Hur mycket underlag i pappersform måste man ha? - eEkonomi

[Fd medlem]

Hej! Tänkte kolla av lite hur ni andra jobbar för att minska lite på arbetsrutiner och alla papper. Använder eEkonomi och har funderat på om man kan minska lite på alla utskrifter och högar av papper... Vi använder filöverföring från Handelsbanken så jag behöver bara komplettera lite då och då på bankhändelser när inbetalande kunder inte skrivit korrekt OCR. Så snart en faktura skapas i eEkonomi skrivs den ut och sätts i en pärm som obetald kundfaktura. När månaden är slut skrivs banklistan ut där respektive dags totala in och utbetalningar framgår jämte kontots saldo. Utöver banklistan skriver jag ut kvitto från Handelsbanken som visar varje enskild utbetalning för att styrka var pengarna gått. Inbetalningar skrivs också ut från Bankgirot via Handelsbanken där varje enskild inbetalare framgår.
När bankhändelser stäms av plockas respektive pappersfaktura fram ur en pärm där verifikationsnummer och datum skrivs med bläckpenna och samma gäller leverantörsfakturor som sedan buntas ihop i ny pärm som betalda och bokförda.
Det blir en hel del papper, vilket knappast är något jag lastar Visma för -absolut inte. Men jag tänkte kasta ut frågan här om jag kan minska något på alla papper. Måste man exempelvis ha varje enskild inbetalning utskriven på en lista på flera sidor från Bankgirot varje dag, eller räcker det med att dagens totala belopp för inbetalning framgår i månadens banklista. Vid en kontroll skulle ju SKV lätt kunna se att kontosaldo i bokföringsprogrammet stämmer med banklistan dag för dag. Eller måste de även kunna se på "detaljnivå" även varje inbetalning?

Eftersom alla kundfakturor skapas i Visma finns de ju elektroniskt där även verifikationsnummer framgår - måste man ändå skriva ut och ha allt i pappersform?

Jag undrar bara lite om jag sitter och överjobbar lite med alla papper?

Tack på förhand för svar!

[Fd medlem]

Hej Jimmy!

En bra fråga som absolut bör öppnas upp för diskussion. Ju mindre administrativt arbete desto bättre givetvis, och det ser ut som du gör en hel del onödigt arbete i dagsläget.

Det enda underlaget som du egentligen faktiskt behöver i pappersform (eller snarare i dess originalform som du fått dem) är dina leverantörsfakturor. Övrigt underlag räcker som digitalt. Har du mottagit leverantörsfakturorna digitalt, t ex som e-faktura eller per mejl, ska de arkiveras i den formen - d v s digitalt. Bokföringslagen säger att du ska spara ditt underlag i dess originalform i tre år innan de får sparas om. Totalt sätt måste underlaget sparas i 7 år.

Det är dock lite olika hur man arbetar med detta, t ex i sitt samarbete med redovisningskonsulter o s v. Så se över lite hur just ni vill arbeta och samarbeta. Har du ingen redovisningskonsult utan hanterar allting helt själv så är det upp till dig.

Här kan du läsa mer detaljerat om de kraven som finns angående arkivering m m.

Ha en fin helg!

/Karl