Ej klara tidrapporter

[Jenny Lu]

Vi använder Lön Anställd för tidrapportering och har fått problem med att några anställda är sena med tidrapporteringen - hur löser ni andra som har VLA när någon inte gjort sin tidrapport i tid för att få med den på långkörningen? Vad jag förstått från supporten är enda alternativet att lägga in alla avvikelser manuellt? 

[Fd medlem]

Har också klurat på detta men inte hittat någon bra lösning. Vi jobbar som så att cheferna som attesterar sina anställdas tidrapporter får påminna om klarmarkering och se till att tidrapporterna är klara till lönekörningen. 
Har någon gång haft tidrapporter som ej är klarmarkerade/attesterade, avvikelserna har då kommit med på lönen därpå. Lägger inte in avvikelser manuellt, då avvikelserna kommer med månaden därpå, då får man komma ihåg att justera avvikelserna, med allt vad det innebär.
Detta system passar för mig, vi har ca 60 anställda.

[Jenny Lu]

@Fd medlem - tack för svar, vi har lika många anställda och jobbar på samma sätt med att respektive chef får påminna - men visst är det ett stressmoment varje månad att få med alla eftersläntrare.

Menar du att det trots allt har lästs in månaden därpå? Blir det då en eftersläpning på en månad eller kommer båda månaderna med i alla fall? 

[Fd medlem]

Ja, håller med dig! 

Allt kommer med på nästa lön förutsatt att tidrapporten är klarmarkerad och attesterad. Så den anställde får avvikelser för två månader på den lönen. Det blir eftersläpning på den anställdes avvikelser för just den månaden som hen inte klarmarkerade. 

[Jenny Lu]

Tack för förtydligande - det verkar inte som att supporten faktiskt vet om detta, svaret jag fick var att det bara går att läsa in en period till lönekörningen och enda möjligheten var att manuellt registrera timmar/avvikelser på den anställdes lönespec. 

[Anna Svensson]

Hej!

Jag hittade din tråd och har testat tillsammans med flera kollegor men får inte till det. En försent klarmarkerad tidrapport i Visma Lön Anställd förs inte över till nästa lönekörning utan du behöver lägga in uppgifterna manuellt.

Jag har inga superbra tips på hur man ska tackla detta problemet eftersom det medför extraarbete för dig.

Jag hittade en tråd där detta diskuterades för ett par år sedan: Hantera försenad tidrapport och försenad lön som löneadministratör » 

Ett tips är att börja med att lyfta det med chefen om det är ett återkommande problem.

/Anna

[Fd medlem]

Hej Anna! Kan det vara så att jag skrivit en lön som "Extra lön" då jag ej haft klara tidrapporter. Sen när jag kör ordinarie lön nästa gång, då kommer de saknade uppgifter med från föregående period. Blev lite konfunderad när ni ej lyckades få med tidrapporter som ej var klara. Har för mig att jag tidigare lyckats med detta. Vill naturligtvis inte lämna felaktig info.

[Anna Svensson]

Ja, men så kan det såklart vara! Extra lönekörning hämtar inte några uppgifter vare sig från Visma Lön Anställd eller standardlönebesked.

tack för återkopplingen! 🙂 

[Fd medlem]

Ni kanske kan testa, och hoppas att Jenny Lu ser detta!

[Anna Svensson]

Hej @Fd medlem @Jenny Lu !

Superbra att ni lyfter denna, jag har försökt testa fram och tillbaka och bollat med kollegor. 

Framförallt framgår det att vi behöver förtydliga både internt hos oss men också i hjälpavsnitt så att det är tydligt för er också.

I de flesta fall kan du få in även sena klarmarkerade tidrapporter till Visma Lön, men jag ska försöka förtydliga de olika exempel som jag testat. 🙂

Alla mina exempel gäller ordinarie lönekörningar. Har du gjort en extra lönekörning för den anställde kommer uppgifterna synkroniseras vid nästa ordinarie lönekörning.

✔️ Om du har skapat lönekörningen innan perioden är klarmarkerad eller attesterad kan du jobba med de andra anställdas lönebesked tills vidare. När perioden sen är klarmarkerad/attesterad i Visma Lön Anställd synkroniserar du i Visma Lön och då förs uppgifterna över även för den sena anställde. 

✔️ Du kan också välja att denna personen inte ska vara med på den vanliga lönekörningen och sen skapa en egen ordinarie lönekörning på den anställde - då kommer uppgifterna med.

✔️ Du kan också välja att denna personen inte ska vara med på lönekörningen den månaden och sen när du skapar lönekörningen nästa månad kommer uppgifterna över.

❌ Däremot om du har en lönekörning med en anställd utan klarmarkerad/attesterad period och låser den lönekörningen, då kommer uppgifterna för den perioden inte med vid ett senare tillfälle. Det hjälper heller inte om du försöker låsa upp lönekörningen och synkronisera på nytt. 

(för då låser det tydligen också möjligheten att föra över uppgifterna) - Detta tänker jag är ett konstigt beteende om man jämför med kalendariet där du kan lägga till snabbval långt tillbaka i tiden och de kommer med på kommande lönekörning. - kommer lyfta det som en förbättringspunkt.

Inser att detta blev lite rörigt men hoppas att det hjälpte lite.

Ett tips är också att ha en tydlig policy på företaget och kanske lyfta med chefen om hur ni ska hantera detta internt.

Trevlig helg!

[Jenny Lu]

@Anna Svensson lyfter fråga igen, då problemet återkommit efter att ha funkat bättre under hösten.

Så om jag i februari skapar:

1. Ordinarie lönekörning för alla som har klarmarkerat
2. Extra lönekörning för alla som ej klarmarkerat

och i mars skapar:

1. Ordinarie lönekörning för alla (förutsatt att alla klarmarkerat)

så kommer det i mars läsas in två månader för de som låg med på extra lönekörningen i februari?

[Anna Svensson]

Hej!

Jag tror att jag lyckades återskapa det som du menade och jag fick det att funka. 

Dvs jag hade en anställd som fått lön i december med avvikelser från november (hade inte registrerat och klarmarkerat december eller januari).

1: Skapade en ordinarie lönekörning i januari, där denna personen inte var med.

2: Skapade en extra lönekörning i januari, där denna personen var med.

3: Klarmarkerade både december och januari.

4: Attesterade båda perioderna (som attestant måste man växla mellan perioderna)

5: Skapade en lönekörning i februari och då kom både avvikelser från december och januari med.

Problemet som jag höll på att missa var att attestera december, annars funkar det fint.

[Jenny Lu · Accepted solution]

Låter perfekt - precis så jag ville ha det! (Eller egentligen att det alltid lästes in till ordinarie, men i brist på detta...) 👍