Jag har stött på ett problem med e-faktura. Jag har en leverantör som börjat skicka e-faktura till oss. Detta är hittills den enda materialleverantören som gör det.
När vi beställer produkter från leverantören gör vi det via beställningsfunktionen i programmet. När denna levereras registrerar vi in den som en inkommande följesedel för att vårt lagersaldo skall vara korrekt. Ibland kan det sedan dröja kanske någon vecka innan fakturan kommer.
Med manuellt registrerade fakturor plockar man ju bara upp den inlevererade följesedeln och matchar mot fakturan, men när vi får en e-faktura så kan vi inte läsa in den eftersom vi registrerat en inkommande följesedel som är matchad mot beställningen. Leverantören har ju angett vårt beställningsnummer på sin faktura.
Vi får en information "Fel: I fakturafilen finns en hänvisning till beställningen xxxxxx. Denna beställning är redan satt som levererad i programmet. Upplysning: Skriv ut fakturan, kontrollera aktuella beställningar och registrera därefter fakturan manuellt." Även efter att jag skrivit ut fakturan får jag meddelande om att det finns en e-faktura att läsa in, men det går inte att läsa in den!
Detta gör att delar av finessen med e-faktura försvinner för leverantörer där man arbetar med beställningar och registrerar inkommande följesedlar.
Att registrera en inkommande följesedel och matcha mot beställningen måste man ju göra om man inte vill få minussaldo i lagerregeistret. Dessutom ger detta full spårbarhet genom systemet. Om man inte kan göra på detta sätt för leverantörer som skickar e-faktura måste man hålla reda på vilka man får e-faktura från och ha olika rutiner för olika leverantörer. Det är naturligtvis ohållbart!
Att hantera e-faktura från leverantörer där man inte gjort en beställning, som t.ex. telefonbolag, el-bolag och liknande fungerar alldeles utmärkt!
Jag skulle önska att man får ett alternativ att bekräfta att den erhållna e-fakturan gäller den redan inlevererade följesedeln och skall matchas mot den inleverans och beställning fakturan hänvisar till, och att fakturan därefter kan läsas in utan någon ytterligare manuell hantering.
