Bokföra inventarie av mindre värde

[1Therese1]

Hej!

Jag har en enskild firma som jag har haft i ett par år. Jag har nu köpt en dator och undrar om jag behöver bokföra hela utgiften direkt på det här året eller om jag kan periodisera kostnaden över tre år. I allt jag har läst står att datorer ska bokföras på konto 5410 Förbrukningsinventarier om de har ett lågt värde (vilket min har, ca 4500 kr) och/eller en kort livslängd (jag gissar att den kommer att ha en livslängd på cirka 3 år). Jag har också läst att förbrukningsinventarier inte ska läggas upp på en avskrivningsplan utan att de kostnadsförs direkt, samt att förbrukningsinventarier inte behöver tas med i anläggningsregistret. Min fråga är: Kan jag ändå välja att periodisera kostnaden över tre år istället för att kostnadsföra den direkt? Om det går att periodisera den, ska den fortfarande ligga på konto 5410 då eller behöver jag lägga den på till exempel konto 1250 istället?

[Josefine Johansson · Accepted solution]

Hej!

Tack för din fråga. Det finns inga hinder egentligen gällande att bokföra det som en tillgång och göra avskrivningar, däremot så kan du inte vilja 3 år som avskrivningsperiod eftersom det är en av de två kriterierna för att inköp inte får bokföras som en direktkostnad. Då bör man kunna anta utifrån detta att tillgångar måste åtminstone ha en livslängd på 4 år eller mer, och man bör därför inte kunna välja avskrivningstid på 3 år. Det finns dock inga direkta fördelar med att bokföra en inventarie på en så pass litet värde samt att datorer oftast beräknas ha en kort ekonomisk livslängd utan kräver bara mer administrativt arbete. Så eftersom den både har lågt värde samt har en livslängd på ca 3 år och uppfyller därmed kraven för förbrukningsinventarie så rekommenderar jag dig att bokföra det mot 5410 istället för att hantera det som en tillgång. Det är dock självklart upp till dig eftersom vägledningen inte förbjuder en att hantera det som en tillgång med avskrivningar utan säger att man får lov att bokföra det som en direktkostnad om inventariet uppfyller kraven. 

Om du väljer att bokföra och hantera det som en tillgång så funkar 1250 utmärkt som konto. 

Ha det fint!

Josefine

[1Therese1]

Hej!

Tack så mycket för bra svar! Gäller samma resonemang om livslängden på minst fyra år även för programvaror? Jag har till exempel köpt en tjänst med bland annat brandvägg och IT-säkerhet som förnyas var tredje år, där jag betalar för hela treårsperioden på förhand. Jag har periodiserat den som en tillgång under tre års tid och lagt den på 5420 Programvaror. Är det ok eller hade jag behövt hantera den annorlunda?

Undrar Therese

[Josefine Johansson]

Hej igen!

Ingen fara alls. Nja jag skulle säga att det bör bli en direktkostnad och skall inte en tillgång. Förstår tyvärr inte riktigt vad du menar med att du periodiserat den som en tillgång och bokfört den mot 5420? Antingen så lägger man upp en inventarie som en tillgång med en avskrivningsplan och då kan man inte bokföra det mot ett kostnadskonto, utan det blir ett tillgångskonto 1XXX. Alternativt så bokför man det som en direkt kostnad och då tex mot 5420 eller annat lämpligt kostnadskonto. Så för mig så låter det som att du lagt upp den som en tillgång i anläggningstillgångar men sedan inte hanterat det som en tillgång i bokföringen?

Jag skulle säga att programvaror som just handlar om en sådan tjänst inte är en tillgång/inventarie utan skall kostnadsföras direkt. Du hade självklart kunna periodisera kostnaden, men det är inte samma sak som att bokföra det som en tillgång med avskrivningar. Här kan du läsa om hur man periodiserar en leverantörsfaktura och här hur man periodiserar en verifikation. 

Ha en fin helg!

Josefine

[1Therese1]

Hej! 

Tack för bra info, det är svårt det här tycker jag. Jag försöker reda ut för mig själv just vad skillnaden är mellan att periodisera en kostnad och att bokföra det som en tillgång med avskrivningar. Särskilt besvärligt tycker jag att det är när begrepp som periodiseringsfond och avskrivningar kommer in i det förenklade årsbokslutet. Jag förstår på ett sätt att de begreppen inte kommer att beröra mig. Jag har ändå svårt att veta hur jag ska "göra rätt" om jag periodiserar en kostnad, samt vad en eventuell periodiserad kostnad innebär för mitt förenklade årsbokslut. För att förtydliga så är det jag har gjort: 

År 1

Bokfört i kredit på konto: 1930 – Företagskonto

Bokförs i debet på konto: 5420 - Programvaror

Bokförs i debet på konto: 1790 – Övriga förutbetalda kostnader och upplupna intäkter

Det första året räknade jag ut hur många månader som skulle belastas, alltså vilken kostnad jag hade under år 2022 för programvaran. Resterande belopp på ”sparade” jag för framtida betalningar på konto 1790 Övriga förutbetalda kostnader och upplupna intäkter. 

År 2

Förde jag över från konto 1790 till kontot 5420 efter beräkning av hur stor kostnaden för 2023 var för programmet.

Bokförts i debet på 5420 – Programvaror

Bokförts i kredit på konto: 1790 – Övriga förutbetalda kostnader och upplupna intäkter

Avsikten var att periodisera en leverantörsfakturan men det kanske inte är det jag har gjort. Jag ska läsa på i dina länkar och se om det klarnar. 

Hälsningar från Therese

[Josefine Johansson]

Hej igen!

Ingen fara alls, det kan vara lite svårt med alla olika termer. 

Ditt sätt att hantera periodiseringen ser korrekt ut rent bokföringsmässigt, så det är mer att du verkar ha hanterat det manuellt. Vilket inte är fel i sig, men det finns funktioner i programmet som gör att man kan hantera det mer automatiskt. Så det låter som en bra idé att du läser på angående de länkar jag skickat, så är det bara att återkomma i forumet om du har fler funderingar. 

Ha det fint.

Josefine

[1Therese1]

Hej, det ska jag göra, tack så mycket för hjälpen!

Hälsningar från Therese