Om du tänker att du ska försöka bli mer digital så behöver du inte göra allt på en gång. Du kan ta en sak i taget, och när du är bekväm med det så kan du ta nästa steg. Men ibland  behöver du agera och ställa om lite snabbare än vanligt, ett sådant tillfälle är det nu.  Här är några exempel på hur du kan bli mer digital i Visma Administration.    Jobba hemifrån i Coronatider I samband med Coronaviruset har det blivit ett ökat behov av att arbeta på distans och vi vill därför, tillsammans med IT-stöd, erbjuda ett enkelt sätt att använda Visma Administration i "molnet". Använd Visma Administration som en molntjänst hemifrån » Jobba hållbart hemma »   Skicka momsrapporten via eSKD I programmet kan du lämna din momsrapport via internet. Innan du kan börja skicka via eSKD måste du lämna en ansökan till Skatteverket.  Läs mer om hur det fungerar i Skapa elektronisk skattedeklaration (eSKD) för momsdeklaration »   Skicka betalfil till din bank Om du använder bankens internettjänst kan du skicka betalfilen för dina leverantörsfakturor elektroniskt, både inhemska och utländska leverantörsfakturor.  Skapa utbetalning via betalfil » Se filmen Skicka betalfil till din internetbank »   Återrapportering av kund- och leverantörsbetalningar på fil I programmet kan du använda återrapportering för att göra det enklare för dig när kundinbetalningarna betalats via fil, eller när du skickat dina leverantörsbetalningar via fil.  Återrapportera kundinbetalningar » Återrapportera leverantörsbetalningar »   AutoInvoice Skicka faktura/beställningar Använder du AutoInvoice så behöver du inte längre skriva ut, frankera och posta dina fakturor. Du kan välja om du vill skicka som vanliga brev, e-post eller via e-faktura. Så har du kunder som fortfarande vill ha det på brev, kan du välja det på den kunden, resterande kunder får då fakturan på mejl eller e-faktura - beroende på vad du väljer på respektive kund. Skicka dokument via AutoInvoice » Se filmen Skicka fakturor via AutoInvoice » Se filmen Aktivera tjänster » Se även det inspelade webbinariet Kom igång med AutoInvoice » Därför ska du fakturera digitalt »   Ta emot faktura/ordrar Via AutoInvoice kan du också ta emot fakturor/ordrar. Det innebär att när du får en faktura från en leverantör så meddelar programmet att det finns dokument att läsa in. Du kan då förhandsgranska innan du bestämmer om det ska gå in i programmet. När uppgifterna sedan läses in så skapas fakturan/ordern automatiskt.  Ta emot leverantörsfakturor via AutoInvoice » Se filmen ta emot leverantörsfakturor via AutoInvoice » Se filmen Aktivera tjänster »   Attestera leverantörsfakturor digitalt Du kan enkelt attestera leverantörsfakturor digitalt. Passar dig som har minst 500 leverantörsfakturor per år eller har flera medarbetare som ska godkänna och attestera.  Attest av leverantörsfakturor »   Kravhantering - AutoCollect Om du vill ha hjälp med att effektivisera din kravhantering, dvs driva in förfallna fakturor och dröjsmålsräntor så kan du använda AutoCollect. Du väljer själv vilka fakturor som ska hanteras av tjänsten, som exempelvis uppdragen betalningspåminnelse och inkassokrav. Använder du AutoCollect går det automatiskt ut en påminnelse till din kund, och om din kund inte betalar fakturan eller påminnelsen så avgör du om det ska gå till inkasso.  AutoCollect » Skapa uppdrag via AutoCollect » Se filmen skapa och skicka uppdrag » Se filmen Aktivera tjänster » Se även det inspelade webbinariet om Kom igång med AutoCollect »   Företagsfinansiering Om du vill stärka kassan kan du enkelt låna pengar till ditt företag eller belåna dina fakturor. Ditt låneutrymme beräknas fram beroende på hur ditt företags ekonomi ser ut just nu. Har du kunder som är sena med betalning - via Visma Betalt direkt kan du sälja dina fakturor direkt via programmet. Vi köper dina fakturor och du får betalt direkt. Läs mer om hur det fungerar » Läs mer om vårt erbjudande »   Ekonomiöversikt Du får enklare, snabbare och tydligare överblick på ekonomin i ditt företag, vart du än är. Du får överskådliga diagram och du kan även djupdyka i siffror och verifikationer. Du kan få rapporter på engelska. Visma Ekonomiöversikt i Administration » Visma Ekonomiöversikt » Se filmen Så fungerar Visma Ekonomiöversikt » Se filmen Aktivera tjänster »   Scanna kvitton Om du vill minska risken för att kvitton glöms bort är det smidigt att använda appen Visma Scanner. Via appen kan du fota, spara och skicka kvittot till programmet. När du fått in underlaget kan du sedan koppla dessa till både verifikationer och leverantörsfakturor.  Så fungerar Visma Scanner » Se filmen Skicka underlag med Visma Scanner » Se filmen Aktivera tjänster » Digitala kvitton »   Visma Sms Ett smidigt sätt att ta kontakt med dina kunder eller leverantörer är att sms:a via Administration. Du kan göra det direkt från ett dokument du är inne på i registret i listläget till flera samtidigt eller till enstaka i kortläget.  Så fungerar Skapa sms » Visma Sms » Se filmen Aktivera tjänster »   Digital signeringstjänst Med Visma Sign kan du enkelt och smidigt signera alla sorters dokument, som exempelvis årsredovisningar, kontrakt, avtal och referenser. Du laddar upp dokument för signering och skickar inbjudan via sms eller mejl. Personen som ska signera bekräftar sin identitet med BankID, och sedan sparas det i sju år - både för dig och den som signerat.  Visma Sign »   Skaffa en proffsig hemsida - börja sälja på nätet Vi har en webshop för alla behov, välj mellan två varianter från Visma eller en kraftfullare från vår partner. Du har en smart integration med ditt Administrationsprogram.  Läs mer hur du gör » Se vilka möjligheter det finns »   Spara säkerhetskopior digitalt Med hjälp av Storegate Backup kan du spara dina säkerhetskopior du tar digitalt. Du anger vilka filer och mappar på din dator som du vill överföra till din lagringsyta på Storegate Backup, och du kan även schemalägga hur ofta du vill att detta ska ske. Storegate Backup »   Papperslösa kontoret Att gå från papper till digital redovisning väcker många frågor - läs mer i Spara tid och slipp onödigt arbete »

