Faktura för underhåll m.m.

[Peppe67]

Vi har fått en faktura från exploatören av vårt villaområde (samfällighet) för kostnader för drift och underhåll som han betalat innan vi skapade en arbetsgrupp som tog över skötseln och ekonomin. Exploatören äger en fastighet i samfälligheten så han skall vara med och betala den uttaxerade avgiften. Vi har gjort upp med exploatören att vi skall dra av hans del av avgiften varje månad från den skuld vi har till honom, men hur bokför jag det här?
Jag vill ju på något sätt få in att vi har en skuld till honom men jag vill ju inte bokföra hela delen av kostnaderna (för el, drift, underhåll m.m.) i år när vi faktiskt kommer att betala av dessa skulder under många år. Eller tänker jag fel?   

[Josefine Johansson · Accepted solution]

Hej!

Angående om du skall bokföra hela beloppet som en kostnad är svårt att svara på, utan där rekommenderar jag att du kontaktar Skatteverket för vägledning. Normalt sätt brukar underhåll på byggnader m.m. vara sådant som kan kostnadsföras direkt, vilket du kan läsa om här. Gällande om det skall periodiseras eller inte så får du tänka på om kostnaderna tillhör detta räkenskapsåret eller inte, inte hur länge skulden varar eftersom dessa inte har någon relation till varandra. Så om fakturan gäller för underhåll som gjorts under räkenskapsåret så bör du hantera kostnaden i det året och inte periodisera den. 

Jag kontrollerade med en kollega som kan Visma eEkonomi bättre än mig som sade att du kan hantera den följande för att få det hanterat rätt:

Lägg upp fakturan som en leverantörsfaktura, och sedan registrerar "betalningen" via en manuell verifikation, där du bokför bort leverantörsskulden och bokför det mot ett eget skuldkonto för att visa att den skall hanteras på ett annat sätt. Gå till Bokföring - Verifikationer, skapa ny och välj konto 2440 och plocka upp leverantörsfakturan på raden, där du väljer valfritt motkonto. Sedan väljer du bokför så kommer verifikationen skapas och leverantörsfakturan försvinner från obetalda fakturor. Om skulden skall betalas under många år så kan du välja ett konto inom 23XX kontogruppen, tex 2390 Övriga långfristiga skulder alternativt att du skapar ett eget konto för detta. När du sedan skall minska hans skuld så bokför du bort den mot 23XX kontot i debet och kredit mot lämpligt intäktskonto, då jag antar att du menar att han inte kommer betala sin avgift till föreningen utan istället minskas hans skuld. 

Ha det fint!

Josefine

[Peppe67]

Hej Josefine,

Tack för svar, det var precis så jag menade vad gäller hans betalningar.

Vad gäller att lägga kostnaden på rätt år så blir det lite svårt. Dessa kostnader är ju för drift och underhåll Q4 2021 - Q3 2022 och 2022 har jag ju redan avslutat och låst. Men menar du att jag kan kostnadsföra dem nu under 2023 då det är då vi fått den aktuella fakturan?

Sedan kommer ju detta att ställa till det med vår budget som jag gjort för 2023 (då kostnaderna för visa delar blir dubblerade), men jag kanske kan förklara för våra delägare vad det beror på och acceptera det (hur som så kommer det ju inte att påverka våra tillgångar med hela beloppet under 2023).

[Peppe67]

Exploatören i det här fallet vill ju ha en faktura skickad till sig varje månad även fas han inte skall betala den, finns det något enkelt sätt som jag kan använda för att skapa en faktura till honom som innebär att avgiften han skulle betalat dras av från 2394 (Skuld till exploatören)? Jag tänker om det går att skapa en "artikel" som skulle kunna lägga fakturabeloppet på kreditsidan på 2394. Eller finns det något annat sätt?

[Josefine Johansson · Accepted solution]

Hej igen!

Hm okej, egentligen så borde dessa kostnader hanteras i bokslutet för 2022 innan det årets bokslut var klart men om detta nu är gjort så får du antagligen bokföra kostnaden nu i 2023 istället då god redovisningssed säger att man skall göra rättelser/korrigeringar i nästkommande öppna period. Om ni redovisar till Skatteverket så kan det dock vara så att ni behöver korrigera er deklaration så att kostnaden är med i 2022, men det kan du kontrollera med Skatteverket. Ja, om 2022 är stängt och du måste hantera kostnaden nu i 2023 så får du göra en notis till de andra delägarna varför kostnaderna är högre i 2023 jämfört med 2022. 

Oavsett om exploatören inte betalar sin avgift utan det dras mot skulden så måste fakturan fortfarande göras och skickas, så det är helt korrekt. Du hade kunnat skapa en faktura där du skriver som information att faktura betalas mot tidigare skuld eller liknande, och sedan hantera betalningen via manuell kontering och då bokföra bort mot konto 2394 istället för att matcha mot en bankhändelse. Du går då till Bokföring - Verifikationer, skapa ny och där väljer du konto 1510. Då kommer du kunna välja en faktura under rubriken "Faktura" på raden, och där välja rätt faktura för att pricka av. Sedan väljer du konto 2394 på andra raden och får på så sätt bokfört bort en del av skulden samt fakturan blir matchad och betald. Det går att göra så som du säger, men du kommer då inte kunna bokföra fakturan eftersom den då blir ett 0 belopp om hela avgiften skall betalas från hans aktiva skuld. Du kommer då behöva göra en manuell kontering för att få med själva intäkten av avgiften samt även bortbokningen av en del av skulden. 

Hoppas detta hjälper dig framåt, ha det fint!

Josefine

[Peppe67]

Hej Josefin,

Nu provade jag att göra som du föreslog men då jag använder kontantmetoden så läggs ju mina skapade fakturor inte upp på 1510. Kan jag göra på något annat sätt?

Peter 

[Josefine Johansson · Accepted solution]

Hej igen!

Ah okej jag förstår, ber om ursäkt att jag inte kontrollerade vilken bokföringsmetod du hade. Nej då funkar tyvärr inte just det sättet jag föreslog där utan det fungerar enbart för faktureringsmetoden. Jag kollade återigen med kollegan som kan Visma eEkonomi som föreslog att du kan göra som följande då du verkar ha versionen Visma eEkonomi PRO:

Du gör fakturan som vanligt, men istället för att matcha den mot en bankhändelse så går du istället till Försäljning>Kundfakturor och klickar på raden för fakturan. Där väljer du åtgärder och sedan registrera inbetalning. Här kan du välja "andra konton" om du har PRO och kan där välja konto 2394 istället för mot företagskontot. Då kommer det skapas en verifikation som ser ut som nedan (bara ett exempel på konton):

3041 med 1 000 i kredit

2611 med 250 i kredit

2394 med 1 250 i debet

På så sätt så får du registrerat den som "betald" genom att minska skulden exploatören har och får bokfört intäkten korrekt. 

Ha det fint.

Josefine