Faktura som är betald två gånger

[Elisabet Halin]

Hur bokför jag en faktura som är betald två gånger? Både själva fakturan och betalningspåminnelsen.

Alltså, pengar har dragits från bankkontot både i oktober och december. 

Även om det som betalats för mycket betalas tillbaka nu i januari så måste de ju bokföras på något sätt i december och hanteras i bokslutet.

Detta gäller AB och kontantmetoden.

Som vanligt tacksam för svar!

Elisabet

[Joachim E]

Hej

Om du vet att du kommer få pengarna återbetalda så kan du lägga originalfakturans betalning mot konto 1684 kortfristiga fordringar hos leverantörer.
Då påverkas inte resultat i 2024 och du får med dig en ingående balans på 1684 in i 2025

När sedan summan återbetalats så bokförs den mot 1684 för att reglera din fodran på leverantören.

/Joachim

[Elisabet Halin]

Hej!

OK! Men varför originalfakturan? Kan jag inte lägga betalningspåminnelsens betalning på konto 1684?

Där ingår dessutom påminnelseavgift så beloppet är inte detsamma. 

Ska man då sätta allt på konto 1684? Påminnelsavgiften också? 

Och hur gör man med momsen?

Elisabet

[Joachim E]

Hej

Du använder originalfakturan för att påminnelsen har en påminnelseavgift på sig.

Så bokför originalfakturan mot 1684 och sedan återbetalningen även den mot 1684.

Fakturan med påminnelseavgift bokför du något liknande detta. Jatg vet inte vad det rör sig om för kostnad så tar förbrukningsmaterial som konto i mitt exempel.

1930 Kredit (Totalt Betalat belopp)
5460 Debet (nettobelopppet på inköpet)
6991 Debet (Påminnelseavgiften)
2641 Debet (Momsen)

/Joachim

[Elisabet Halin]

OK. Men ...

Om man får tillbaka hela beloppet på påminnelsefakturan då? Inklusive påminnelseavgiften?

OCH, originalfakturan är ju redan bokförd och klar. Då måste man ånga matchningen på den och bokföra om. Blir många extra verifikationer. Därför tänker jag att det är enklare att sätta fakturan med påminnelseavgift på 1684. Förutsatt att man får tillbaka pengarna även på den förstås. 

Är det OK?

Elisabet

[Joachim E]

Hej

Uppfattade frågan om ingen av fakturorna var bokförda.

Det är ok att göra det med påminnelsefakturan också men beroende på om du får tillbaka även påminnelseavgiften eller inte så skall det hanteras på olika sätt.

Får du tillbaka även påminnelseavgiften så kan allt bokföras mot 1684

Får du inte tillbaka påminnelseavgiften så måste fakturan först bokföras så här visar med ett exempel på ett totalt belopp på 1 000 kr där 50 kr var påminnelseavgift.

Fakturan bokförs då på detta sätt. 

Sen bokför du återbetalningen på 950 kr mot 1684. 

Viktigt att 1684 blir noll efter att allt är klart.

/Joachim

[Elisabet Halin]

OK! Då vet jag!

Momsen bryr man sig alltså inte om när det gäller den felaktiga betalningen?

Och bara så att jag förstått det rätt, den dubbla betalningen skedde ju 2024 men pengarna kommer att  betalas tillbaka 2025. Så den dubbla betalningen kommer ju med i bokslutet. Men om man bokför den som du skriver (konto 1684) så påverkar det alltså inte resultatet?

Elisabet

[Joachim E · Accepted solution]

Hej

Det skall inte redovisas någon moms mer en eventuellt på påminnelseavgiften om den var momsbelagd.

Det kommer ligga en fordan med i bokslutet på 1684 men den påverkar inte resultatet. 
Den fordran förs sedan över med de ingåene balanserna till 2025 då du nollar den genom att bokföra återbetalningen mot 1684

/Joachim

[Elisabet Halin]

Hej igen!

Perfekt! Då tror jag att jag har det hela klart för mig!

Tack snälla för snabb hjälp och bra svar!

Elisabet