Hej,    För tillfället går det inte att radera en kundgrupp under Inställningar - Kundgrupper då det inte händer något när du klickar på Ta bort.    Vi undersöker detta och återkopplar i tråden när en lösning är på plats.    /Jenny ... Visa mer

Vill du få Vår referens vald när du skapar en faktura utifrån vilken användare det är som är inloggad?   För att det ska funka måste företaget vara aktiverat för behörighetskontroll som du hittar under Arkiv - Användare - Användare.    När det är gjort går du in under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Referens/Attest, och här finns kolumnen Inloggad användare. Se till att Vår referens är ibockad för det namn som det ska gälla för och fyll i vilken användare det ska vara.      Detta styr vilken användare som föreslås som referens: Finns det en säljare på kunden kommer den att föreslås som Vår referens när du skapar ett dokument.  Om det inte finns någon säljare inlagd på kunden, väljer programmet den som har en signatur i kolumnen Inloggad användare under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Referens/Attest. Den måste också ha en markering för Vår referens. Finns det ingen säljare inlagd på kunden, ingen signatur i kolumnen Inloggad användare och/eller ingen markering i Vår referens väljer programmet den som finns under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Försäljning och fliken Dokumenttexter.    Om du alltid vill att Vår referens ska hämtas utifrån den inloggade användaren ska du också markera rutan för Använd inloggad användare på faktura, order, avtal och/eller offert. Denna inställningen hittar du också under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Referens/Attest.   Du behöver se till att det inte ligger någon säljare inlagd på dina kunder. Enklast är att du massuppdaterar fältet Säljare och väljer att fältet ska vara blankt i kolumnen Nytt värde. Läs mer om hur du massuppdaterar i vårt hjälpavsnitt.      När du uppdaterat posterna så är det den inloggade användaren som styr vilken referens som väljs i fortsättningen.    Vill du att programmet väljer Säljare utifrån den inloggade användaren, så fungerar det lika bra och då markerar du kolumnen Säljare i företagsinställningarna.    Det här tipsets innehåll har verifierats och uppdaterats av Visma Spcs 23-04-24. ... Visa mer

Ett problem som kan uppstå när du gör en prisinläsning är att alla artiklar inte läses in. Det du behöver kontrollera då är om det har smugit sig in otillåtna tecken som gör att prisinläsningen inte blir fullständig.    Det du behöver göra då är följande.   1. Öppna prisfilen i Anteckningar, det är enklast att använda txt-filen och göra justeringarna i den. Enklast att hitta det otillåtna tecknet är att titta på nästa nummer som inte blivit inläst så ser du vilket tecken det handlar om. Du kan välja Redigera - och Sök om du vill söka efter artikelnumret .      2. Kopiera tecknet genom att markera tecknet och högerklicka och kopiera.   3. Välj Redigera - och Ersätt.     4. Högerklicka i fältet Sök efter och klistra in så du får in tecknet. I fältet Ersätt med ska det vara tomt.     5. Välj Ersätt alla så kommer alla otillåtna tecken att ersättas av ett blanksteg.   6. Välj Arkiv-Spara.   Nu kan du prova att läsa in filen på nytt i programmet.  ... Visa mer

Behöver jag lagra all information och hur ska den lagras i så fall? Är det jag som är ansvarig för att lagringen sker på ett korrekt sätt? Hur länge behöver jag spara det där kvittot?    De nordiska länderna har via Nordic Smart Government gått ihop för att bli så digitala som möjligt. Genom de här tipsen hoppas jag att du får insikt i vad du kan göra gällande lagring av information i ditt företag och påbörjar resan för att arbeta på det smartaste sättet i ditt program.    Vad behöver du lagra och hur ska informationen lagras? Räkenskapsinformation som t ex verifikationer, kvitton och fakturor ska lagras i 7 år efter att räkenskapsåret avslutats. Om du byter form på underlaget så ska originalet sparas i 3 år medan kopian ska sparas i 7 år.  Läs mer i hjälpavsnittet Räkenskapsinformation - vad behöver du lagra och hur?  Hur fungerar lagringen av information i mitt program? Den räkenskapsinformation som du ska spara behöver inte vara i pappersformat utan går bra även i digital form.  Läs mer i hjälpavsnittet om hur du på det smartaste och mest digitala sättet lagrar informationen du behöver -  Lagring av information i Visma Administration 2000 ... Visa mer

