)
Snart är det dags för ett nytt år! Se till att du får bästa möjliga start i det nya året genom att kika på punkterna nedan.
1. Se över arbetsscheman
De scheman som finns skapade i Tid Smart/Pro är giltiga i flera år framåt, så du behöver inte skapa något nytt för 2024. Det kan dock vara bra att se över undantagen så att de stämmer överens med hur kommande ledigheter ser ut i er organisation. Detta gör du under Inställningar - Tid & Kvitton - Scheman. På respektive schema kan du se undantagen för kommande år.
Kommer en anställd ha förändrad sysselsättningsgrad efter årsskiftet? Då kan det vara bara att förbereda det nya schemat redan nu. Tänk på att du behöver uppdatera schemat både i Tid Smart/Pro och Visma Lön om du har koppling mot Lön 300/600.
2. Har era priser och kostnader förändrats?
Det är inte ovanligt att artiklar byter priser vid ett nytt år. Har du uppdaterat priserna i ekonomisystemet? Glöm inte bort att då också uppdatera artiklarna i Tid Smart/Pro. Detta gör du under Inställningar - Artiklar och priser - Artiklar. Om du har prissättning per aktivitet/medarbetare gör du ändringen inne på respektive projekt på fliken Pris & Fakturering.
Psst. Du vet väl även om att du kan hämta information om artiklarna om du har en integration mot ditt ekonomisystem? Läs mer i avsnittet Integrationer.
3. Stämmer de angivna schablonkostnaderna på användarna, eller behöver de justeras?
Schablonkostnaden är vad som räknas in som kostnad per arbetad timme när dina användare rapporterar sin tid. Schablonkostnaden justeras inne på respektive användare under Inställningar - Licenser & användare.
4. Skapa en säljbudget (PRO)
I Tid Pro kan du jobba med en säljbudget inom modulen Affärsmöjligheter. Sätt budgetmål för alla säljare.
Under Inställningar - Affärsmöjligheter - Säljbudget kan administratörer skapa en säljbudget per år och säljare. Budgeten kan baseras på omsättning och/eller täckningsbidrag.
5. Är frånvaron inlagd i planeringen? (PRO)
I resursplaneringen i Tid Pro kan alla i organisationen se vilka som är frånvarande över jul och nyår. Det gör det lättare att styra arbetet utefter vilka som finns på plats. Kanske har du redan fått in förfrågningar kring ledigheter för 2024? Då kan du lägga in dessa redan nu! Läs mer om hur vår digitala ledighetsansökan fungerar i användartipset: Digitalisera din semesterplanering.
6. Närmar det sig bokslut?
Rapporten Upparbetat vid angivna datum visar vad som var upparbetat vid ett givet intervall. Välj det datumintervall som du vill se och även hur du vill att rapporten ska summeras. Rapporten bygger på det datum som tid, artiklar och tillägg rapporterats för.
Artiklar som inte lagts in via en tidrapport räknas som upparbetade den dagen som artikeln lagts in på projektet. Andra rapporter som vi vet används mycket kring årsskiftet är:
- Projektrapport (OL)
- Avstämning löpande projekt (EX13)
- Avstämning fastprisprojekt (EX14)
7. Vad kan ni ta med er från detta år och göra bättre till nästa?
När ett år avslutas så är det alltid bra att blicka tillbaka och analysera datan i Tid Smart/Pro för att göra nya insikter. I Tid Smart finns det flera rapporter och i Pro finns det även ett analysverktyg som kan hjälpa dig och ditt företag på vägen.
8. Hur mår personalen?
I analysverktyget i Tid Pro kan du genom att göra valet frånvaro, se hur bland annat sjukfrånvaron sett ut över året. I Tid Smart kan du även använda rapporten Tidrapporter – Fördelning för att få en komplett översikt över hur de anställda har fördelat sin tid under året; projekt, interntid och frånvaro.
Genom att analysera anställdas tidrapporter kan du även kartlägga arbetsbelastning både på individnivå och inom olika avdelningar, samt fånga upp de som är i riskzonen för att vara överbelastade. Detta kan vara bra att ta hänsyn till i planeringen för nästa år, samt när man ser över t ex friskvårdsinsatser. I denna artikel tipsar vi även om punkter för en bättre personalvård: 10 tips för bättre personalvård.
9. Använder ni allt i systemet för att effektivisera ert arbete?
Om du arbetar i mellandagarna kan det förhoppningsvis vara lite lugnare på arbetsplatsen. Då kan det vara ett bra tillfälle att få tiden till att se över de rutiner ni har på arbetsplatsen och hur Tid Smart/Pro kan hjälpa er att effektivisera arbetet, ta gärna en titt på dessa tips:
- Skicka dina dokument enkelt, säkert och digitalt via vår e-signering
- Upptäck fler funktioner med Visma Tid Pro
10. Se över dina integrationer
En integration till ditt ekonomisystem eller en överföring av löneunderlag till ditt löneprogram kan spara mycket tid och minska risken för fel. Se till att du använder dessa fullt ut för att få en bra start i 2024!
Läs mer om integrationen mot Visma eEkonomi
Produkter & tjänster
Utbildningar
Visma Spcs
Copyright 2024 Visma Spcs. All rights reserved.
