Jag blev glad när jag hittade funktionen avstämning i programmet. Som det är idag så lägger jag och säkert många andra mycket tid på att underhålla balansspecifikationer i excel för att veta vad respektive saldo består av. Det finns flera dimensioner av detta, dels vill man kunna följa det över tid och dels vill man ha det dokumenterat inför boksluten.
Tyvärr så är funktionen som den är idag i mina ögon mer eller mindre oanvändbar.
Den skulle däremot kunna bli väldigt användbar om den justerades "lite".
Det jag skulle vilja kunna göra är följande:
1. Upprätta en specifikation för valda konto för att definiera vad respektive saldo innehåller.
2. Stämma av "automatiska" konto dvs tex Kundreskontra, Leverantörsreskontra samt periodiseringskonto mot det som ligger som saldo i respektive reskontra i systemet.
När det gäller punkt 1 så skulle jag som sagt var vilja kunna se saldot i systemet och sen skapa avstämningsposter där man kan skriva in vad det avser och vilket belopp det avser. Här vore det bra med ett tillhörande noteringsfält där man kan skriva lite mer utförligt för sin egen uppföljning. Vore bra om man kunde visa vilka transaktioner som tillkommit sen senaste avstämningen så att man lätt kan se vad som "inte" är avstämt".
Även om funktionen inte skall bli för avancerad så vore det skönt att kunna koppla ihop avstämningsposter med bokföringstransaktioner. Om man kunde göra det så fick man en betydande stöd i att man historiskt kunde se vilka poster som är avstämda. Här skulle man kunna visa avstämningsposter med saldo och eller alla. Vanligen är det ju så att man bokar upp något, tex en skuld som avser revisionskostnad för året. Då får man skapa en avstämningspost för detta som man kopplar till den aktuella bokningen. När sen fakturan kommer så bokar man debetposten mot balanskontot. Vid nästa avstämning kan man sen koppla på debettransaktionen och då blir avstämningsposten noll (förhoppningsvis) och då visas inte längre posten som en aktiv avstämningspost samtidigt som de två posterna på balanskontot är markerade som avstämda.
Till varje avstämningspost skulle jag vilja kunna koppla underlag i form av PDF filer med tex scannade fakturor, kontoutdrag eller andra underlag.
När det gäller punkt 2 så är det ju så att man vid ett visst tillfälle, avstämningsdatum har en viss summa på tex 1510 kundreskontra. Har man en mer komplicerad struktur så är det kanske flera konto man vill stämma av mot kundreskontran men då kan man ju välja dessa i rutorna under avstämning. Denna funktionalitet verkar fungera bra som det är idag.
Däremot skulle jag även vilja kunna få med sådant som ligger på periodisering med automatik. Detta gäller både manuell periodisering och periodisering av leverantörsfaktura. Då kunde man slippa hantera de kommande poster som systemet vet om kommer.
Slutligen skulle det hela kunna skrivas ut till papper eller pdf gärna uppdelad så att man fick en blandning av balansrapport och avstämning så att den går att använda direkt som underlag till revisorer eller liknande men det är kanske att spänna bågen lite väl hårt 🙂
Om detta justeras så att funktionaliteten blir bättre så skulle det vara en mycket stark lösning för Administration som gör att det står ut mot övriga program på marknaden (mer än det redan gör).
