Skanning av leverantörsfakturor

[Jenny_44]

Någon av mina siffernissekollegor som arbetar i Visma och får sina leverantörsfakturor skannade?
Hur fungera integreringen med Visma? Smärtfritt eller en källa till frustration och irritation...?
//Jenny

[Fd medlem]

Jag har erfarenhet av både den inbyggda Autoinvoice och varianten att fristående samarbetspartner säljer in en programvara för detta. Fördelen med det sistnämnda är att man kan skicka fakturorna på attest elektroniskt, d v s de attesterar över "webben" e dyl.

Det fungerar bägge två som de skall. Idag använder jag mig enbart av Autoinvoice och där har en bugg kommit tillbaka efter uppdateringen till 2017.1 som gör att fakturor med bindestreck i fakturanumret inte visas som de skall, men med lite fingerfärdighet kan man gå runt det också.

//L

[Jenny_44]

HUR attesteras fakturorna? Idag kommer dom ju i pappersform som jag delar ut till killarna för att dom ska skriva sin signatur om fakturan är ok. Sedan attesterar jag själv med mitt namn i Visma när jag lägger in fakturan.
Om vi nu börjar skicka iväg våra fakturor på skanning från fristående partner så måste ju fakturorna på nått vis godkännas först? Innan dom kommer in i Visma.

[Fd medlem]

Hej, Jenny!

Tanken är att alla fakturor ska in i systemet. Är de fel, ska det skickas en kreditnota. Därför skannas fakturor in oattesterade / går direkt till inskanningscentralen från leverantören.

Efter det, kommer de in i Visma och använder man sig av Vismas egna Autoinvoice, lägger man fakturorna till attest med utskrivna fakturor efter att de lagts in i Visma.

Har man extern lösning från någon av Vismas datapartners, så kan man skicka fakturorna på attest elektroniskt. Om de läses in i Visma före eller efter den elektroniska attesten var i mitt fall valbart; jag kunde med en inställning välja vilket jag ville ha.

//L

[Jenny_44]

Tack för info! 😄

[Lena Ekonomi]

Jag hade en av Vismas samarbetspartner först fungerade ej bra sen har jag haft Vismas egna Autoinvoice i ca 1 år och har massor av problem. Vi har många utländska fakturor och med vissa av dem fungerar de att läsa in ibland och ibland inte. Blir ibland fel valuta, leverantören finns inte fast det är en gammal leverantör osv osv. Vissa svenska läses in med leveransdatum istället för fakturadatum. För att nämna några av problemen. Supporten säger att vi är ovanligt mycket drabbade så du får väl testa och se om det fungerar för er eller inte. Jag är inte nöjd. Håller på att kika på andra alternativ.

[Jenny_44]

Hmmm det låter lite väl "spännande"... Vi har också en del utländska fakturor och det fungerar supersmidigt nu och med konteringsmallar så är dom ju gjorda på ett kick. Ser ju inte fram emot att dom ska bli bökiga...

Är lite kontrollfreak så jag är noll och inget sugen på att lämna iväg fakturorna på skanning för det känns som jag då kommer få ett jobb som bara går ut på problemlösning och det är den delen i mitt jobb som jag tycket är aptråkigt just nu och då är det sällan några problem.

[Fd medlem]

Man kan välja att skanna in själv eller att använda sig av en inskanningscentral, valet är fritt! Bra, va!!

//L

[Jenny_44]

Du menar att man skickar dom "enkla" till inskanningen och sedan t.ex. låter alla utländska gå som innan, på post till mig?

[Fd medlem]

Ja, just det, så kan man göra.

När jag hade en extern leverantör av inskanningsprogram, valde jag att skanna in själv och då skannade jag till servern direkt där fakturorna lagrades. Jag hade inte heller någon tolkning, men som sagt, en handfull gånger råkade jag koppla fakturor till fel leverantörer (men jag var extremt stressad då).

