Olika sändningsalternativ för AutoInvoice

[Fd medlem]

Hej! Jag sköter medlemsfakturorna för en golfklubb och vi skickar mellan 450 - 800 st fakturor 2 ggr /år. Jag blev så lycklig när jag läste om AutoInvoice och beslutade mig för att använda mig av den funktionen för att slippa hantera alla fakturorna manuellt.

Eftersom ca 80% av alla medlemmar har sin e-postadress i vårt kundregister, trodde jag att jag skulle kunna massuppdatera dem först och skicka deras fakturor via "E-post AutoInvoice". Sedan skulle jag skicka de övriga via "Brevutskick AutoInvoice". Satt hela kvällen i går och försökte klura ut hur jag skulle få iväg de 450 st fakurorna, men gick bet. Ringde er support i morse och fick då veta att i dagsläget går inte detta, utan alla fakturor måste ha samma typ av utskick. Rent tekniskt borde det inte vara omöjligt att  ordna och det skulle spara både tid och pengar för alla golfklubbar (och de är många i Sverige) som har otroligt många fakturor till privatpersoner.Ser fram emot ett svar från era tekniker.

[Fd medlem]

Hej Anita, 

Tack för att du lyfter din fundering här. Jag misstänker att det nog blivit ett missförstånd från vår sida som jag hoppas att vi kan reda ut. 

Jag börjar med att förklara hur det fungerar när du gjort alla inställningar och hur det är tänkt att fungera när allt är iordning. Sist förklarar jag hur du kan göra med dina 450 fakturor som fått "fel" utskriftsval, så att de kan skickas iväg via AutoInvoice med de två olika alternativen Brev och E-post.  

Nya fakturor skapas numera med ett förvalt "utskriftsval", t.ex. E-post, Skrivare, Pdf... Detta kan styras i företagsinställningarna eller per kund så att det alltid föreslås ett visst utskriftsval på nya fakturor för den kunden. Inställningen finns på fliken Utskriftsval i registret Medlemmar/Kunder, som jag gjort på min medlem Sven här nedan.  


När jag skapar en ny faktura för Sven så föreslår programmet att fakturan ska skickas med E-post via AutoInvoice, oavsett om fakturan skrivs ut enskilt eller i ett större intervall. 

Tips! Inställningen kan göras på flera medlemmar samtidigt med funktionen Massuppdatering i registret Medlemmar/Kunder. I listan kan det vara bra att visa kolumnen E-post så att det tydligt syns vilka som har e-post eller inte (högerklicka i listan och välj Kolumninställningar). Markera de medlemmar som har en e-post och välj Massuppdatering. Lås upp fältet Utskriftsval, välj E-post via AutoInvoice och tryck OK. Då får alla markerade medlemmar det utskriftsvalet. Hanterar övriga medlemmar genom att markera och massuppdatera utskriftsvalet till Brev via AutoInvoice.  

När du skapar nästa omgång med fakturor för alla medlemmar får dokumenten rätt utskriftsval från början och när du då gör en intervallutskrift ser du hur många som kommer hanteras som Brev och hur många som går på E-post. Finessen är att alla går iväg samtidigt med ett enda knapptryck, även om de har olika utskriftsval.


Tillfällig hantering denna gången: 
Om du nu har 450 fakturor i din fakturalista som skapats med t.ex. utskriftsvalet Skrivare så är det inga problem att ändra utskriftsvalet innan du skriver ut intervallet. Detta gör du genom att markera fakturorna i listan och använda funktionen Massuppdatering även här. Du skriver att 80% av dina medlemmar har en e-post så då föreslår jag att du massuppdaterar alla fakturor till utskriftsvalet E-post via AutoInvoice till att börja med. Du kommer då i första omgången använda intervallutskriften och försöka skicka alla fakturor med E-post. Fakturor i intervallet för de medlemmar som inte har en e-post kommer nämligen inte skrivas ut. Det känner programmet av. 

När du skickat alla fakturor som går att skicka med e-post är det alltså alla "övriga" kvar. I din fakturalista väljer du att enbart visa de fakturor som inte är utskrivna (Menyn - välj urvalet Ej utskrivna). Markera alla fakturor som är kvar i listan och massuppdatera dem till utskriftsvalet Brev via AutoInvoice. Skriv ut intervallet. 

Tips! I fakturalistan, högerklicka i listan och välj Kolumninställningar. Lägg till kolumnerna Utskriven och Utskriftsval. Då ser du tydligt om fakturorna är utskrivna och vilket utskriftsval som står som förslag på fakturorna. 


Jag inser att detta är ganska mycket information att ta in så jag kommer be en kollega ringa dig och hjälpa dig på vägen.