För alla företag som vill kunna arbeta i sitt Visma Administration på distans har vi en lösning för. Via en molnserver kan du använda Visma Administration precis som om du hade suttit på kontoret. 

Från och med version 2019.2 av Visma Administration hittar du hjälp direkt inne i programmet. Chatboten Vera som även finns på vår hemsida har nu hittat in i programmet. Så om du har serviceavtal får du nu hjälp dygnet runt inne i ditt program. Vera lär sig saker hela tiden och är det så att du inte får svar av Vera kan du välja att chatta med någon av mina kollegor på Supporten, förutsatt att vi har öppet den tiden du chattar 🙂 Chattar du med Vera när vi inte har öppet, kan du skapa ett ärende så svarar vi på det så fort vi hinner.   Du når Vera på flera sätt inne i ditt program A  Enklast är det att i Sidopanelen klicka på Chatbot. För att chatboten ska visas i sidopanelen behöver knappen Chatbot  i menyraden vara aktiv. Läs mer i avsnittet Sidopanel »   B Om du då vill ha informationen synlig, vilket kan vara praktisk - så kan du nåla fast Sidopanelen via nålen till höger.   C Uppe i menyraden finns Chatbot-knappen.   D Öppnar du fliken Hjälp hittar du Chatbot-knappen även här.    

Från den 14 januari 2020 upphörde Microsoft med support på Windows 7, server 2008 och server 2008 R2. Det går det inte längre att få säkerhetsuppdateringar från Windows Update som skyddar datorn. Vilket i sin tur gör din dator sårbar för säkerhetsrisker och virus. För mer information och vanliga frågor, läs på Windows Support Windows 7 » Windows Support Server 2008 och Server 2008 r2 » Windows 7 & TLS - läs detta om du vill kunna surfa »      Windows 7, Server 2008, Server 2008 r2 och produkter från Visma Spcs Visma Spcs följer Microsofts riktlinjer vilket innebär att vi inte kommer att testa våra program på Windows 7 eller Server 2008 och Server 2008 R2 efter den 14 januari 2020.  Detta betyder  inte  att våra program slutar att fungera efter detta datum, men vi kan däremot inte garantera att våra program och tjänster fungerar fullt ut tillsammans med Windows 7, Server 2008 eller Server 2008 R2. Vår rekommendation är att du uppgraderar till Windows 8.1, Windows 10 eller Windows Server 2012 R2.   Visma Spcs Systemkrav »   Får du felkod 895 när du använder tilläggstjänster som AutoInvoice och AutoCollect i Visma Administration? Gå vidare till följande forumtråd för Felkod 895 när du använder tilläggstjänster »  

