Räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan
Räkenskapsinformation ska arkiveras i den form den hade när den nådde företaget. Lagen skiljer på dokument i pappersform och elektronisk form. Räkenskapsinformation som sparas i elektronisk form måste kunna tas ut i läsbar form.
Om ett dokument, exempelvis leverantörsfaktura, har mottagits i pappersform måste pappret sparas även om man skannar in dokumentet, eftersom man inte får byta form de första tre åren. Därefter kan man spara informationen i elektronisk form och kasta pappret om man vill. Enligt lagen ska räkenskapsinformationen sparas i minst 7 år totalt efter räkenskapsårets utgång. Den dokumentation redovisningskonsulten upprättar för egen räkning ska fortfarande arkiveras i minst 10 år.
Dokument i elektronisk form får man flytta och konvertera till andra elektroniska format om det görs på ett säkert sätt och informationen inte förändras. Lagen skiljer inte på olika elektroniska format utan det är helt okej att skifta mellan olika format, så länge det är elektroniskt. I de här sammanhangen betecknas både PDF och textfiler som elektroniskt format. Om man exempelvis får in en elektronisk leverantörsfaktura behöver inte den ursprungliga filen sparas, om man konverterat in den i sitt eget ekonomisystem utan att uppgifterna på fakturan förändrats. Däremot får man inte ersätta en faktura i elektroniskt form med en utskriven pappersfaktura förrän efter tre år då det är tillåtet att byta form.
Om den elektroniska informationen är knuten till en fysisk form redan när den kommer till företaget, till exempel på ett USB-minne, måste däremot den fysiska lagringsenheten sparas. Sms eller mejl som anländer via nätet betecknas inte som en fysisk form.
Räkenskapsinformation som företaget själv har upprättat
Räkenskapsinformation som företaget själv har upprättat ska arkiveras i den form den är avsedd att presenteras. Det är företaget själv som avgör presentationsformen och det kan variera för olika typer av räkenskapsinformation. Om man till exempel väljer att presentera kundfakturor i pappersform ska alla kundfakturor skrivas ut och arkiveras. Det spelar ingen roll vilken form kundfakturan hade när den skickades till kund, utan även kundfakturor som skickats elektroniskt skrivs ut för arkivering. Om man i stället väljer att presentera sina kundfakturor i elektronisk form sparas alla fakturor elektroniskt i faktureringssystemet eller i annan elektronisk form, till exempel PDF och ingen papperskopia av fakturorna behöver sparas även om de skickats i pappersform till kunden.
Räkenskapsinformation som kontinuerligt tillförs information i ett datoriserat system är elektronisk information som ska sparas elektroniskt. Efter tre år får man om man vill överföra till pappersform för att spara de återstående fyra åren. Exempel på räkenskapsinformation som tillförs information kontinuerligt är bokföringsposter (verifikationslistor), huvudbok och behandlingshistorik.
Räkenskapsinformation som hämtas från annans webbplats
Räkenskapsinformation som företaget hämtar från någon annans webbplats, till exempel kontoutdrag från banken som används som verifikation för in- och utbetalningar ska sparas i den form företaget väljer att presentera den. Man väljer själv om man vill skriva ut den och spara i pappersform eller om man vill arkivera i någon elektronisk form.
Arkivering av räkenskapsinformation i ”Molnet”
Räkenskapsinformation ska arkiveras i Sverige. Man kan göra undantag för att lagra elektronisk information i andra EU-länder och Norge om man anmäler plats (inklusive gatuadress) för lagring till Skatteverket och kan presentera informationen i Sverige.
När Visma Spcs hanterar elektronisk räkenskapsinformation i Azure (Microsofts molntjänst) tar vi daglig säkerhetskopia som lagras i Sverige och vi kan, om Skatteverket skulle kräva det, sätta upp en miljö i Sverige så att säkerhetskopian kan läsas. Vi har i diskussioner med Skatteverket konstaterat att vi på så sätt uppfyller reglerna om lagring av räkenskapsinformation i Sverige.
Läs mer i artikeln