Vill ha hjälp med att få in betalningar för förfallna fakturor? Då tycker jag att du ska läsa det här inlägget där jag ska förklara hur Visma AutoCollect fungerar.    Visma AutoCollect är en tjänst du kan använda tillsammans med Visma Administration och du skickar dina förfallna fakturor vidare till Visma Amili som sköter kravhanteringen. Du får hjälp att driva in förfallna fakturor och dröjsmålsräntor genom att bara använda några knapptryck. Det fungerar med både vanliga fakturor, avtalsfakturor, samlingsfakturor och räntefakturor. När det gäller fakturor med skattereduktion är det hela fakturans belopp som kommer att skickas vidare och inte enbart kundens del.    Vad kostar det? Om du har ett momsregistrerat företag kostar det inget att ansluta till tjänsten och inte heller för att skicka påminnelse och inkassokrav. Kostnaden för påminnelse och inkassokrav betalas av din kund och tillfaller Visma Amili när allt du ska få utbetalt är klart. För att det ska blir korrekt med momsen kommer du som beställt uppdraget få en faktura på momsen gällande påminnelseavgifterna som du sen kan kvitta mot din utgående moms. Behöver du skicka ärendet vidare till Kronofogden tillkommer en avgift men den får du tillbaka om kunden betalar sin skuld.  För information om Priser och villkor hittar du det under Vanliga frågor Så här hanterar du påminnelser i Visma Administration.    Hur kommer jag igång? Hur du aktiverar tjänsten samt vilka inställningar du behöver göra kan du läsa om i Aktivera dina internettjänster under avsnittet Visma AutoCollect samt i avsnittet Gör inställningar för AutoCollect. Själva programdelen hittar du under Betalningar - AutoCollect.   Hur skapar jag ett uppdrag till AutoCollect Gå in under  Betalningar - AutoCollect och fliken Skapa uppdrag.  Här visas dina svenska fakturor med SEK som valuta och som är förfallna och följer de inställningar du har gjort, som är möjliga att skicka till Visma AutoCollect och vidare till Amili.    För att kunna skicka en faktura vidare behöver den ha en förklaring till vad fakturan innehåller. Det gör du genom att fylla i kolumnen Fakturainnehåll. Vill du att programmet ska föreslå ett fakturainnehåll lägger du in det i företagsinställningarna. När du är redo markerar du de fakturor du vill skicka vidare och väljer kommandot Skicka uppdrag.  Fakturan flyttas då över till fliken Pågående uppdrag istället.    Pågående uppdrag Här kommer du se dina pågående uppdrag och det är här du följer vilken status de olika uppdragen har. Klickar du på i får du mer information om var i processen ditt uppdrag är och du kan läsa mer om det i AutoCollect, fliken pågående uppdrag och under Fältförklaringar. Du kan även bevilja anstånd med betalningen, skicka ett ärende vidare till bevakning eller Kronofogden. Vill du inte fortsätta med ett uppdrag kan du återkalla det istället.    Avslutade uppdrag När ett uppdrag är avslutat flyttas det vidare till fliken Avslutade uppdrag och anledningen till att det avslutats ser du i kolumnen Status. Om en kund har betalat fakturan kommer statusen bli Slutbetald och fakturan får automatiskt betalrader.  Det finns en rad olika statusar som du kan läsa mer om i AutoCollect, fliken Avslutade uppdrag och under Fältförklaringar.  Det finns ett par scenarion beroende på om kunden betalar till Visma Amili eller direkt till dig som företag.    Betalning till Visma Amili  Beloppet kommer automatiskt att sättas in på ditt konto, det du valt i företagsinställningarna, och programmet skapar en betalning på fakturan. Är det hela fakturan som har blivit betald ändras statusen till Slutbetald och flyttas till Avslutade uppdrag. Sedan kommer Amili att skicka en faktura till dig för avgiften av bevakningsuppdraget. Läs mer i Registera ett slutbetalt bevakningsuppdrag.    Betalning direkt till dig  Du gör en vanlig direktbetalning på fakturan som kommer synkas över till Visma Autocollect och Amili får informationen om att fakturan är betald. I efterhand får du en faktura för avgiften av bevakningsuppdraget. Läs mer i Registera ett slutbetalt bevakningsuppdrag.    Juridiska tjänster Kanske din kund bestrider fakturan och du vill fortsätta arbetet för att få dina pengar till företaget? Normalt avslutas ärendet om din kund bestrider fakturan men Visma Amili hjälper dig gärna vidare även med juridiska tjänster.    Vill du veta mer om det här området kan du läsa om det på vår sida Hantera påminnelser, inkasso i Visma Autocollect.  ... Visa mer

I Visma Administration har du möjlighet att göra en rad olika malländringar för att få en anpassad dokumentmall för just dina behov.    Några av de vanligaste malländringarna som görs är:  Lägga in företagets logotyp, du vill ha in företagets logotyp istället för företagets namn. Flytta befintliga objekt, t ex om du vill ha en annan placering av befintlig information´. Lägga till nya objekt, t ex om du saknar information som du vill ska synas på fakturan.  Bredda objekt, t ex om artikelbenämning behöver mer utrymme på fakturan.  Ändra text på befintligt fält,  t ex ändra från Faktura till Proformafaktura   Vill du göra fler ändringar i din dokumentmall rekommenderar jag att du kollar in vårt hjälpavsnitt Gör malländringar där vi har samlat de enkla ändringarna du kan göra själv.  Är det stora och många ändringar har vi även våra partners du kan vända dig till för att få en skräddarsydd dokumentmall. Kontaktuppgifter till våra partners hittar du här.    Behöver du hjälp med att leta rätt på vilket hjälpavsnitt du ska använda är du välkommen att kontakta oss på supporten.    Det här tipsets innehåll har verifierats och uppdaterats av Visma Spcs 22-05-04 ... Visa mer