Den 25:e maj 2018 infördes dataskyddslagen GDPR och för att hjälpa dig att följa kraven för GDPR finns följande sida i hjälpen: GDPR i Visma Administration. På denna sidan under rubriken Arbeta enligt GDPR i ditt program kan du klicka dig ner på Kundnivå, Leverantörsnivå och Medarbetarnivå för att ta reda på vad som gäller i programmet. Du hittar allt du behöver under Insamling av personuppgifter och Personuppgifter i programmet och Lagring av personuppgifter. Här har vi även information om Personuppgiftsbiträdesavtal.    Många undrar hur man gör för att ta bort gamla kunder och leverantörer som man inte har rätt att ha kvar, läs mer i Hur man rensar i sina kundregister/leverantörsregister och kontaktregister.   Det finns nya rapporter som du kan ladda ner till programmet. Vi har även uppdaterat rapporterna Leverantörsregister och Kundregister, så att du här får med alla fält som finns i respektive register.   Fakturerar du rot- eller rut? Då bör du uppdatera till senaste version för att kunna använda rapporten Husarbete underlag, den används för att skriva ut de transaktionsunderlag som finns för ansökningar om skattereduktion.   Om du vill läsa mer om GDPR har vi en samlingssida om detta på vår hemsida, vismaspcs.se/gdpr.

Visst hade det varit smidigt att få in fakturan från din leverantör direkt i programmet, du förhandsgranskar leverantörsfakturan innan du bestämmer om den ska gå in i programmet. När uppgifterna sedan läses in så skapas leverantörsfakturan automatiskt i ditt program.   Så här gör du Läs: Ta emot e-fakturor » Film: Ta emot e-fakturor » Film: Aktivera tjänster » Läs: Vanliga frågor om att ta emot e-fakturor »   Om din leverantör inte kan skicka e-fakturor Om din leverantör inte kan skicka elektroniska fakturor så kan de skicka sin pdf- eller pappersfaktura till Visma scanningscentral istället. Här tolkas fakturan och sedan skickas den vidare som e-faktura till ditt program. Tillsammans med e-fakturan bifogas alltid en pdf, så du kan se hur fakturan ser ut i sin helthet. Scanningscentralen arkiverar sedan originalfakturan.

Vill vissa av dina kunder ha fakturan via brev, vissa vill ha fakturan via mejl och fler och fler har också upptäckt hur smidigt det är att få e-fakturor. Det är inga problem i Visma Administration, för via tjänsten AutoInvoice kan du välja vilka av dina kunder som ska ha brev, e-post respektive e-fakturor - sedan sköts allt med automatik när du väljer att skriva ut/skicka dina fakturor.   Så här gör du: Läs: Skicka dokument via AutoInvoice » Film: Skicka e-faktura » Film: Aktivera tjänster » Läs: Vanliga frågor om att skicka e-fakturor »   Om du arbetar mot den offentliga sektorn så är det ett lagkrav från april 2019 att fakturera elektroniska fakturor till dessa företag.   Spara tid och pengar Du kan räkna ut hur mycket du sparar i pengar och tid på att fakturera digitalt. Längre ner på sidan Visma AutoInvoice kan du lägga in hur många fakturor ni får och hur många ni skickar.

Vi har en checklista momsrapport som hjälper dig med allt från avstämning till inlämning. Om du inte tycker att momsrapporten stämmer, kan du läsa mer i Om momsrapporten blir fel.   När du skriver ut din momsrapport ska du aldrig ha ingående balans  eller ingående saldo på dina momskonton. Detta kan dock inträffa när du har skapat nytt bokföringsår, läs mer i  Vad gör jag om den första momsrapporten blir fel på det nya bokföringsåret?   Kika gärna på: Hur rättar jag momsen om jag har fel i bokföringen i en låst period? Vad krävs för att beloppet ska komma med på momsrapporten? Vad styr vilken ruta beloppet hamnar på i momsrapporten? Hur hanterar jag momsredovisningen om jag har brutet räkenskapsår och kvartalsmoms?   Se filmerna: Så fungerar momskontrollen » Fel på kundfaktura och fakturan hamnar i momskontrollen » Hantering av importmoms » Momsredovisning »   Skicka momsrapport via fil till Skatteverket Du kan även skicka in momsrapporten via fil till Skatteverket. För att använda elektronisk skattedeklaration måste du lämna en ansökan med säkerhetscertifikat tillsammans med företagets ansökan om att få lämna eSKD till Skatteverket. I Skapa elektronisk skattedeklaration kan du läsa hur du anpassar eSKD-filen och skickar den till Skatteverket.    Se när momsen ska vara inbetald, Skattekalender.

