Det finns många sätt att förenkla olika processer. Här nedan tipsar vi om smarta funktioner som får din inköpsprocess att flyta på som aldrig förr.
Leverantörer
Sök efter leverantör
När du lägger upp en ny leverantör under Inköp - Leverantörer har du möjlighet att söka efter din leverantör och slipper på så sätt att fylla i uppgifter manuellt. Tar du emot en e-faktura från en ny leverantör läggs leverantören automatiskt till i registret.
Kvitton
Scanner
Har du fått ett kvitto i handen? Fota kvittot med mobilen och appen Spiris Scanner för att få in underlaget i din bokföring. Uppgifterna tolkas automatiskt.
Ta emot leverantörsfakturor
E-faktura
E-faktura är det snabbaste och säkraste sättet att ta emot fakturor på. Förutom att du slipper lägga upp leverantören förs alla uppgifter på fakturan in helt automatiskt. Här samlas inget på hög eller riskerar att försvinna i en oändlig mejlkorg.
Mejla in faktura
Om din leverantör inte har registrerat sig för att skicka e-fakturor kan du istället be leverantören att mejla in fakturan till din bokföring. Ett perfekt alternativ för dig som vill slippa att hantera leverantörsfakturor från olika mejlkorgar och knappa in uppgifterna manuellt.
Har du tagit emot en leverantörsfaktura i din digitala brevlåda hos Kivra kan du skicka vidare underlaget med hjälp av appen Spiris Scanner.
Bokför leverantörsfakturor
Har du tidigare registrerat fakturor på leverantören föreslås samma kontering som användes för föregående faktura när det är dags att bokföra. Är du osäker på hur något ska bokföras kan du skriva in ett förklarande ord direkt i gränssnittet, så rekommenderas ett konto som passar. Läs mer i tråden Smart hjälp med din bokföring. Har du inte registrerat fakturor från leverantören tidigare får du, när det är dags att bokföra, förslag utifrån hur liknande händelser brukar konteras.
Attest
Om du vill att leverantörsfakturor ska granskas av en annan användare innan de bokförs kan du skicka dem för attest. Har du Bokföring & Fakturering+ kan du automatisera denna process genom att aktivera inställningen Skicka fakturor automatiskt för attest på leverantören. Fakturan kan attesteras i appen eller på webben.
Betala leverantörsfakturor
Skicka fakturor för betalning med bankkoppling
Har du en aktiv bankkoppling med SEB, Nordea, Handelsbanken eller Danske Bank kan leverantörsfakturor automatiskt skickas till banken för betalning när de registreras i bokföringen.
Betalningsfil
Har du ingen bankkoppling (alt. om du har en aktiv bankkoppling med Swedbank eller Sparbanken) kan du med de flesta banker betala leverantörsfakturor med betalningsfil. För att kunna använda den funktionen behöver du ha ett avtal med din bank som möjliggör att de kan ta emot filen i internetbanken.
Bokför betalning av kvitton och leverantörsfakturor
Bankkoppling
Med en bankkoppling synkroniseras kontoutdraget automatiskt över från banken. Du sparar tid och minimerar risken att registrera någon händelse dubbelt eller t om missa att registrera en händelse.
Har du ingen bankkoppling finns det andra sätt att smidigt få in ditt kontoutdrag i programmet. Du kan t ex importera eller kopiera kontoutdraget hos banken och klistra in det under Kassa- och bankhändelser.
Utbetalningen för leverantörsfakturor kan bokföras helt automatiskt genom att rätt bankhändelse matchas ihop med rätt leverantörsfaktura under Kassa- och bankhändelser.
Vid en betalning som avser ett kvitto matchas rätt bildunderlag ihop med rätt bankhändelse och informationen på kvittot tolkas. När det är dags att bokföra får du förslag på det konto som du eller andra användare använt vid tidigare tillfällen.