Ibland händer det oundvikliga, en leverantörsfaktura blir fel och du behöver rätta den. Jag har samlat de olika problem du kan mötas av och hur du justerar det på rätt sätt.    För att veta vilken lösning som passar ditt problem behöver du först kolla om fakturan är journalförd eller betald. Om din faktura är journalförd eller inte ser du genom att gå in på fliken 6. Spårning. Har du information i rutorna Vernr eller Journalnr är journalen utskriven och fakturan bokförd.      För att se om det finns en betalning på fakturan och om den är journalförd går du istället till fliken 5. Betalningar. Finns det ett verifikationsnummer eller journalnummer är betalningen journalförd och du kan inte justera betalningen.     En del ändringar går bra att göra även om fakturan är journalförd eller ej eller om det finns betalning på den. Läs mer om vilka ändringar du kan göra utan att blanda in kreditfakturor i Ändra leverantörsfaktura.  Rätta felaktig faktura som inte är journalförd: Det enklaste scenariot är att du upptäcker felet innan din faktura hunnit journalföras eller betalas och då gör du följande steg:  Gå till Inköp - Leverantörsfakturor och gå in på den berörda fakturan.  Gör de ändringar som krävs och vill du ta bort den helt väljer du alternativet Makulera. Är det fakturatyp eller leverantören som har blivit fel går det bra att ändra så länge det inte finns något värde i rutan Mallvärde och/eller några konteringsrader. Du tömmer totalen och momsen genom att ange 0 i fälten och sedan klickar Enter. Övriga rader kan du radera med Soptunnan. Vill du spara fakturan och använda samma löpnummer vid ett senare tillfälle kan du istället ta bort markeringen i Attesterad. Då kommer den inte komma med i en leverantörsfakturajournal och du kan återkomma till den senare.  Rätta felaktig faktura som är journalförd men inte betald: Om din faktura har blivit journalförd men saknar betalning så gör du följande:  Gå till Inköp - Leverantörsfakturor och antingen markera fakturan eller dubbelklicka på den.  Välj Ny - Kreditfaktura eller Skapa kreditfaktura. I nästa ruta som dyker upp ser du vilken faktura det är du vill kreditera och du får ett par olika val, kreditera hela fakturan, kopiera endast leverantörsuppgifter och skapa kredit utan ursprungsfaktura. Välj alternativet kreditera hela fakturan. Kreditfakturan får automatiskt dagens datum som fakturadatum, ändra till samma datum som ursprungsfakturan.  Då det inte finns någon betalning på den ursprungliga fakturan kan du kvitta den mot kreditfakturan. Gå till fliken 5. Betalningar och välj Kvitta debet mot kredit. Du behöver ange ett datum för kvittningen och förslagsvis väljer du samma som fakturadatumet.  För att allt ska bli rätt i bokföringen behöver du skriva ut en leverantörsfakturajournal och en utbetalningsjournal.  Skapa en ny korrekt faktura om du behöver det och journalför även den.  Rätta felaktig faktura som har en ej journalförd betalning:  Din faktura är inte journalförd men du behöver ändra betalstatusen till Ej betald för att kunna göra de ändringar du vill.  Dubbelklicka dig in på fakturan under Inköp - Leverantörsfakturor.  Gå till fliken 5. Betalningar och dubbelklicka på betalraden. Du kommer du automatiskt komma till Utbetalningar.  Markera fakturan och Ändra betalstatus och välj Ej Betald.  Gå tillbaka till fakturan och gör de eventuella ändringar som du vill alternativt markera den som makulerad. Det går bra att ändra fakturatyp eller leverantören om det blivit fel så länge det inte finns något värde i rutan Mallvärde och/eller några konteringsrader. Du tömmer totalen och momsen genom att ange 0 i fälten under mallvärde och sedan väljer Enter. Finns det fler konteringsrader raderar du dessa med hjälp av Soptunnan.  Vill du spara fakturan och använda samma löpnummer vid ett senare tillfälle kan du istället ta bort markeringen i Attesterad. Då kommer den inte komma med i en leverantörsfakturajournal och du kan återkomma till den senare.  Rätta felaktig faktura som är journalförd och har en journalförd betalning:  Om din faktura har hunnit bli journalförd och även har en journalförd betalning behöver du göra följande:  Gå till Inköp - Leverantörsfakturor och antingen markera fakturan eller dubbelklicka på den.  