Fast du kan göra som du vill... 🙂 okej, jag kojar bara! Vad som är rätt är olika för olika personer i olika situationer. Därför olika svar.
Så här gör vi i vårt företag och jag skulle nog vilja påstå att det är mest ”rätt” i termer av effektivitet.
Förutsättningar; AB och fakturametoden och bankkoppling till Swedbank.
Enskild firma spelar ingen roll, kanske roll om du använder kontantmetoden.
1. Du har på något sätt tagit emot en levfaktura. Första steget är att se till att få in den som bildunderlag in i eEkonomi. Om det är ett papper, fotografera/scanna den. Är det en PDF så är det bara att ladda in den direkt. Återkommer om hur nedanför.
2. Kontera (bokför) fakturan.
3. Lägg upp betalningen på banken. Antingen manuellt eller om du använder betalfil ladda upp betalfilen till banken (tyvärr inget stöd för automatisk överföringar av betalningar när det gäller Swedbank).
4. Eftersom du har bankkoppling så kommer du normalt bankdagen efter att betalningen gjorts få in det i kontoutdraget inne i eEkonomi. Om betalningen skett inom ett visst dagar kring fakturans förfallodatum kommer eEkonomi högst troligen hitta vilken faktura som avses och du har då en grön knapp på bankkontoutdrag inne i eEkonomi att trycka på.
5. Klar!
Jag lämnar andra delar som momsredovisning därhän i detta inlägg.
Scanna fakturan
Kan göras på flera sätt.
Helt manuell hantering - ladda upp fakturan till eEkonomi via funktion för detta inne i webversionen av eEkonomi. Då blir den en bildunderlag i eEkonomi som du kan koppla till en levfaktura alternativt omvandla bildunderlaget direkt till levfakturautkast.
Ladda in faktura via Vismas mobilapp scanner. Tar en bild, försöker tolka fakturan och sedan kan man skicka in den från appen till eEkonomi. Har även ett läge där inskannat material skickas direkt till eEkonomi utan att man skall hantera det först.(?) väl inne i eEkonomi är det ett bildunderlag som du kan koppla till levfaktura alternativt omvandla bildunderlaget direkt till en levfakturautkast.
Använda Vismas Autoinvoice. Autoinvoice kan ta emot både pappersfakturor och PDF och ren e-faktura. Man betalar per processad faktura men åt andra sidan så läses den då oftast in till eEkonomi som färdiga levfakturautkast, ibland med föreslagna bokföringskonton att använda. Mer automatik och bättre teckentolkning än alternativen ovan. (Vi använder själva Autoinvoice för det nästan alla levfakturor. Vi har ställt om så leverantör skickar sina fakturor dit, oavsett om det är papper eller PDF eller efaktura. )
Var det mer begripligt?
//en glad bokföringsamatör
PS.Finns filmer från Visma på Youtube om både fakturahantering, bankkopplingar, kontoutdrag samt Autoinvoice.DS
PPS. Skrivet utan glasögon så säkert fler stavfel än vanligt... DDS.
