Behöver skicka in säkerhetskopia för "tvätt" igen

[Fd medlem]

Hej,

Det är dags att skicka säkerhetskopia på tvätt hos er igen. Behöver få hjälp att boka en inbetalning från en kund vars fakturor gått till AutoCollect och kunden gjorde en klumpinbetalning med flera fakturor - och vi läser in återrapporteringsfiler från bank. Den fakturan som stod först i deras inbetalningsmeddelande (faktura 40315 som betalades den 20e april med 1343 kr) går alltså som vanligt

inte

att göra en direktbetalning med rätt belopp på, eftersom det förtrycks det stora klumpbeloppet (som innehåller flera fakturors betalning) och låses vid det.

Kan jag få ett ärendenummer och en länk där jag kan lägga upp säkerhetskopian, eller hur funkar det numera?

Vore skönt om ni skulle kunna lösa det här mer permanent i programmet så man slapp hitta en tidpunkt det passar OK att stanna av arbetet för att skicka in säkerhetskopia på.

Allt gott!

/Nina

[Fd medlem]

Hej, Nina!
Jag kan inte hjälpa dig men upplever också de där problemen med klumpinbetalningar på inbetalningsfiler som man måste greja med. Känner ibland hornen växa i pannan och önskar att man hade hårdkodade OCR-nummer på fakturorna istället, men det hjälper å andra sidan föga när kunderna betalar in med handskrivna inbetalningsavier.
Är nyfiken på hur du går tillväga; vad händer när Visma får din säkerhetskopia?
//L

[Fd medlem]

Hej!

Det Visma brukar göra med säkerhetskopian är att på något sätt ÄNDÅ markera fakturan i fråga som betald på datumet med rätt belopp (inte det förtryckta som kommer upp), så att vi kan journalföra den sedan och kunden inte längre behöver få påminnelser från Collectors.
Det är ett jobbigt förfarande. Hoppas verkligen Visma hör av sig och kan fixa detta på måndag, för snart behöver vi börja jobba med programmet igen.

Kunder som betalar i klump men som inte är sena med sin betalning (alltså inte skickade till Collectors) är inget vi upplever som ett problem, då gör vi en parallell manuell bunt med resterande i klumpen bara.

Allt gott!
/Nina

[JoannaNorlander]

Hej Nina,

Jag ser att en kollega till mig har kontaktat dig, men vill ge ett svar här i forumet om det är andra kunder som har samma problem.

Grundtanken med Visma AutoCollect är att vi sköter hela flödet, från Påminnelse till inbetalning. Eftersom du har lämnat över en obetald faktura till Visma Collectors är det egentligen dit kunden ska betala och då med avgifter och ränta. Därefter kommer du automatiskt få in betalningsrader på fakturan och eventuell ränteinbetalning i programmet och pengarna insatta på ert konto. Detta gör att du slipper manuell hantering av betalningen.

Är det samma kund som gör klumpinbetalningar? I så fall kan du försöka få kunden att istället betala till det Bankgiro som står på Påminnelsen som Visma Collectors skickar ut. På så sätt undviker du problemet och betalningarna skapas automatiskt i programmet av tjänsten.
 
Finns det något som vi skulle kunna göra tydligare eller ändra på Påminnelsen för att kunderna ska betala in på rätt sätt, det vill säga till Visma Collectors?

Om ni är fler kunder som har synpunkter på hur vi skulle kunna förtydliga informationen på Påminnelse samt Inkassokrav så får ni gärna dela med er i detta inlägg!

[Fd medlem]

Hej Joanna!

Ja, jag fick hjälp med här ärendet när jag ringt in på måndagen.

Det finns sannolikt inget som Visma kan göra bättre/tydligare för att helt förhindra att kunderna betalar in till vanliga BG istället för till Collectors (se nedan exempel).

Det jag skulle önska att ni fokuserar på i första hand är hur klumpbetalningarna i mitt beskrivna problem påverkar övrig drift/hantering i programmet. Det känns inte hållbart att behöva skicka säkerhetskopior på tvätt två gånger i halvåret - vilket är den frekvens med vilket dessa klumpbetalningar hänt hittills då vi som nu skickar 800 fakturor i månaden.
Oftare än så betalar förstås kunder in till vanliga BG istället för till Collectors (men allt som oftast då faktura för faktura, vilket ju kan direktbetalas i Visma utan att Visma låser sig). Nedan följer några troliga exempel på varför det kan vara så:

• Hade redan lagt in betalningen (men på försent datum) och ändrar inte.
• Hinner betala innan brevet från Collectors kommer fram (många kunder hör av sig runt en vecka efter vi skickat till Collectors och säger att de fick påminnelsen samma dag de då hör av sig).
• Chansar på att slippa påminnelseavgiften om de betalar snabbt efter att ha fått kravet.
• Tycker att de inte ska betala kravavgifter, så struntar i det och betalar in kapitalbelopp.
• Har fått flera krav och klumpar in allt till vanliga BG för att det är enklare än att knacka flera långa OCR (vanliga BGt kräver inte OCR).

Detta var alltså några exempel jag kan komma på varför kunder kanske betalar in till vanliga BG istället för till Collectors. Många kunder betalar dock på påminnelsen till Collectors och då är ju allt frid och fröjd som du nämner.

Jag hoppas att ni tar detta till er och i alla fall överväger att lösa problemet med att Visma låser sig när kund klumpbetalat fakturor som gått till Collectors enligt min tidigare beskrivning.

Glad midsommar!
/Nina