Välj Ny - Kreditfaktura eller Skapa kreditfaktura. I nästa ruta som dyker upp ser du vilken faktura det är du vill kreditera och får ett par olika val, kreditera hela fakturan, kopiera endast leverantörsuppgifter och skapa kredit utan ursprungsfaktura. I det här fallet väljer du kreditera hela fakturan.   Kreditfakturan får automatiskt dagens datum som fakturadatum, ändra till samma datum som ursprungsfakturan.  Då det redan finns en betalning på ursprungsfakturan behöver du lägga en betalning även på kreditfakturan. Gå till fliken 5. Betalningar och välj Ändra betalstatus. Välj samma betaldatum och betalsätt som debetfakturan har. För att allt ska bli korrekt i bokföringen så behöver du skriva ut en leverantörsfakturajournal och en utbetalningsjournal.  Skapa en ny korrekt faktura om du behöver det.    Delkreditera en faktura:  Är det en del av fakturans belopp som ska krediteras gör du följande:  Markera eller gå in på fakturan under Inköp - Leverantörsfakturor.  Välj Ny - Skapa kreditfaktura eller Skapa kreditfaktura.  Lägg samma fakturadatum på kreditfakturan som det är på ursprungsfakturan. I rutan Mallvärde ändrar du beloppet samt eventuell moms till det du inte ska betala till leverantören. Gör klart fakturan så att alla fakturarader ser korrekta ut.  Du behöver nu göra en delbetalning på debetfakturan och en betalning på kreditfakturan. Gå till fliken 5. Betalningar och välj Ändra betalstatus på respektive faktura. Tänk på att ange samma betaldatum och betalsätt. När det gäller den ursprungliga fakturan så ändrar du belopp kr så att det blir samma som på krediten.  Skriv ut leverantörsfakturajournal samt utbetalningsjournal så att bokföringen blir korrekt.    Här nedan finns de filmer vi har för att rätta felaktig leverantörsfaktura:  Fel på leverantörsfaktura - och den inte är journalförd Fel på leverantörsfaktura - och den är journalförd men inte betald Delkreditera en leverantörsfaktura Leverantörsfaktura - kreditfakturan är större än debetfakturan   Det här tipsets innehåll har verifierats och uppdaterats av Visma Spcs 22-05-10 ... Visa mer

Har du gjort en kundfaktura som har blivit felaktig? Lugn, i det här inlägget har jag samlat de olika tillvägagångssätt som finns för att rätta till det.    Det första du behöver göra är att kontrollera om fakturan är journalförd eller om det finns en betalning på fakturan som är journalförd. Det gör du genom att gå in på fakturan under Försäljning - Kundfakturor. Om det finns en markering i rutan Journalförd under Status längst ner på fakturan är den journalförd.      Du kan också se det genom att gå in på fliken 4. Spårning och om det finns någon information i rutorna Vernr och Journalnr. Finns det en registrerad betalrad behöver du kolla om det finns ett journal/verifikationsnummer på den eller inte. När det är klart har du koll på förutsättningarna och kan se vilket tillvägagångssätt du ska följa.      En del ändringar går bra att göra även om det finns en betalning eller om fakturan är journalförd eller ej. Läs mer om vilka ändringar det är i Ändra kundfaktura.    Rätta felaktig faktura som inte är journalförd:  Det enklaste är såklart att rätta en faktura som inte har hunnit bli journalförd då du gör följande steg:  Gå till Försäljning - Kundfakturor, dubbelklicka dig in på den.  Ta bort markeringen för utskriven om den har hunnit skrivas ut.  Gör de ändringar som behövs. Om det är fakturatypen som har blivit fel går det att ändra så länge det finns några artikelrader inlagda.  Ska fakturan skickas om till kunden gör du det och annars kan du markera rutan för utskriven manuellt.  Är fakturan inte alls aktuell kan du istället välja att markera rutan Makulerad.    Rätta felaktig faktura där det finns en ej journalförd betalning registrerad:  Om du har en faktura som inte är journalförd men det finns en ej journalförd betalning registrerad behöver du göra följande:  Gå till Försäljning - Kundfakturor, markera den berörda fakturan eller dubbelklicka dig in på den.  Ta bort markeringen för Utskriven om den har hunnit skrivas ut.  Gå till fliken 4. Spårning, markera betalraden och klicka på Soptunnan. När raden är borta går det bra att antingen justera fakturan så att den blir korrekt eller markera den som Makulerad.  Om fakturan ska skickas om till kunden gör du det, annars kan du manuellt bocka i utskriven.  Har inget ändrats som har att göra med betalningen och du vill markera fakturan som betald igen går du tillbaka till flik 4 Spårning. Registrera betalningen genom kommandot Direktbetala.    Rätta felaktig faktura som är journalförd:   Om du däremot har hunnit journalföra fakturan går det inte att ändra eller makulera den, då är alternativet att skapa en kreditfaktura. Gör följande steg:  Gå till Försäljning - Kundfakturor, markera den berörda fakturan eller dubbelklicka dig in på den.  