Bokföra bet. av leverantörsfaktura med innestående pengar

[Fd medlem]

Vi har flera fakturor som ligger inlagda i systemet från en leverantör där vi har pengar innestående. Det har varit lite dispyter kring fakturorna men nu ska detta redas upp. Hälften av fakturorna ska vi inte betala då vi har pengar innestående. De ligger under fliken betalningar. Vad gör jag med dem? Borde de ens vara där men hur ska jag annars bokföra fakturorna vi fått? En av fakturorna ska vi betala delvis där har våra innestående pengar tagit slut. Hur hanterar jag det? 

[Fd medlem]

Tyvärr är det här ett ganska vanligt problem. Jag personligen skulle lägga dessa fakturor på ett speciellt konto t.e.x. 244x. Detta konto kallar jag för tvistiga leverantörsskulder ev. med namngivet företag. 

För att föra bort dem från din kundreskontra skapar man en manuell betalning. Som betalningskonto anger man istället konto 244x, istället för 1930(bank normalt) detta gör att man flyttar skulden till detta specifika konto.

När man sedan ev. hittar en uppgörelse eller får kreditfakturor bokas dessa av mot detta konto.  Då återförs även den ingående momsen som kreditnotan eller uppgörelsen upptar. Är det frågan om en ackordslösning så behöver du inte bokföra denna korrigering mot skatteverket. Det bjuder de på, under förutsättning att överenskommelsen görs på rätt sätt. Men mer om det kan vi ta om du kontaktar mig på tomas@angamato.se eller tomas@ekoakuten.se.

För de fakturor som du skall betala en del, bokar du bort den tvistiga delen mot 244x genom att man bokför en delbetalning. Resten bokförs bort när du betalar det belopp som du anser vara korrekt.

Kanske är detta ett litet hemmasnickeri. Men jag har gjort det på några klienter och fått beröm av revisorer och skatteverket som granskat det hela. 
Tomas Tobiasson

[LW -60]

Det verkar som om ni har utbetalt till er leverantör någon form av förskott, eller, och att dessa leverantörsfakturor ligger i reskontran? 

När du är inne på menyn Betalningar och alternativet Utbetalningar och dubbelklickar på den faktura som ska "betalas", kan du längst ner där det står Utbetalningskonto välja det konto du lade summan på i debet vid utbetalningstillfället. Istället för bankkontot för utbetalning (1930) väljer du 1799 om du lade din fordran där.

Sedan går du tillbaka till listläge, sätter bock i kanten för fakturan och väljer Ändra datum m m, talar om per vilket datum du vill ha fakturan betald, bockar i Ändra status till Betald och klickar OK.

Det snabbaste är dock att istället välja alternativet Ändra betalstatus, men då kan du inte välja betaldag, så jag använder hellre det första av dessa två varianter.

Mvh Lena

[Fd medlem]

Ja de innestående pengarna hamnade där då vi av misstag betalade en faktura två gånger. Istället för att leverantören betalade tillbaka dem, så blev det den här lösningen.

[Fd medlem]

Jag har själv inte lagt in detta i systemet utan det gjorde föregående ekonomiassistent innan jag började arbeta här. Hon har dock lagt fakturan vi betalade 2 gånger som en vanlig faktura mot konto 2440, men gjort en anteckning om att den är en kreditfaktura. Sedan har den legat under fliken utbetalningar sedan dess. Ska jag ta bort den och bokföra den mot 1799 istället? Då kanske det blir enklare att sedan få bort dessa fakturor som vi inte ska betala?

[LW -60]

Aj då, har den tidigare på din post lagt upp fakturan två gånger...

OK, den faktura som är en dubblett, måste du göra en kreditnota på:
Stå på dubbletten i listan över leverantörsfakturor, klicka på Skapa kreditnota via knappen i verktygsfältet. När du gjort det, ska leverantörsreskontran stämma med verkligheten.

Fakturan som ska betalas med "förskottet", den fakturan "betalar" du på det sätt som jag beskriver tidigare. Det som är viktigt är att du byter till rätt utbetalningskonto när du gör enligt min operation tidigare. Du får kolla ordentligt hur dubbelbetalningen bokades, så du får bort summan från samma konto den hamnade på.

