.
Du kan skapa kundfakturor med avdrag för grön teknik eller rot/rut. Då räknar programmet själv fram den skattereduktion som gäller. När du har registrerat kundens betalning skapar du en fil på din ansökan om skattereduktion som du sedan laddar upp på Skatteverkets hemsida.
Fakturerar du samma typ av varor eller tjänster med ett regelbundet intervall kan du skapa och skicka fakturan som återkommande faktura. Då skapar du en mall på hur ofta fakturan ska skickas så att den med vald intervall sedan kan skickas helt automatiskt av programmet (via e-faktura).
Fakturerar du samma typ av varor eller tjänster till en mängd olika kunder kan du skapa en faktura som du skickar till flera kunder.
e-faktura är det absolut bästa sättet att skicka fakturor på. Du kan skicka alla fakturor som e-faktura oavsett om det är ett företag eller en privatperson du ska fakturera, och du sparar tid genom att slippa skriva ut, frankera och posta fakturorna. Du får bättre kontroll och dina kunder får fakturan snabbare, vilket innebär att du får snabbare betalt.
Har du ett Aktiebolag? Då har du möjlighet att sälja din kundfaktura direkt i programmet. Genom att använda tjänsten Visma Betalt Direkt behöver du inte invänta pengarna från din kund, utan Visma tar över fakturan och du får in pengarna direkt på ditt konto redan nästa bankdag. Läs mer om Visma Betalt Direkt.
Om dina kunder inte betalar ni tid kan du få hjälp med påminnelse- och inkassohanteringen på dina kundfakturor. Visma Påminnelse Direkt ger dig professionell hjälp med att driva in betalningar för kundfakturor som ha förfallit, helt kostnadsfritt. Pengarna drivs in, betalas till dig och du kan matcha fakturan som betald. Läs mer om Visma Påminnelse Direkt.
Med en aktiv bankkoppling kan programmet själv matcha och automatiskt bokföra inbetalningar mot skapade kundfakturor. I de fall programmet inte kunde hjälpa till med matchningen får du istället förslag på vilken faktura som skulle kunna matchas ihop mot vilken inbetalning.
Har du ingen bankkoppling kan du istället importera eller klistra in ditt kontoutdrag. Även här kan programmet hjälpa till genom att matcha ihop rätt inbetalning mot rätt kundfaktura. Du behöver bara klicka på Bokför.
Får du in klumpsummor på kontoutdraget (och inte har en aktiv bankkoppling med Danske Bank, Handelsbanken eller SEB - med tvåstegsverifiering) kan du importera en återrapporteringsfil från din bank för att få transaktionerna specificerade.
Tips! Du vet väl om att du kan fakturera och hantera inbetalningar via Visma eEkonomi-appen? Läs mer här »
Det här tipsets innehåll har verifierats och uppdaterats av Visma Spcs 22-03-23
Copyright 2023 Visma Spcs. All rights reserved.