Det finns även två olika kommandon du kan använda dig av, Ny - Kreditfaktura eller Skapa kreditfaktura.  Ska hela fakturan krediteras väljer du alternativet Kreditera hela fakturan. Annars finns även valen Kopiera endast kunduppgifter och Skapa kredit utan utan ursprungsfakturan.  Se till så att kreditfakturan har samma fakturadatum som ursprungsfakturan. Ska fakturan skickas om till kunden gör du det och annars kan du manuellt markera Utskriven.  Då båda fakturorna ligger obetalda kan du använda kommandot Kvitta debet mot kredit och på så vis tar fakturorna ut varandra när det kommer till betalningarna. Välj vilket datum som ska användas. För att allt ska justeras och bli korrekt i bokföringen behöver du skriva ut en fakturajournal samt en inbetalningsjournal.    Rätta felaktig faktura med journalförd betalning: När du har en faktura du vill ändra men där det ligger en journalförd betalning på behöver du också skapa en kreditfaktura för att lösa problemet. Följ dessa steg så ska det lösa sig:  Gå till Försäljning - Kundfakturor, markera den berörda fakturan eller dubbelklicka dig in på den.  Använd kommandot Ny - Kreditfaktura eller Skapa kreditfaktura.  Om hela fakturan ska krediteras är det enklast att välja alternativet Kreditera hela fakturan. Men du har också valen Kopiera endast kunduppgifter och Skapa kredit utan utan ursprungsfakturan.  Kreditfakturan ska ha samma fakturadatum som ursprungsfakturan. Ska kreditfakturan skickas till kunden gör du det och annars kan du manuellt markera Utskriven.  Då ena originalfakturan ligger betald är kommandot Kvitta debet mot kredit utgråat och du behöver istället lägga in en betalning även på kreditfakturan. Det kan vara bra att använda samma betaldatum på kreditfakturan så att de tar ut varandra på ett korrekt sätt i bokföringen.  För att allt ska bli korrekt i bokföringen behöver du skriva ut en fakturajournal samt en inbetalningsjournal.    Delkreditera faktura:  Ibland kanske det inte är hela fakturan som behöver justeras utan du vill kreditera en del av den. Då kommer lösningen för dig här:  Gå till Försäljning - Kundfakturor, markera den berörda fakturan eller dubbelklicka dig in på den.  Du kan använda dig av kommandot Ny - Kreditfaktura eller Skapa kreditfaktura.  Då det är enbart är delar av fakturan som ska krediteras kan du använda alternativet Kreditera hela fakturan alternativt Kopiera endast kunduppgifter. Se till så att kreditfakturan har samma fakturadatum som ursprungsfakturan. Valde du att kreditera hela fakturan behöver du gå in och justera de artikelrader som inte ska vara med på fakturan. När det gäller alternativet att enbart kopiera kunduppgifter behöver du lägga till de artikelrader som ska vara med på fakturan och krediteras. Ska du skicka kreditfakturan till kunden gör du det och annars kan du manuellt markera Utskriven.  I det här fallet kan du inte använda dig av kommandot Kvitta debet mot kredit. Ska fakturorna läggas som betalda behöver du därför lägga en delbetalning på ursprungsfakturan och en betalning på kreditfakturan. Kom ihåg att alltid välja samma datum så att de tar ut varandra på ett korrekt sätt i bokföringen.  Skriv ut en fakturajournal samt en inbetalningsjournal för att få bokföringen korrekt.    Fakturan innehåller skattereduktion för rot/rut eller grön teknik:  Om du har en faktura som innehåller skattereduktion så är det egentligen ingen skillnad mot de tillvägagångssätt jag har beskrivit här ovan. Ett par men finns det såklart:  Kundens betalning är journalförd men ansökan är ej gjord till Skatteverket: Du bör inte kreditera fakturan då du inte kan skicka en kreditfaktura till Skatteverket men om du måste så kan du först betala Skatteverkets del och sedan använda tillvägagångssättet för Kundens betalning är journalförd och ansökan till Skatteverket är redan gjord:  Om fakturan har blivit fel och du redan har hunnit skicka in ansökan till Skatteverket behöver du själv ta kontakt med dem och följa deras riktlinjer.    Här nedan har jag samlat de filmer vi har om hur du rättar felaktig kundfaktura:  Fel på en kundfaktura - och fakturan/betalningen inte är journalförd Fel på en kundfaktura - och fakturan är journalförd Fel på en kundfaktura - fakturan är journalförd och det finns en betalning Fel på en kundfaktura - och du behöver delkreditera den Fel på en kundfaktura med rot/rut/grön teknik - och du behöver kreditera   Det här tipsets innehåll har verifierats och uppdaterats av Visma Spcs 22-05-10 ... Visa mer

