)
Det finns massor du kan göra för att digitalisera och automatisera olika flöden i Visma eEkonomi. Läs vidare för att förstå hur du arbetar på bästa sätt med dina inköp, för minsta möjliga manuella/fysiska handpåläggning.
Leverantörer
Sök efter leverantör
När du lägger upp en ny leverantör under Inköp - Leverantörer har du möjlighet att söka efter din leverantör och slipper på så sätt att manuellt behöva fylla i delar av informationen. Tar du emot e-faktura från en ny leverantör läggs denna automatiskt till i registret.
Hantera kvitton
Visma Scanner
Har du köpt något i butik och fått ett kvitto kan du fota kvittot med mobilen och appen Visma Scanner. Du kan även fota leverantörsfakturor som du fått på papper. På några sekunder tolkas automatiskt en mängd uppgifter på underlaget och skickas över till Visma eEkonomi, där du slipper knappa in uppgifterna manuellt.
Visma Scanner är även en toppentjänst vid samarbeten. Du fotar kvitton när du tar emot dem och redovisningsbyrån får snabbt in underlagen i sitt program och kan bokföra. Kanske bokför du själv men vill säkerställ att det blir rätt. Då kan du istället skicka ett meddelande till byrån direkt från Visma eEkonomi och be byrån se över konteringen.
Hantera leverantörsfakturor
När du tar emot leverantörsfakturor i programmet slipper du fysiska mappar fyllda med gamla fakturor eftersom den digitala filen räknas som originalfilen och lagras automatiskt i Visma eEkonomi. Fakturan kopplas till affärshändelsen, vilket gör det lättare för dig om du behöver gå tillbaka och kolla på fakturan i efterhand.
E-faktura
E-faktura är det snabbaste och säkraste sättet att ta emot fakturor på. Förutom att du slipper lägga upp leverantören läses alla uppgifter på fakturan in i programmet helt automatiskt.
Mejla in faktura
Om din leverantör inte har registrerat sig för att skicka e-fakturor kan du istället be leverantören att mejla in fakturan i ditt program. Ett perfekt alternativ för dig som vill slippa att hantera leverantörsfakturor från olika mejlkorgar och knappa in uppgifterna i programmet.
Läs mer om att ta emot leverantörsfakturor i programmet »
Har du tagit emot en leverantörsfaktura i din digitala brevlåda hos Kivra kan du skicka vidare underlaget till Visma eEkonomi med hjälp av Visma Scanner.
Attest
Om du vill att leverantörsfakturor ska granskas av en annan användare innan de bokförs kan du skicka dem för attest. Har du Visma eEkonomi Pro kan du automatisera denna process genom att aktivera inställningen Skicka fakturor automatiskt för attest på leverantören.
Personen som attesterar fakturan kan antingen göra det direkt i programmet eller via Visma eEkonomi-appen.
Klicka på bilden för att komma till landningssidan.
Bokför leverantörsfakturor
Har du tidigare registrerat fakturor på leverantören föreslås samma kontering som användes för föregående faktura när det är dags att bokföra. Är du osäker på hur något ska bokföras kan du skriva in ett förklarande ord direkt i gränssnittet, så rekommenderar programmet dig ett konto som passar. Läs mer om Läs mer om kontosök för bokföringshjälp ».
Har du inte registrerat fakturor från leverantören tidigare känner programmet av hur liknande händelser brukar konteras och kan komma med förslag när det är dags att bokföra.
Betala leverantörsfakturor
Skicka fakturor för betalning med bankkoppling
Har du en aktiv bankkoppling med SEB, Nordea, Handelsbanken eller Danske Bank kan leverantörsfakturor automatiskt skickas till banken för betalning när de registreras i programmet. Beroende på vilken bank du har godkänner du betalningen på internetbanken eller med tvåstegsverifiering i Visma eEkonomi.
Betalningsfil
Har du ingen bankkoppling (alt. om du har en aktiv bankkoppling med Swedbank eller Sparbanken) kan du med de flesta bankerna betala leverantörsfakturor med betalningsfil. För att kunna använda den funktionen behöver du ha ett avtal med din bank som möjliggör att de kan ta emot filen i internetbanken.
Bokför betalning av kvitton och leverantörsfakturor
Bankkoppling
Med en aktiv bankkoppling synkroniseras kontoutdraget automatiskt över från banken till Visma eEkonomi. Du sparar tid och minimerar risken att registrera någon händelse dubbelt eller t om missa att registrera en händelse.
Har du ingen bankkoppling finns det andra sätt att smidigt få in ditt kontoutdrag i programmet. Du kan t.ex importera CSV-fil, kopiera och klistra in. Läs mer om olika sätt att registrera bankhändelser »
Utbetalningen för leverantörsfakturor kan bokföras helt automatiskt genom att programmet själv matchar ihop rätt bankhändelse med rätt leverantörsfaktura under Kassa- och bankhändelser.
Har du en betalning som avser ett kvitto kan programmet själv koppla rätt bildunderlag till rätt bankhändelse och samtidigt tolka informationen på kvittot. Programmet föreslår det konto som du eller andra användare använt vid tidigare tillfällen när det är dags att bokföra.
Arkivering
Grundregeln i bokföringslagen är att räkenskapsinformation du tar emot från andra ska lagras i den form du får dem, i totalt 7 år. Dina e-fakturor får du direkt in i programmet och eftersom den digitala filen räknas som originalfilen sparas den så som den kom - digitalt.
Leverantörsfakturor och kvitton som du fått på papper behöver sparas på papper. Men om du på ett säkert sätt överför informationen till en annan form kan du förstöra originalhandlingen efter 3 år för att resterande 4 år spara den digitalt. Detta gäller alltså när du t.ex fotar ditt kvitto eller leverantörsfaktura med Visma Scanner för att föra över till Visma eEkonomi. Läs mer om digitalt sparande - vad gäller?
YOUTUBE 🎥
Vi får merparten av våra leverantörsfakturor till företagsmejlen.
Vi vidarebefordrar mejlet med fakturan (oftast pdf) till våran Visma Scanner app via appens e-postadress som läser in pdf:en. Räknas den digitala filen som originalfil?
Produkter & tjänster
Utbildningar
Visma Spcs
Copyright 2024 Visma Spcs. All rights reserved.
