Både som anställd och arbetsgivare kan det vara svårt att hålla koll på allt vad gäller arbetstiden.
Mycket regleras i kollektivavtalet och anställningsavtalet men här försöker vi reda ut begreppen.
Arbetstid
Arbetstid är den tid som du som anställd ska jobba. I anställningsavtalet ska det framgå vilken arbetstid du har.
Arbetstiden regleras i arbetstidslagen eller i kollektivavtalet och styr vad som är ordinarie arbetstid, övertid, hur lång dygnsvila som krävs och rätt till raster och pauser.
Kollektivavtalet kan ha andra regler.
Läs mer: Arbetstidslagen »
Avtalstid
Avtalstiden är inte samma sak som arbetstid.
Avtalstiden är en faktor som används för beräkning av timtillägg och timavdrag för anställda med fast månadslön. Den används också för att beräkna en fast månadslön för en anställd som byter från timlön till månadslön.
Avtalstiden regleras i kollektivavtalet och för företag utan kollektivavtal är den vanligtvis 175.
Övertid
När du är ordinerad att arbeta över ordinarie arbetstid räknas det som övertid.
Övertid regleras i Arbetstidslagen och i kollektivavtalet och får som max uppgå till 48 timmar på en fyraveckorsperiod eller 50 timmar under en kalendermånad. På ett kalenderår får övertiden vara max 200 timmar. (Extra övertid får tas ut med max 150 timmar utöver de 200 vid specialfall).
Arbetsgivaren är skyldig att föra övertidsjournal där jourtid, övertid och mertid framgår.
Övertid ska inte vara en återkommande händelse.
Mertid
För anställda som arbetar deltid är tiden utöver ordinarie arbetstid mertid. Först när den arbetade tiden överstiger företagets ordinarie arbetstid blir det övertid.
Reglerna för hur mycket mertid en anställd får arbeta är samma regler som för beordrad övertid, dvs 48 timmar på en fyraveckorsperiod eller 50 timmar under en kalendermånad. På ett kalenderår får mertiden vara max 200 timmar.
Ersättning för övertid/mertid (komp)
Ersättningen för din övertid är inte lagstadgad utan det behöver finnas med i avtal och kollektivavtal. Övertidsersättningen betalas ut antingen i tid (komptid) eller pengar (övertidsersättning eller komp) och beräknas vanligtvis beroende på klockslag och veckodag och kan då kallas enkel övertid eller kvalificerad övertid.
Övertidsersättning ska inte blandas ihop med OB-ersättning som betalas ut för schemalagd arbetstid på obekväma tider.
Komp är förkortning för kompensation som alltså ska kompensera för den tid du arbetat övertid.
Komptid kan sparas i en kompbank och företaget bör ha tydliga regler för hur många timmar som får sparas i kompbanken.
Flex
En del avtal hanterar också något som heter flex, eller flexibel arbetstid.
Det betyder att du kan skjuta på dina tider. Till exempel börja arbeta lite tidigare och gå hem lite tidigare.
Flex innehåller för det mesta inga pengar och du bör kontrollera vad som händer om du slutar din anställning.
Företaget bör också ha tydliga regler för hur många timmar som får sparas i flexkontot.
OB-ersättning
OB står för obekväm arbetstid eller förskjuten arbetstid och infaller när en anställd är schemalagd att arbeta på till exempel en kväll, natt eller helg.
OB-ersättning regleras i kollektivavtal eller anställningsavtalet och gäller tid som du som anställd är schemalagd på, alltså inte övertid.
Helglön/helgdagsersättning
Som timavlönad får du lön för faktiskt arbetade timmar (till skillnad från månadsvlönad som får fast lön på ett snitt av timmar oavsett hur veckodagar och helgdagar är fördelade över månaden).
Om en arbetsfri helgdag (till exempel nationaldagen, Annandag påsk eller Kristi himmelfärdsdag) inträffar på en dag då du normalt sett skulle arbetat kan du inom vissa avtal få ersättning för den förlorade timlönen. En så kallad helglön.
Hantering i ditt löneprogram från Visma Spcs
Visma Lön Smart
Du lägger upp de anställdas schema som innehåller information om den anställdes arbetstid. Det är också väldigt viktigt att avtalet för den anställde stämmer. Avtalet berättar vad som gäller för både tid och ersättning för övertid, mertid och OB.
På avtalet ställer du också in om det finns ett maxtak för komp.
Om den anställde registrerar sina tider själv i Visma Lön Anställd väljer hon om till exempel arbetad övertid ska betalas ut i pengar eller som tid i kompbanken om avtalet tillåter det
(för mertid betalas ersättningen alltid ut i pengar).
På samma sätt kan den anställda registrera uttag för till exempel flex- och kompledighet.
Annars styr du som administratör det i Kalendern.
Tänk på: Ob-ersättning betalas ut om avtalet säger att den anställdes schema sträcker sig över obekväm arbetstid och alltså inte vid övertid.
För att betala ut helglön använder du löneart 1110 Helglön direkt på den anställdes lönebesked.
I Visma Lön Smart föreslås avtalstid 175 men den kan du ändra under Inställningar - Löneinställningar, Löner och utbetalningar.
Visma Lön 300/600 i kombination med Visma Lön Anställd
Du lägger upp de anställdas schema direkt i Visma Lön Anställd under Schemaläggning - Arbetsscheman. Det innehåller information om den anställdes arbetstid.
Det är också väldigt viktigt att avtalet för den anställde stämmer. Avtalet lägger du upp i Visma Lön Anställd under Avtal.
Avtalet berättar vad som gäller för både tid och ersättning för övertid, mertid och OB.
På avtalet ställer du också in om det finns ett maxtak för komp och flex.
När den anställde registrerar sina tider själv i Visma Lön Anställd väljer hon om till exempel arbetad övertid ska betalas ut i pengar eller som tid i kompbanken om avtalet tillåter det
(för mertid betalas ersättningen alltid ut i pengar).
På samma sätt kan den anställda registrera uttag för till exempel flex- och kompledighet.
Tänk på: Ob-ersättning betalas ut om avtalet säger att den anställdes schema sträcker sig över obekväm arbetstid och alltså inte vid övertid.
För att betala ut helglön använder du lönearten 1110 Helglön direkt på den anställdes lönebesked.
I Visma Lön 300/600 föreslås avtalstid 175 men den kan du ändra under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar, Inställningar.
Visma Lön 300/600 utan Visma Lön Anställd
Du lägger upp den anställdes schema under Personal - Arbetsscheman. Det innehåller information om den anställdes arbetstid.
I Kalendariet eller direkt på lönebeskeden registrerar du övertid, mertid, ob och helglön med snabbvalet Timlön, övertid och OB.
Flextid hanteras inte.
Kontrollera att snabbvalsinställningarna stämmer genom att gå in under Arkiv - Inställningar, Företagsinställningar, Snabbval.
I Visma Lön 300/600 föreslås avtalstid 175 men den kan du ändra under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar, Inställningar.
Visma Lön Direkt
Använd lönearterna Timlön, Övertidsersättning, OB-tillägg eller Tillägg före skatt, tabellskatt för att betala ut ersättningarna till de anställda.
Bra länkar:
Vismas löneskola: Anmälan Vismas löneskola »
Arbetsmiljöverket: Arbetstidslagen »
Hjälpavsnitt Visma Lön Anställd: Typer av tidsregistreringar »