Varje år släpper vi minst 2 versioner av administration för att bland annat uppdatera med lagar och regler men även implementera nyheter och förbättringar som ska underlätta ditt dagliga arbete i programmet.    Fördelar med att uppdatera? Lagar och regler är uppdaterade. Nya smarta finesser. Det är den senaste versionen vi supportar enligt våra licensvillkor.  Vår skrivna hjälp utgår från den senaste versionen så förutsättningarna för att få korrekt information är bättre om ditt program är uppdaterat.  Kända fel rättas i våra versioner.   För dig som sitter i en äldre version kan du i vår supporthjälp läsa mer om funktioner du går miste om när du inte uppdaterar via versionsnyheter.    Hur gör jag för att uppdatera? Det finns lite olika sätt att välja på när det kommer till uppdateringen av ditt program.  När du startar ditt program görs det en kontroll om du arbetar med den senaste versionen eller inte. Om det finns en ny version att installera får du i så fall en fråga om du vill uppdatera. Väljer du att vänta med uppdateringen kan du vid ett senare tillfälle gå in under Hjälp - Uppdatera programversion, här visas det information om vilken version du arbetar i, vilken som är den senaste och vad den versionen innehåller. Självklart har du också möjlighet att uppdatera direkt eller bli påmind vid ett senare tillfälle. Glöm inte bort att ta en säkerhetskopia först bara!   Om du får ett felmeddelande när du försöker uppdatera till den senaste versionen inifrån programmet har det med att göra att du måste starta tjänsten BITS innan uppdateringen.  Läs mer i vår vanliga fråga Jag får felmeddelande när jag försöker uppdatera inifrån programmet?   Du kan också gå via Ladda ner/uppdatera på hemsidan. Du behöver inte vara inloggad för att nå den senaste versionen, det räcker med att du väljer den variant av Visma Administration du använder och sedan Jag har avtal.   Läs mer om hur du gör en installation och vad du behöver tänka på i vår skrivna hjälp Installationsanvisning Visma Administration.   Arbetar du däremot i nätverk brukar vi prata om serverinstallation och arbetsplatsinstallation/klientinstallation. Det du behöver tänka på här är att installationen/uppdateringen först ska göras på den datorn som agerar server. När det är gjort fortsätter du med arbetsplatserna.  All information du behöver hittar du också i hjälpavsnittet Installationsanvisning Visma Administration under delarna Nyinstallation - Nyinstallation - Flera användare i nätverk samt Uppdatering till ny version - Uppdatera version - Flera användare i nätverk.    Är du trött på att sköta uppdateringar och säkerhetskopiering av ditt program själv? Vår integrationspartner It-Stöd erbjuder en molntjänst som gör att du slipper detta samt kan nå Administration oavsett var du arbetar så länge du har en internetuppkoppling. Läs mer i forumtråden Använd Visma Administration som en molntjänst - slipp hantera uppdatering och säkerhetskopior. Det här tipsets innehåll har verifierats och uppdaterats av Visma Spcs 23-04-06 ... Visa mer

Vill du ha hjälp med att kontrollera så att din bokföring stämmer i programmet? Då rekommenderar jag att du använder programdelen Avstämningar som du hittar under Bokföring.    Hur ofta bör du göra en avstämning? Det finns inga rätt och fel för hur ofta en avstämning ska göras men det finns fördelar att göra det regelbundet, gärna varje månad. Du kan då vara säker på att din bokföring är korrekt och att du får ut rätt uppgifter för resultat och balansräkningar samt momsrapport. Om du gör avstämningarna regelbundet blir det också enklare att hitta eventuella fel som behöver korrigeras.    Avstämningarna du kan göra är: :  obetalda kundfakturor så att det överensstämmer med kundfordringar i bokföringen obetalda leverantörsfakturor så att det överensstämmer med leverantörsskulder i bokföringen pengarna i kassan så att det överensstämmer med kassasaldot i bokföringen kontoutdrag från banker så att det överensstämmer med bokförda tillgångar och skulder   Vad behöver du göra innan avstämningen? Innan du gör din avstämning behöver du kontrollera så att de kund/leverantörsfakturor och betalningar som ska vara med i avstämningen är klara.    Hur gör jag avstämningen i programmet? När du är redo går du in under Bokföring - Avstämningar. Väljer datum och vilka delar du vill göra avstämningen på. Du kan lägga till eller ta bort konton så att du får med dig de du önskar att stämma av.  Vill du göra avstämning på Övriga konton bockar du för den rutan samt fyller i kontonumret och vilket belopp du ska stämma av med. Beloppet hämtar du själv från ditt konto på banken.    När du valt Stäm av kan du i nästa vy se en lista över delarna du valde tidigare. Där ser du bland annat Bokföringsbelopp, Avstämningsbelopp samt eventuella differenser. Om du dubbelklickar på en rad där det finns en differens får du mer information om vad det kan bero på och vilken verifikation/faktura det handlar om. Orsaken kan du se i kolumnen Infotext och är du osäker på vad det betyder eller vill veta hur du kan åtgärda felet klickar du på frågetecknet på raden. En vanlig anledning till att du får en differens är att du har gjort en manuell verifikation på ett reskontrakonto.  