Bokföra obetald faktura över årsskiftet - eEkonomi

[Fd medlem]

Bakgrund. Mitt handelsbolag (som bokför med kontantmetoden) förnyade en prenumeration precis innan verksamhetsåets slut, och fick då en faktura som inte hann betalas förrän 2017.

På vår begäran fakturade företaget i fråga oss för tre år (alltså för 2017, 2018 och 2019) på en och samma gång, i form av en klumpsumma.

Fråga. Hur hanterar vi detta i bokföringen? Ska man se det som att fakturan hör till kommande verksamhet, eller ska den bokföras som någon slags leverantörskuld (konto 2440?) för år 2016?

Och vidare: Ska fakturan delas upp något sätt i och med att den hör ihop med flera olika verksamhetsår? Hur gör man i så fall det? Det handlar om en väldigt liten summa, så det känns lite onödigt att ge sig på periodiseringar (eller vad man nu kallar detta?), men lagen kanske kräver det ändå?

[Fd medlem]

Hej Oskar, och tack för en tydligt ställd fråga!

K2-reglerna som programmet har stöd för, säger att en utgift under 5 000 kronor inte behöver periodiseras. Så i detta fallet behöver du inte göra någonting mer än att ta upp fakturan som vanligt när den kommer, och betala den vid ett senare tillfälle. I ditt exempel skapar du bara fakturan på 2016, och betalar den sedan på 2017. Den kommer då att tas upp i 2016 års resultat eftersom kontantmetoden frångås vid ett årsskifte, och de obetalda fakturorna som ligger i programmet automatiks bokas upp i din bokföring.

Vill du istället ha resultatpåverkan på 2017 så får du utföra en periodisering på kostnadsraden, inne på fakturan. Lägg den då en månad framåt, så kommer programmet automatiskt att boka om kostnaden dit istället.

/Karl

[Fd medlem]

Eftersom vi enbart har bokföringsdelen av eEkonomi (ledsen att jag inte nämnde det!) så kommer det här inte skötas automatiskt, utan jag måste själv göra konteringarna. Och jag är inte helt säker på vad jag bör göra. Som jag förstår det så bokför man det i två steg: först en gång i 2016 års bokföring, och sedan en gång till när fakturan väl betalas 2017.

Om jag skulle gissa motsvarar det följande konteringar (fakturan med fakturadatum 2016-12-29 var på $26,85 USD och kom från Förenta Staterna, och motsvarade 249,22 SEK när vi betalade den 2017-01-02). Är jag på rätt spår, eller ute och cyklar? 

[Fd medlem]

Okej. Nej, då bokas inga fakturor upp i bokföringen med automatik såklart, eftersom inga fakturor finns registrerade. Då är det helt och håller manuellt hantering som gäller, precis som du säger. Du tänker helt rätt här, men jag har två små inflikningar.

- Man brukar bokföra fakturan den sista dagen i förra årets räkenskapsår, inte på fakturadatumet. Så sätt datumet till 2016-12-31 istället.

- Man brukar också ta upp en valutadifferens då kursen den sista december inte är densamma som på betaldatumet den 2:a januari. D v s om man är riktigt noga så ska verifikationen som bokas upp den sista december vara på kursen som var på just det datumet. Det kommer då vara ett annat belopp som bokas upp än just de 249,22 kronorna som sedan betalas. När betalningsverifikationen sedan bokas, så bokför man mycket riktigt att man har fått in 249,22 kronor på företagskontot. Motkonteringer görs mot 2440 där samma belopp bokas bort som tidigare registrerades på det i uppbokningsverifikationen. Mellanskillnaden tas upp på kontot 3750 som en valutadifferens. 

Hänger du med?

/Karl

[Fd medlem]

Tack Karl! Två följdfrågor:

(1) Hur vet jag vad värdet var vid fakturadatumet? 

(2) Gällande var mellanskillnaden ska bokföras: är det verkligen fråga om en öresdiffererns, och menar du egentligen 3740? I min kontoplan stå 3750 för punktskatter. Ett alternativ jag själv funderade på var 7960 (Valutakursförluster på fordringar och skulder av rörelsekaraktär), men det är kanske alldeles fel?

[Fd medlem]

1. Kolla det aktuella datumets valutakurs på valfri sida, t ex valuta.se. Det är alltså kursen den 31e december som är aktuell vid uppbokningen.

2. Ser att jag förvirrat till det något i mitt inlägg ovan. De kontona som ska användas är 3960 om det är en valutakursvinst samt 7960 om det är en valutakursförlust, och ingenting annat!

/Karl