Om du skickar ett uppdrag via AutoCollect som innehåller husarbete kommer fakturans totala belopp att kravhanteras, då hela beloppet är kundens skuld fram tills dess att Skatteverket beslutat att kunden blivit beviljad en skattereduktion.    Om du inte vill att det totala fakturabeloppet ska skickas via AutoCollect behöver du istället använda dig av den manuella påminnelsehanteringen i programmet via Betalningar – Betalningspåminnelser.   För att vara så tydlig mot kunden som möjligt har vi skapat en ny mall, Betalningspåminnelse Silver – Inkassotext, som finns för nedladdning på vår hemsida. Denna hjälper dig att informera din kund om att det totala beloppet kommer att skickas vidare till inkasso om beloppet efter skattereduktion inte betalas in.

Om du får ”Inställningarna på din dator gör det inte möjligt att kontrollera om det finns en ny version” när du klickar uppdatera programversion inne i programmet.   Prova följande för att lösa det: 1. Gå in under Kontrollpanelen – Administrationsverktyg – Tjänster och leta upp i listan den tjänst som heter Background Intelligent Transfer Service, är den stoppad, välj att starta den genom att högerklicka på tjänsten och välj starta.   2. Klicka på Uppdatera programversion igen.

Om du vid programstart får felmeddelandet: ”Det här programmet kunde inte startas eftersom MSVCP110.dll inte kunde hittas. Det här problemet kanske kan rättas till genom att du installerar om programmet”.  Lösning: Kolla lösning 1 först för att se om Microsoft Visual C++ 2012 Redistributable (x86) redan finns installerad, reparera den i så fall. Finns den inte gå vidare med lösning 2. Lösning 1: 1. Gå in i kontrollpanelen. 2. Gå till program och funktioner. 3. Leta upp Microsoft Visual C++ 2012 Redistributable (x86) 11.0.61030 4. Markera den och välj ändra. 5. Välj att reparera. 6. Starta sedan ditt program från oss. Lösning 2: 1. Gå in på sidan: http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=30679  2. Klicka på Download. 3. Bocka i VSU_4\vcredist_x86.exe 4. Klicka på Next. 5. Kör filen när den har laddats ner och välj Install. 6. Starta sedan ditt program från oss.  

Om du i Visma Administration/Fakturering/Förening förhandsgranskar till bildskärm eller om du skriver ut till PDF och loggan inte kommer med på utskriften.   Lösning: 1. Kan uppstå om filnamnet på loggan är väldigt långt. Korta ner det i så fall (får ej vara över 26 tecken).   2. Loggans filstorlek är över 1 mb, minska ner den via ett bildredigeringsprogram i så fall. Eller välj en annan logga som inte är över 1 mb.   3. Öppna loggan i Paint och spara om den till .jpg-format. När loggan väljs upp i programmet görs den om till BMP.   Efter varje steg måste loggan plockas upp på nytt inne i mallen.

Om du mejlar en PDF-fil skapad från våra program till exempel en faktura, när mottagaren får mejlet så har PDF-filen bytt namn till Winmail.dat.   Lösning: Använder du Microsoft Office Outlook 2007 eller Microsoft Office Outlook 2010 följ det som står på nedanstående länk. https://support.microsoft.com/sv-se/kb/958012

Nedan hittar du standardsökvägarna för Visma Förening.   Sökvägarna gäller för följande operativsystem: Windows 7/8/10 och Server 2008/2012   - Föreningar C:\ProgramData\SPCS\SPCS Förening\Föreningar   - Gemensamma filer C:\ProgramData\SPCS\SPCS Förening\Gemensamma filer   - Programfiler C:\Program\SPCS\SPCS Förening alt.  C:\Program (x86)\SPCS\SPCS Förening   - SpcsFor.ini C:\ProgramData\SPCS\SPCS Förening

Observera att denna artikel inte gäller om du har Visma Webshop/Webshop+.   Om du har Visma Administration 5.2 eller senare och en webbshop från en tredjepartsleverantör/integrationspartner.    För att komma åt bockrutan för webbshopartikel på artiklarna måste du göra nedanstående förändring.   Lösning: 1. Gå in under Hjälp – Om Visma Administration – Systeminfo 2. Utforska företagskatalogen 3. Öppna FTG.ini 4. Stäng ner Visma Administration (Visma Administration måste vara nedstängt för att det ska slå igenom) 5. I programmet Anteckningar där Ftg.ini har öppnats. Gå in under Redigera och välj Sök. Sök efter Webshop. Om du finner dessa rader:     [Webshop]     Aktiv=0     så ändrar du 0 till 1 så att det istället står:     [Webshop]     Aktiv=1     Om du inte har de raderna i filen så skriver du in det längst ner i filen. 6. Spara och stäng ner filen.  7. Starta Visma Administration så ska det nu vara aktiverat.

