Om den anställda betalt för boende och resor mellan kontoret och konferensorten så behöver du inte betala ut traktamente. Du kan ersätta den anställda för de utlägg hen gjort istället. Be att få in alla fakturor- /Kvitton från den anställde. Sumera ihop dessa och betala sedan ut exakt den summa som lagts ut till personen i fråga.
Utbetalningarna som du gör bokför du sedan mot till exempel 5800 resekostnader och 2641 ingående moms.
Traktramente dvs ersättning för ökade levnadsomkostnader till samtliga anställda brukar normalt sett inte betalas ut vid konferensresor.
Parkeringskostnaden lägger du in på 5800 resekostnader. Maten skall bokföras som intern representation.
Du behöver först räkna ut hur fördelningen mellan ej avdragsgill intern representation och moms blir på maten. Det kan du göra via denna länk från skatteverket.
Kostnadens om blir ej avdragsgill bofkrö du sedan på konto 7632 Personalrepresentation, ej avdragsgill och den avdragsgilla momsen lägger du in på konto 2641 ingående moms.
Bra att känna till att det enbart är moms på belopp upp till 300 kr per person som är avdragsgill.
Det spelar egentligen inte någon roll om du väljer att göra en separat utbetalning eller om du gör det i samband med lönen. Kan dock vara enklare att bokföra om det sker i en separat utbetalning. Då vet du att hela den utbetalda summan skall bokföras på ett speciellt sätt och behöver inte blanda in några lönekonton.
På utlägg behöver du inte betala någon arbetsgivaravgift. Det är enbart ersättning för att man lagt ut privata redan skattade pengar så det slipper man skatt på som tur är.
