Bilderunderlag - när bör de finnas?

[Khedron Wilk]

Bildunderlag - kan inte leva med dem och kan inte leva utan dem...

Vilka verifikationer/händelser i bokföringen har just Du alltid kopplade till ett bildunderlag och vilka har du inte det? Varför / varför inte?

Har lite funderingar kring när man bör ha med (koppla) ett bildunderlag på en verifikation.

Vårt företag har strävar efter att ha så få pappersoriginal som möjligt. Vi har ställt om så många leverantörer vi kan till e-faktura alternativt e-post och vi har nu till och med börjar fråga efter digitala kvitton om vi köper något på stan. Vi skriver i princip aldrig ut rapporter och motsvarande sammanställningar. 

Allt detta är i vårt tycke bekvämt och ger mindre att hålla reda på. Samtidigt tror jag att i och med att bokföringen så att säga flyttat från att konteras på varje enskild pappersunderlag - även jag har en gång i tiden suttit med konteringsstämpel och plitat dit siffror på alla verifikationer - och in i den digitala världen kan det bli lätt att man förbiser att ha med underlag på en del transaktioner man rent naturligt fick med när man hade allt på papper. 

Så jag tänkte rådfråga forumet om dess åsikter och erfarenheter i detta ämne. Hur gör ni? Vad tror ni kan gå fel?

Förutsättningarna för min del: Vi använder automatiskt bankkontoavstämning men ännu inte betalningsfiler. Vi använder Lönemodulen i eEkonomi så lönehanteringen är integrerad med övrig bokföring. Vi har i dagsläget inget lager och inga inventarier.

Händelser som Visma eEkonomi automatisk skapar/kopplar bildunderlag för:

• Leverantörsfaktura inläst via Autoinvoice

Händelser som Visma eEkonomi indirekt tycks mena inte behöver ett kopplat underlag eftersom det går att se på annat sätt i systemet (?):

• Kundfaktura
• Inbetalning av kundfaktura
• Utbetalning av leverantörsfaktura
• Lönebesked
• Löneutbetalning
• Arbetsgivardeklaration
• Momsredovisning

Händelser jag idag alltid manuellt kopplar till bilderunderlag:

• Leverantörsfakturor
• Kvitton

Händelser där jag är inte är säker att det krävs ett bildunderlag:

• Utbetalning/Inbetalning till/från Skatteverket (skattekontot) (moms, arbetsgivaravg., skatt)
• Interna överföring mellan egna bankkonton (indirekt inklusive skattekontot, se punkten ovan)
• Utbetalning ersättningar till anställda (avräkningskonto)
• Korrigeringsverifikat

Hur gör ni? Åsikter?
Fyll gärna på med andra typer av bokföringshändelser och om de bör ha kopplade bildunderlag. 


//Glad bokföringsamatör

PS. Fegar lite och inkluderar inte alla potentiellt berörda bokföringsprogram eftersom jag inte vet hur varje program fungerar/ser ut gällande bildunderlag. Själva använder mvi Visma eEkonomi Smart. DS.

[Fd medlem]

Du har gjort en rejäl analys här 😉

Min uppfattning är att det viktiga är att ha egna uppsättningar av alla underlag och "bara" det du lätt vill se kopplat till bokföringen inne som bildunderlag i eEkonomi (eller Administration eller...). Är ju smidigt att få upp en lev-faktura och kolla på tidigare priser t ex, enklare än att bläddra i en pärm.

Men... det kan ju hända att du kommer att vilja byta bokföringsprogram inom arkiveringstiden 7 år och då är det inte lätt att få ut bildunderlagen om de ligger i eEkonomi och inte på din egen server eller din egen molntjänst. Så tänk inte bara på bekvämligheten nu utan minst 7 år framåt. 

Jag sparar alla underlag i mappar på servern, en för leverantörsfakturor där reg-numret inleder filnamnet och en för verifikationer där verifikationsnumret inleder filnamnet. Lätt att scrolla igenom och se att allt finns med. Underlag som inte kommer digitalt skannas in så att allt verkligen finns med i dessa mappar. 

/Annica

[Khedron Wilk]

Tack! 🙂 

Har tidigare varit väldigt noggrann med att ha både pappers- och digitalkopior på allt och la upp allt i mappar (år/månad) på server i "molnet".

Sudonot: Eftersom vi gjorde detta innan konteringen så har vi aldrig haft med verifkationsnumret, istället haft filnamn med datum, verifikationstyp, eventuell leverantör/kund, kostnadsställe. 

Har också funderat på det där med att bilderunderlagen riskerar att "fastna" inne i ekonomisystemet om man vill byta. Det är väl den största nackdelen med att använda ekonomisystemet som förvaringsplats för underlagen.

Eventuellt går detta att komma runt, jag ser att i programmeringsgräsnsnittet (API:et) för Visma eEkonomi går det att hämta ut bilderunderlag. Har laborerat lite och det  kan nog gå att kopiera ut alla underlag och märka upp dem i filnamnen på det sätt du beskriver i samband med att man gör det. Får se om jag får tiden till att bygga en prototyp, "bara" lite annat som skall blir klart först. 🙂
 

[Fd medlem]

Hej på er!

Det är alltid lika kul att läsa önskemål och tankar, man får ett liten annan syn på programmet 🙂 Vi själva är ju rätt låsta till vägar att arbeta eller så annars!

Vill gärna tipsa om inlägget om digital bokföring vs papper  på vår hemsida. 
Här skriver vi om vad lagen säger att du måste skriva ut och vad du inte behöver 🙂
Kan vara bra att läsa igenom, och för de som inte är pålästa reda är den jätteanvändbar.

Inväntar en längre diskussion från er kunder med spännning!

/Sofia 

[Khedron Wilk]

Har en fråga om en sak på den sidan.
Först står det (om man får PDF via e-post: ”Själva mejlet kan du slänga om du sparar PDF:en”
Lite längre ner om e-faktura: ”All mottagen post via e-post skall lagras och sparas i 7 år på ett eller annat sätt men efter tre år får du föra över det till annan form om det görs säkert.”

Vad gäller? 🙂 Kan jag tolka det som att ordet ”post” i sistnämnda meningen syftar på själva bilagan (PDF-motsvarande) och inte hela brevet/meddelandet.?

Efter att ha läst sidan länken pekar på så känns det som jag är rätt ute men också att man faktiskt skall ha bildunderlag (eller motsvarande pappersunderlag) för de händelser jag i mitt första inlägg skrev att jag var osäker på. Kontoutdragen i sig tolkar jag som klarar sig i och med att jag importerar dem elektoniskt in i eEkonomi (automatisk för banken, manuellt för Skattekonto) men det behövs underlag för själva orsaken till transaktionen på utdraget?

[Fd medlem]

Det är originalet av fakturan som ska sparas, så om exempelvis du får ett mejl med en pdf-faktura så är det pdf som ska sparas, inte mejlet. Men om fakturan inte är bifogad, utan innehållet ligger i själva meddelandet, måste mejlet sparas.

[Khedron Wilk]

Tack för det förtydligandet!