Hantera e-fakturor och underlag i Visma Administration

[Jenny Sjöström Sannéus]

I det här inlägget vill jag berätta mer om programdelen för att hantera dina e-fakturor och underlag från Visma Scanner - nämligen Inläsning underlag. Vi vill att du ska arbeta med hanteringen av e-fakturor och underlag från ett och samma ställe, på så sätt får du en bättre överblick över dina underlag.

När det finns en e-faktura att hantera får du information om det via notifieringar i sidopanelen till höger samt längst upp i leverantörsfakturalistan genom en gul informationslist. 

 

 

När det gäller underlag från Visma Scanner får du information via informationslisten under Bokföring - Verifikationer eller Inköp - Leverantörsfakturor, beroende på om det är ett kvitto eller faktura. 

 

Klickar du på Visa kommer du in i den delen Inläsning underlag. 

Här inne ser du alla dina e-fakturor och underlag som är ohanterade och kan läsas in för att bli en leverantörsfaktura eller verifikation. 

Det finns 3 olika statusar ett underlag kan ha:

Rött kryss: underlaget behöver åtgärdas för att kunna läsas in.

Gul triangel: innebär att det finns åtgärder att göra, men en varning är inget som stoppar möjligheten att läsa in underlaget och skapa leverantörsfaktura/verifikation. Det som inte åtgärdas här, kan istället åtgärdas på den skapade leverantörsfakturan/verifikationen.

Grön bock: innebär att det inte finns något att åtgärda och underlaget går att läsa in.

När du markerar ett underlag i listan så kommer du även se underlaget till höger i programmet och kan kolla på det samtidigt som du kompletterar med eventuella uppgifter. Klickar du på det så kommer det också öppnas upp antingen i ett bildprogram eller som en pdf.

 

I Inläsning underlag kan du göra följande ändringar: 

• Välja/byta leverantör
• Lägga till verifikationstext
• Ändra underlagstyp (leverantörsfaktura eller verifikation)
• Byta fakturadatum/betaldatum
• Göra klart konteringen av bokföringskonton. Antingen via konteringsmall eller att manuellt plocka kontona. 
• Kolla på underlaget

När du läser in dina markerade underlag kommer leverantörsfakturor och verifikationer att skapas med automatik utifrån uppgifterna du lagt in. Vill du att din leverantörsfaktura ska vara helt klar så bocka även i Markera inläst leverantörsfaktura som attesterad under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Inköp så blir den även attesterad vid inläsningen.

Kika också gärna på våra filmer Inställningar för att ta emot e-fakturor och Läs in e-fakturor.

Det här tipsets innehåll har verifierats och uppdaterats av Visma Spcs 24-04-22

[AlexanderJM]

Hej,

vi uppskattar verkligen den här förbättringen. Vi har dock stött på en bugg. Vid inläsning av scannade fakturor så läses inte bangiro/plusgiro in på fakturan under betalning. Detta sker även fast det är redan befintliga leverantörer där bankgironummer är angivet på leverantören.

[Fd medlem]

Hej!

Har redan anmält en bugg att underlagen försvinner efter dem har lästs in vi telefon men lämnar en anmälan här också då jag nu har testat på två leverantörer med samma resultat som jag lovade supporten första gången så det inte bara var en inställning på just den leverantören.

Fakturorna dyker upp i modulen "Inläsning Underlag" och jag kan se och öppna Leverantörsfakturan och sedan läsa in den till "lev faktura modulen utan problem.

Dock när den väl har lästs in raderas underlagen utav någon okänd anledning. Mycket oroande då jag måste spara fakturorna och tvingas nu manuellt ladda hem alla fakturor och länka till dem manuellt vilket är störande.

På nedan bild ser Ni hur det ser ut efter inläsning. Programmet tror att det finns ett underlag då knappen är tänd men den funkar inte och inget händer när man trycker på den.

Knappen PDF som är den viktiga har försvunnit helt och leverantörens original faktura är borta.

[Prima_1]

Instämmer att underlagen för inläst leverantörsfaktura försvinner efter inläsning.

[Jenny Sjöström Sannéus]

Hej!

dmd-consulting och Prima-1, vi har problem med att inte alla pdf filer för e-fakturor ändrar namn till det korrekta löpnumret som används i Visma Administration. Jag ser till att ni blir kontaktade för att få hjälp med att lösa det!

AlexanderJm, jag ser till så att du också blir kontaktad så att vi kan kika vidare på vad det kan vara för problem!

/Jenny

[Fd medlem]

Hej!

Jag har samma problem!!

inlästa fakturor kan inte kopplas till leverantör/bg nummer utan jag får ändra detta manuellt ??

Och efter fakturorna lästs in så försvinner underlagen!!?? Hur hittar jag dem igen?? Måste ju ha dem!

[Jenny Sjöström Sannéus]

Hej!

Vi har en forumtråd för Underlag och PDF saknas efter inläsning av underlag på leverantörsfaktura för problemet vi haft med att pdf:en saknats. Gå gärna in där för mer information!

Helena801, jag ser till att en kollega tar kontakt med dig!

Ha en fortsatt fin dag!

