Kommunicera digitalt och hållbart direkt i Visma Tid

[Joanna Norlander]

Idag finns det flera möjligheter för att kommunicera med kollegor eller kunder; mejl, telefon, sms, delade dokument mm. Här kan du se exempel på hur du kan kommunicera digitalt samtidigt som du har allt samlat i ett och samma system.

För dig som arbetar i Tid Smart

Sms:

Genom vår sms-tjänst kan du enkelt skicka sms direkt från system oavsett om det gäller intern kommunikation för att påminna dina medarbetare om att låsa sina dagar eller om du vill göra ett utskick till en kund. För att skicka ett sms går du in under Kontakter, markerar personen/företaget som du vill skicka till och väljer Skicka sms. Om du befinner dig i attestvyn och märker att en anställd har missat att attestera sina dagar markerar du den anställde och väljer även här Skicka sms. Du lägger enkelt upp egna sms-mallar som använder när du skickar ett sms, så att du slipper skriva om samma sak flera gånger. Du får alltid med 10 sms när du köper programmet så att du kan testa tjänsten. Om du behöver köpa till fler sms gör du detta via Inställningar - Generellt -Saldon. 

Om du arbetar via appen når du enkelt dina kontakter eller kollegor via kontaktlistan där du kan skicka smsa, ringa eller skicka epost från din mobil:

E-signering för filer

När du laddar upp en pdf-fil på fliken Filer på ett projekt kan du skicka denna för signering till kunden genom att klicka på symbolen för e-signering:

 

Här anger du vem filen ska skickas till, eller om filen ska signeras i flera steg. Du anger även om du vill att signeringen ska ske via bankid. Du får alltid tillgång till två kostnadsfria e-signeringar så att du kan prova hur den fungerar. Testa gärna att skicka en fil för signering till dig själv för att se vad som möter kunden. Du kan köpa till till nya e-signeringar via Inställningar - Generellt - Saldon.

För dig som arbetar i Tid Pro

Förutom funktionerna som du hittar i Tid Smart får du även tillgång till dessa i Tid Pro:

Startsida

På startsidan har du tillgång till ett flöde som kan användas som intranät. Kommunicera med alla kollegor på en och samma gång. Medarbetarna kan kommentera inlägget samt tagga kollegor om man riktar kommentaren till en specifik användare.

Förutom att få tillgång till intranätet kan den anställde även se vad som ska göras under dagen samt hur de är planerade enligt resursplaneringen i programmet. 

Läs mer i avsnittet Startsida. 

Kommunikation via Uppgifter

Se till att alla användare har koll på vad de ska göra genom att använda uppgiftshanteringen. Via uppgifterna delegerar du enkelt delmoment inom projektet. Du kan även använda uppgiften som en delningsyta för dokument eller andra bilagor. Kommunikationen på varje uppgift sker även här genom att du taggar en användare:

Läs  om hur du använder uppgifter i Planera smartare med Uppgifter. 

Om en användare blir taggad i en kommentar får denne ett mejl, men det syns även under klockan uppe till höger på förstasidan både i webgränssnittet och i appen:

Datumsatta uppgifter visas även på startsidan för att enkelt finnas tillgängliga för användaren.

 

Resursplanering

Genom att använda resursplaneringen lägger du en planering för medarbetarna som de sedan ser i sin app eller på startsidan i programmet. Medarbetarna även skicka in ledighetsansökan eller sjukanmälan via appen eller webbgränssnittet. Denna information går till den som är attestansvarig och den som är administratör på kontot kan så klar också se dessa. Genom att använda resursplaneringen slipper du hålla reda på mejl och exceldokument. 

Läs om Resursplanering.

 

E-signering av offerter, avtal samt dokument på kontakt

Precis som i Tid Smart kan du arbeta med e-signering i Pro för att slippa skicka detta separat utanför programmet. Förutom att skicka filer som laddats upp på projekt kan du i Tid Pro även arbeta med offerter som du kan skicka för signering. Du får också tillgång till en avtalsmodul där du kan samla alla dina avtal som ett digitalt arkiveringsskåp, samt en extra flik på kontaktkortet om du vill koppla dokument direkt till kontakten.

Läs mer i Få smidigare flöde med e-signering.

Det här tipsets innehåll har verifierats och uppdaterats av Visma Spcs 24-12-10