Har du många rader med differenser är ett tips att skriva ut en lista via Utskrift - Avvikelser vid avstämning och bocka av raderna. Vissa belopp kan ta ut varandra och på detta vis kan du enkelt se vilken/vilka differenser som finns kvar som du behöver åtgärda. I huvudet på avstämningen kan du se den totala differensen, kanske är det någon rad som har hela differensen?   Genom att klicka på förstoringsglaset på verifikationen eller fakturan kan du ta en genväg in på verifikationen/fakturan för att kontrollera och göra korrigeringar om det behövs. När du har gjort dina korrigeringar behöver du göra om avstämningen. När det inte finns några differenser kvar är du klar och du har sett till så att din bokföring stämmer.    Här kan du även se ett par filmer som jag rekommenderar:  Automatisk avstämning  Stäm av lager mot bokföringen i Visma Administration 1000/2000 Så funkar momskontrollen i Visma Administration   Det här tipsets innehåll har verifierats och uppdaterats av Visma Spcs 22-05-17 ... Visa mer

Innan du påbörjar en affär med en kund kanske du vill skaffa dig information om hur betalningsförmågan ser ut för att minska risken för kundförluster. När du har ett program hos oss med ett aktivt serviceavtal ingår Visma Kreditupplysning.    Den informationen du får fram via tjänsten kommer från kreditupplysningsföretaget Bisnode AB. Via Visma Kreditupplysning kan du göra följande:   Anmärkningskontroll, innebär att du får information om din kund/leverantör har betalningsanmärkningar eller en skuld hos Kronofogden. När du har gjort en anmärkningskontroll rekommenderar vi att du skriver ut informationen du får då den försvinner om du väljer OK. Har du inte sparat informationen behöver du göra en ny kontroll för att se det igen.    Kreditupplysning, du får samma information som vid en anmärkningskontroll men du får också ta del av kundens/leverantörens inkomst/omsättning, förmögenhet, bokslutsrapport, limit och rating. Informationen behöver du skriva ut om du vill spara den. För privatpersoner får man endast information om den sammanräknade inkomsten och inte den taxerade tjänsteinkomsten. Detta efter en ändring vad som offentliggörs från Skatteverket, från inkomstår 2023.   Bevaka ett företag, om du har gjort en kreditupplysning på ett företag så kan du välja att bevaka företaget. Du får ett bevakningsmejl om det är någon uppgift som ändras och för att se ändringen gör du en ny kreditupplysning. Bevakningen av företaget ligger kvar tills du själv väljer att avsluta den.    På vilka av mina kunder kan jag använda Visma Kreditupplysning? I Administration kan du ta en kreditupplysning på aktiebolag.  Nytt från version 2023.2 är att du nu kan ta kreditupplysning på privatpersoner, enskild firma, handelsbolag och kommanditbolag. I dessa fall verifierar du dig med BankID.   I Visma Kreditupplysning som är ett fristående gränssnitt när du loggar in på vår hemsida. Där kan du också ta en kreditupplysning eller anmärkningskontroll på handelsbolag, kommanditbolag, enskild firma eller på en privatperson och du behöver även här logga in med BankID för att vi ska veta vem det är som tar upplysningen. Prisuppgifterna för att använda tjänsten hittar du på vår hemsida för Visma Kreditupplysning.   När du skapar en inloggning till vismaspcs.se aktiveras Visma Kreditupplysning med automatik och första gången du ska använda kreditupplysning behöver du godkänna våra villkor. Om det är flera användare som ska använda Visma Kreditupplysning är det administratören för företaget som ska logga in på vismaspcs.se, klicka på företagsnamnet längst upp till höger och välja Användare. Välj den aktuella användaren och bocka i Visma Kreditupplysning under Kompletterande tjänster.    Du kan använda tjänsten fristående eller direkt från ditt ekonomiprogram. Arbetar du direkt i Visma Kreditupplysning kan du som är administratör se all historik för användarna samt rensa i historiken om det behövs. Vill du veta mer om hur du arbetar fristående kan du läsa mer om det i den skrivna hjälpen för Visma Kreditupplysning.    Nu tänkte jag fokusera på hur du kan arbeta med kreditupplysning inifrån Administration istället. För att det ska gå så smidigt som möjligt behöver du göra ett par inställningar i programmet. Under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mina tjänster lägger du in dina inloggningsuppgifter till vismaspcs.se då är du automatiskt inloggad och har tillgång till kreditupplysning direkt när du öppnar Administration.    Du behöver också göra inställningar under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mina tjänster - Visma Kreditupplysning. Du kan ställa in om/när du vill få en fråga om kreditupplysning vid registrering av en order eller faktura men också om du vill få information om en kund överskrider sin kreditgräns.      Kommandot Kreditupplysning når du från kundregistret och leverantörsregistret samt när du skapar en beställning, offert eller faktura.       Använd vår skrivna hjälp för att få en stegvis guidning över hur du gör en kreditupplysning. Där kan du också få hjälp med att göra en anmärkningskontroll samt skapa en bevakning.    Innehållet i detta tips är verifierat 24-04-19 av Visma Spcs ... Visa mer