/Jenny

[Fd medlem]

Det är nog samma problem för alla med att pdf-erna döps felaktigt (fakturanummer istället för löpnr) i förhållande till vad som skrivs i databasen. De ligger som vanligt i mappen AUTOINVOICE-BILAGOR men heter annorlunda än tidigare därför fungerar inte knappen i Visma.

En nödlösning är att döpa om dem till den syntax som används i databasen t.ex. Invoice_22700_2021_01_05T11_02_39_717.xml istället för Invoice_202011590360_2021_01_05T11_02_39_717.pdf. Det går väl bra om det bara är några få - vi har några hundra fakturor hittills...

Vad än värre är att hela funktionen kraschar hela tiden men ett felmeddelande att ett "allvarligt fel har inträffat". Ni kanske släppte denna version lite tidigt.

För övrigt så är det en efterlängtad funktion även om den har många brister så här i början. Vill ni ha "vettiga" testpersoner med mångårig erfarenhet så kan ni kontakta undertecknad :).

[Jenny Sjöström Sannéus]

Hej, 

Vi har tagit bort möjligheten att ladda ner version 2020.3 då det kommer en rättningsversion på de fel vi upptäckt!

Precis som du skriver Henry, kan man ändra namn på filen för att få tillgång till underlaget igen men inlästa fakturor blir korrekta igen nästa gång du läser in en e-faktura (behöver inte vara till samma leverantör). Det som görs då är att programmet gör en kontroll om det finns gamla inläsningar som inte gick att utföra helt och korrigerar det felaktiga så att pdf.filen samt underlag går att öppna. 

Ha en fin dag!

/Jenny 

[Fd medlem]

Hej! 

Vi har också väldiga problem med hanteringen av leverantörsfakturor.

-Vi fick inte nya fakturor inlästa på ganska långt tid. Efter telefonsamtal med supporten så lästes alla fakturor från en månad tillbaka in igen, vilket resulterade i flertalet dubletter och tom trippla fakturor i Visma. Detta har gjort att vi har lagt många timmar på att gå igenom alla fakturor för att kunna makulera de som är dubletter.

Vi har fått gå igenom dag för dag under december månad och jämföra fakturanummer och summor. Samtidigt har vi fått kontakta leverantörer för att förvana att vissa fakturor blir betalda för sent eftersom de inte blivit inlästa, och samtidigt be dem återkoppla till oss om dubbla betalningar sker då vi ev kan ha missat några dubletter.

- När man väljer konto i konteringen så ser jag inte sen vad kontot heter. Jag ser bara numret, tex 8400 med det står inte Räntekostnader. - Jag kan inte kontera en faktura på flera konton. Om jag har en faktura med tex blandat förbrukningsmaterial och arbetskläder vill jag ju lägga materialet på 5460 och arbetskläder på 5480. Men det går inte, jag kan bara välja ett konto och lägga hela summan där.

- Vi hade också problem med att lägga in fakturor manuellt, men det har vi nog löst tillfälligt genom att lägga upp "fejkkonto" för frakt. Men så vill vi ju inte ha det i längden.

Detta är problem med senaste versionen, hos kunder som ännu inte uppdaterat Visma Administration så finns inte dessa problem.

Så, frågan är egentligen NÄR kommer nästa uppdatering, för den här gör det svårt för oss att redovisa korrekt. 

[Joanna Norlander]

Hej!

Idag har vi släppt en ny version, 2020.31 där vi rättat flera av de fel som fanns i version 2020.3. I denna version är bland annat felet med att löpnummer läggs in istället för fakturanummer och att man felaktigt får felmeddelande om konto saknas i företagsinställningarna rättade.

Versionen finns för nedladdning via vår hemsida.

/Joanna

[Nina B]

Hej,

jag vill ta bort den ständiga påminnelsen att min leverantör kan skicka e-faktura!!

I mitt fall så handlar det om en enskild firma och vi vill inte ha e-fakturor då risken är stor att de glöms bort och att jag som sköter bokföringen inte kommer åt dem, så snälla, tala om var jag kan stänga av denna ständiga påminnelse om att leverantören kan skicka e-faktura till mig.

//Nina 

[Fd medlem]

Hej!

Uppdatering till senaste versionen av VISMA löste inte problemet helt med döpning av PDF-filerna.

Nu får jag ett tydligt felmeddelande istället att det saknas behörighet till mappen där filerna ligger istället trotts att jag enkelt själv kan döpa om dem såklart fortfarande.

Jag har server-Installation om det nu kan påverka på något sätt.

 

[Jenny Sjöström Sannéus]

Hej!

Nina B, det går att stänga av notifieringen och då stängs det av både för leverantörsfakturor och kundfakturor. Vill du använda funktionen framöver så går det självklart att ändra tillbaka så att du får informationen om vilka kunder och leverantörer som kan ta emot/skicka e-fakturor igen. Du hittar inställningen under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Mina tjänster - Digitala fakturor och dokument och under Fler inställningar. Bocka ur rutan Kontrollera vid nytt dokument om kunden/leverantören kan ta emot/skicka e-dokument. 

När det gäller meddelandet om Följande filer som tillhör dina underlag kan vara öppna i ett annat program och kan inte döpas om eller så har du inte rätt behörighet till företagsmappen  är det ett problem som några av våra kunder har drabbats av. In och följ forumtråden Inläsning underlag för mer information. 

Ha en fin dag!

/Jenny