Mvh Lena

[Fd medlem]

Tack så mycket för att du tog dig tid och förklarade hur jag ska göra:) Sätter igång genast 🙂

[LW -60]

Tack själv, jag gillar lite steg för steg-hjälp. Vad du nog behöver göra sen när du gjort det här, är att du kontrollerar att leverantörsreskontran stämmer:

Menyn Bokföring
Knappen Avstämningar
Fyll i avstämningsdatum och sätt en bock i leverantörsskulder och fyll i vilket konto leverantörsskulderna ligger på.
Klicka sedan på Stäm av

Det som är fiffigt är, att är det något som inte stämmer, kommer det en lista på avvikelserna där du kan klicka dig vidare till verifikatet som gav differensen. Det hjälper en hel del!

Mvh Lena

[sivlai]

De innestående pengarna bokar du upp på en fordran på leverantör, förslagsvis konto 1480. Kreditera sedan det kontot så långt det räcker och resten bokför du som en vanlig betalning mot banken. 

[Fd medlem]

Tack för ett så utförligt svar. Det blir allt lite krångligt ibland och det här visste jag inte hur jag skulle lösa. Men förhoppningsvis ska jag få ordning på det nu:)

[Fd medlem]

Det här blev mer invecklat än vad jag trott... Har inte hunnit kika på det här förrän nu och det är en sak jag inte förstår. Tidigare person på min tjänst har krediterat ursprungsfakturan som blev betald 2 ggr. Den ligger under betalningar. Hon har skrivit ut en leverantörsreskontralista där kreditfakturan syns överst och de fakturor som kommit från leverantören som vi inte ska betala syns där med. Och det går att se vad vi har kvar innestående. Men varför har hon krediterat ursprungsfakturan? Hon var väldigt erfaren så jag antar att hon hade en plan med detta som jag inte förstår. Nu ligger alla fakturor vi fått inlagda och skapar jag en ny lev.reskontralista så ser jag att nu är vi skyldiga leverantören pengar. Hur går jag vidare härifrån? Det här med kreditfakturan förbryllar mig för den blev ju faktiskt betald korrekt från början så den ska väl inte krediteras... Detta blir måndagens utmaning men har någon en idé om vad som hänt här så får ni gärna skriva några ord:)

[LW -60]

Jag tror att det bästa du kan göra, är att kontakta leverantören. Berätta vad som skett och hör med dem hur det ser ut på deras sida i deras kundreskontra, menar jag.

Om du kan få ett utdrag från dem på de fakturor som är inblandade, så har du enklare att matcha dina siffror och fakturor med deras. Du måste också höra efter hur de bokade upp dubbelbetalningen från er, och hur / mot vilka fakturor som de kvittar / har kvittat detta. Du får då en mall av dem, som kan bringa klarhet i allt.

Sen måste man också beakta att hur duktig man än må vara, så kan man ibland få hjärnsläpp och göra fel. Det betyder att din företrädare kanske har gjort fel trots kunskap och erfarenhet. Men vet aldrig. Man gör inte fel enbart av kunskapsbrist utan ibland så vänder man runt allt fel på grund av yttre omständigheter.

Börja med att kontakta dem och hör efter hur det ser ut i deras kundreskontra. Det hjälper dig en bra bit på vägen. Skriv ut deras kundreskontra och skriv sedan ut din reskontra. Lägg papperen bredvid varandra. Det som är lika på bägge bladen, stryker du över. Sedan blir det en eller flera poster över på din sida. De är fel och måste vändas bort med ny internkredit eller -debet.

Lycka till!

Mvh Lena

[Fd medlem]

Tack igen för ditt svar. Jag har varit i kontakt med leverantören samt tidigare ekonomikonsult. Hon minns ju inte riktigt varför det var bokfört som det är men hon försökte hjälpa till. Så jag hoppas jag lyckas ordna detta snart 🙂 Håll tummarna 😄

[LW -60]

Jag håller tummarna!
Lycka till!!