Idag jobbar jag med Vismas Autoinvoice. Autoinvoice har en egen inskanningscentral, så de gånger jag får pappersfakturor och skannar in dem, skannas dessa till inskanningscentralen och en dag senare ligger fakturan för upphämtning i Visma. Här får jag tolkning på fakturorna och tolkningen har aldrig (peppar peppar) kopplat en faktura till fel leverantör.

Däremot får jag alltid upp ett felmeddelande vid inläsningen till VA 2000 att Visma inte hittar leverantörens VAT-nummer, även fast numret finns på fakturan. Lite irriterande, kanske,  men det funkar som det ska ändå.

Sedan, efter uppdateringen till 2017.1, klarar inte programmet av att hämta in leverantörsfakturor med bindestreck i fakturanumret, men det är inte så svårt att fixa till det felet på egen hand. Man går bara till fakturans PDF-fil och ändrar namn på filen så namnet stämmer överens med xml-filens namn. En baggis!

//L

[Ing-Mari3]

Vi använder oss av Swinx Scan-lev, ett separat program där jag scannar och konterar lev.fakturorna och sen godkänns de av resp. som också har det programmet. När de gjort detta för jag över till Visma, funkar klockrent. Går mycket fortare än att dela ut och hämta tillbaka dessutom kan man se dom i programmet, super om man letar efter en nån gång.

[Jenny_44]

Det här låter lite intressantare. Så du tar emot pappersfakturor och scannar själv och sen måste killarna godkänna fakturorna i programmet?
Måste du i det programmet också mata in siffrorna då eller är det vara själva bilden av fakturan du godkänner och sen får du bokföra dom som vanligt i Visma?

[Fd medlem]

Vad jag känner till, är att de här externa programmen är så anpassade till Visma att konteringsmallarna man har på leverantörerna hänger med, vilket betyder att det inte ska bli merarbete utan en hjälp.

Man väljer också ifall man ska ha tolkning eller inte, vilket betyder att med tolkning känner programmet av vilken leverantör det är och så - smack - hamnar rätt faktura på rätt leverantör, med rätt datum, fakturanummer, förfallodag och konteringsmall.

Utan tolkning, måste man manuellt tala om vilken leverantör fakturan tillhör och ibland har jag faktiskt lagt in fel leverantör av misstag vilket hamnar på den mänskliga faktorns konto. Mänskliga faktorn slipper man med tolkningen.

Och som sagt, i och med att konteringsmallarna finns, blir den egna handpåläggningen minimal, vilket ju gör att man slipper knappa in själv och spar tid. Den mänskliga faktorn (han med horn i pannan som retas när man har brått så man gör fel) försvinner, fast det är ju bra att slänga ett getöga på härligheten ändå. Även maskiner kan ju göra fel.

//L

[Ing-Mari3]

Det jag måste göra själv är att välja leverantör. Skriva i belopp och ff dag och det går jättefort. Sen för jag över dom till Visma. Klart. Inget jag behöver göra i Visma mer än journal. Kostar inte speciellt mycket heller. Den stora förtjänsten är att du alltid kan se fakturan i programmet om du letar efter nåt. Inget rivande i pärmar. Super när det är dags för inventering. Även kopplat till registret i Visma så det går snabbt att få över leverantörerna.

[Fd medlem]

Har också Swinx Scan-Lev funkar bra./Ann

[Thomas L]

På Pector har vi en programlösning för elektronisk fakturahantering med attestflöde. Tillhörande Cloudapp till mobil, surfplatta eller dator finns också.
Då kan du välja om du vill scanna själv eller gå via scanningscentral som tolkar. 
Momsen bokas upp redan vid ankomstregistrering vilket gör att du kan göra momsrapport även om fakturan inte har gått runt hela attestrundan. 
Mer info finns på denna sida:
http://www.pector.se/produkter-tjanster/elektronisk-fakturahantering/
Kontakta oss gärna om du vill veta mer på antingen info@pector.se eller thomas@pector.se

[Fd medlem]

Vi har Palette Arena. Fungerar jättebra. https://www.palettesoftware.com/sv