Ingående balanser är de saldon som du har på dina balanskonton vid bokföringsårets början. Dessa uppgifter kommer från vad kontona hade för värde vid föregående års slut, det vill säga de utgående balanserna.   När du skapar ett nytt bokföringsår i Visma Administration förs de ingående balanserna över med automatik. Hur blir det om du gör någon ändring i det gamla året? Du behöver inte längre tänka på att uppdatera de ingående balanserna manuellt när en förändring skett på det gamla bokföringsåret för det sker med automatik. Du hittar inställningen under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Bokföring, fliken Grunduppgifter och Överför UB till IB automatiskt. Funktionen går att stänga av om du vill fortsätta med att uppdatera de ingående balanserna manuellt.   Vill du ange de ingående balanserna manuellt kan du självklart göra det och även det görs under Bokföring - Ingående balans. Men istället för att använda Överför UB från föregående år knappar du själv in siffrorna på respektive konto. Du registrerar allt som ska läggas in i Debet utan minustecken och allt som ska läggas i Kredit med minustecken. När alla de ingående balanserna är inlagda ska summan för företaget totalt vara noll.    Vill du spara ner vyn du ser under Bokföring - Ingående balans väljer du att högerklicka på tabellen och Kopiera/Exportera tabellinnehåll och sedan tar du Exportera till fil. Här kan du också ta bort någon kolumn om den inte är relevant för just ditt företag.    Det här tipsets innehåll har verifierats och uppdaterats av Visma Spcs 23-01-02 ... Visa mer

I Visma Administration kan du arbeta med attest av leverantörsfakturor på en grundläggande nivå. Här går vi igenom dels hur du arbetar med attestering direkt i Administration, men även tips på hur du kan arbeta om du har större behov av attestering på fler nivåer.   För dig som inte arbetar med attest: Arbetar du inte alls med attest finns det en inställning som underlättar genom att alla registrerade leverantörsfakturor automatiskt blir markerade som attesterade. Du hittar den under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Inköp: Unställningen gör att du inte behöver markera manuellt i Attesterad på leverantörsfakturorna om du ändå inte arbetar med attest i ditt företag.   För dig som arbetar med enklare attestering av leverantörsfakturor: I Visma Administration sker attestering i ett steg. Du kan alltså endast styra om fakturan ska vara attesterad eller inte. Du markerar detta längst ned på fakturan:   På leverantörsfakturorna kan du ange vem som är attestansvarig i fältet Attest: Som standard hämtas den person som är inlagd som attestansvarig under Arkiv - Inställningar- Företagsinställningar - Inköp.    Vill du ändra attest på fakturan kan du välja en annan person i listan här. Du kan enkelt lägga upp nya attestansvariga via Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Referens/ Attest. Det är då viktigt att personen är markerad för just Attest: Det är bra att ha rätt namn för attest inlagd på respektive faktura, på så sätt har du koll på vem som ska attestera.   Jag vill även tipsa rapporten som gör det enklare när du går igenom dina ej attesterade leverantörsfakturor. Rapporten heter Attestrapport och du kan ladda ner den från vår hjälp: Rapporter för nedladdning. Du hittar rapporten under rubriken Ej attesterade leverantörsfakturor där du även ser instruktioner för hur du läser in den till programmet. Rapporten visar de leverantörsfakturor som ännu inte är attesterade samt vem som är attestansvarig för dessa. Självklart kan du göra urval på rapporten om du endast vill se leverantörsfakturor som har en specifik person som attestansvarig.    För dig som har behov av utökade attestmöjligheter: Vi samarbetar med Rillion One som har en tjänst för scanning, tolkning och attest via Rillion One Invoice. En integration från Rillion One till Visma Administration kan därför vara en lösning för dig som har större behov av attest än den hantering som finns i Administration idag. Låter detta intressant? Läs mer samt se en kort film om tjänsten via vår hemsida!   Det här tipsets innehåll har verifierats och uppdaterats av Visma Spcs 23-01-30 ... Visa mer