Om du ska göra undantag för Visma Administrations filer i ditt antivirusprogram/brandvägg, då är det följande filer och mappar som gäller. - Filändelserna .cdx, .dbf, .tr, .mll och .mlc - Programfilen: spcsadm.exe   Standardsökväg: C:\Program\SPCS\SPCS Administration alternativt C:\Program (x86)\SPCS\SPCS Administration - Mappen SPCS Administration innehållande Företag och Gemensamma filer   Standardsökväg: C:\ProgramData\SPCS\SPCS Administration

Om du vid utskrift i Visma Administration/Förening/Fakturering får felet: "Det finns ingen standardskrivare installerad i Windows".   Lösning: 1. Kontrollera så att det finns en skrivare installerad under Kontrollpanelen – Enheter och skrivare. Och att den är satt som standardskrivare (grön markering på skrivaren).   2. Byt namn på programmets ini-fil, exempelvis Visma Administrations ini-fil heter spcsadm.ini byt till spcsadm_gammal.ini. Programmet måste vara nerstängt när man byter namn på filen. Ini-filen skapas om när programmet startas nästa gång. Standardsökväg till programmens ini-fil:   C:\ProgramData\SPCS\SPCS Administration\spcsadm.ini  C:\ProgramData\SPCS\SPCS Förening\spcsfor.ini C:\ProgramData\SPCS\Visma Spcs Fakturering\spcsfkt.ini   3. Kör programmet som administratör genom att högerklicka på genvägen till programmet och välj kör som administratör.   4. Installera om skrivaren eller uppdatera drivrutinerna på skrivaren.

Se vår sida där vi samlat allt du behöver när det gäller årsavslut, Checklista Årsavslut »

Börja med att kontrollera att du har valt ditt e-postprogram som standardprogram för e-post i Windows under Start - Standardprogram - Ange dina standardprogram. E-postprogrammet måste vara lokalt installerat och ha stöd för MAPI. Detta kan bero på att en registernyckel saknas. Gå in under Start - Kör. Skriv regedit och tryck på Enter. Om du använder registereditorn fel kan det medföra allvarliga problem för din dator.   Om du har 32-bitars version av Windows eller 64-bitars version av Windows med 64-bitars e-postprogram ska du bläddra dig fram till följande sökväg.  HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows Messaging Subsystem\   Om du har 64-bitars version av Windows med 32-bitars e-postprogram ska du istället bläddra dig fram till följande sökväg.  HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Windows Messaging Subsystem\   Har du 64-bitars version av Windows med 64 bitars e--postprogram behöver du bägge dessa sökvägar.  HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows Messaging Subsystem\ HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Windows Messaging Subsystem\   Finns inte MAPI, MAPIX och MAPIXVER under sökvägarna ovan måste du lägga till dessa strängvärden på varje sökväg. Högerklicka i det högra fältet och välj Nytt - Strängvärde:   MAPI ska ha datavärde 1 MAPIX ska ha datavärde 1 MAPIXVER ska ha datavärde 1.0.0.1     Du kan läsa mer på Microsofts hemsida  http://support.microsoft.com/kb/834008 under rubriken Workaround.

Det måste finnas ett lokalt installerat mejlprogram på datorn för att du ska kunna skicka e-post direkt från Visma Administration/Visma Lön. På nyare datorer följer det med ett mejlprogram från Outlook (Klicka-och-kör version/Click-To-Run-version) som är en app och det är inte ett fullständigt installerat program. Detta gör att vi inte kan garantera att denna tredjepartslösning fungerar. Läs mer om på Microsofts sida » För att kunna skicka e-post behöver du antingen uppgradera/köpa Outlook eller köpa något annat lokalt installerat e-postprogram. Behöver du skicka dina fakturor via e-post kan du använda Visma AutoInvoice där du kan välja om du vill skicka e-post, brev eller helt elektroniskt.