Har du skickat in den till Bolagsverket elektroniskt så behöver du inte bry dig om att skicka in den på papper.
Men, och det finns ett väldigt STORT men i detta.
En del av men ligger att förstå om man verkligen har skickat in sin årsredovisning till Bolagsverket. Processen är väldigt otydlig på grund av hur Visma har byggt in sin tjänst Visma Sign i processen.
Och, ja, detta blir dessvärre ett långt inlägg för det är svårt att förklara förståeligt på bara några enstaka rader.
Visma Sign och elektronisk inlämning av årsredovisningen till Bolagsverket har i grunden INGENTING med varandra att göra.
Det är två helt olika tjänster som går bra att använda tillsammans men det finns ingen tvingande koppling mellan dem.
Visma Sign är, lite förenklat, två funktioner i en:
1. signera dokument elektroniskt ("digital signering")
2. förvaring av dessa dokument.
Eller med andra ord, istället för att antingen skicka runt ett original och så att säga manuellt samla in de underskrifter som behövs, eller samla alla individer fysiskt på samma plats, så kan man låta alla skriva under ett dokument på distans. Tanken är att detta skall ske på ett sätt som gör att den digitala signering rent juridiskt kan jämställas med en "fysisk" signering. Det finns ett antal andra tredjepartstjänster som kan hantera signering och elektronisk underskrift av flera samtidiga signaturer, vissa är till och med gratis.
Det som i mitt tycke är otydligt från Visma sida är att; Årsredovisningen behöver inte signeras elektroniskt för att kunna lämnas in till elektroniskt till Bolagsverket. I princip är så det också så att du kan lämna in en - i till exempel Visma Sign - elektroniskt signerad årsredovisning på papper till Bolagsverket.
Observera här också att i Visma SIgn är det årsredovisningen som signeras. Inte det så kallade fastställelseintyget, som måste skickas med till Bolagsverket. Oavsett hur årsredovisningen skickas in. Mer om detta nedan.
Elektronisk inlämning av årsredovisningen till Bolagsverket:
Den här tjänsten hos Bolagsverket är endast åtkomlig inifrån olika program/mjukvaror. Man kan inte använda den här tjänsten själv helt och hållet direkt på Bolagsverkets hemsida. Det är ett val/begränsning som Bolagsverket har gjort.
Rent praktiskt går det till så att programmet du använder - till exempel Deklaration/Årsredovisning - laddar upp årsredovisningen till ett temporärt förvaringsutrymme hos Bolagsverket. Sedan måste den som skall signera fastställelseintyget gå till Bolagsverket och logga in i tjänsten för att signera/godkänna den årsredovisning som laddats upp till den temporära förvaringsplatsen. Först då har årsredovisningen verkligen lämnats in för eventuellt godkännande av Bolagsverket. Man måste alltså först ladda upp den och sedan logga in och signera den. Själva godkännande brukar komma inom några minuter. Man får e-post/SMS, dels när årsredovisningen uppfattas som inlämnad (uppladdad OCH signerad) samt när den har godkänts.
Några saker att observera:
1. Signering av den uppladdade årsredovisningen görs hos Bolagsverket, i deras tjänst. Ingen koppling alls till Visma Sign.
2. Det som egentligen signeras är det så kallade fastställelseintyget. Det räcker med att signera det intyget eftersom den som signerar det intyget därigenom intygar att resten av årsredovisningen är signerad.
3. Signering av Fastställelseintyget anger inte hur Årsredovisningen i sig är signerad. Det är därför som du kan skicka in årsredovisningen elektroniskt även om du har ett fysiskt original på med fysiska signaturer. Och tvärt om, du kan i teorin skicka ut den elektroniskt påskrivna årsredovisningen på papper och skicka in det tillsammans med ett ett fysiskt påskrivet fastställelseintyg på papper.
4. Den elektroniska inlämningen av en årsredovisning till Bolagsverket är egentligen en överföring av en datafil. Det vill säga, det som skickas är inte en renodlad PDF/bild av din årsredovisning. Istället är det den information, de siffror, som finns i din årsredovisning som skickas in. Det är också därför som det går så snabbt för Bolagsverket att godkänna en elektroniskt inlämnad årsredovisning. Normalt är bara datorer inblandade.
Ungerfär samma sak som elektroniskt fakturahantering mellan företag. En elektronisk faktura är i sig också bara en datafil. Att det följer med en PDF är mer för oss människors skull.
5. Eftersom det är datafilen som Bolagsverket egentligen "läser" så följer det att hur årsredovisningen är signerad spelar ingen roll. Eftersom det ändå inte är datafilen som är signerad. Normalt är det ju en PDF-fil som signeras oavsett om det görs elektroniskt eller fysiskt.
Slutsats: Beröringspunkten mellan Visma Sign och elektronisk inlämning till Bolagsverket är möjligheten att helt slippa skriv ut något på papper. Men det finns ingen tvingande koppling mellan dessa två steg.
Exempel: I vårt företag, med bara två personer i styrelsen, så skriver vi ut årsredovisningen på papper, skriver under fysiskt och sätter in det påskrivna original i en pärm. Sedan lämnar vi in årsredovisningen elektroniskt till Bolagsverket där den som är namngiven på fastställelseintyget loggar in hos Bolagsverket och går i god för att årsredovisningen är signerad genom att signera intyget.
Hoppas det var begripligt, även om det var lite långt. Säg gärna till om det var bra information och om du har fler frågor.
//Den glada bokföringsamatören - som råkar kunna lite för mycket IT... 🙂
