Arbetar du med både Visma Tid Smart/ Pro och Visma Lön 300/600 eller Lön Smart? Missa då inte att exportera löneunderlag från Visma Tid. Detta gör att du slipper dubbelarbete eftersom du och dina medarbetare redan gjort förarbetet med registrering och attestering i Visma Tid Smart/ Pro.
Se integration med Visma Lön »
Det som förs över till Visma Lön 300/600 och Visma Lön Smart från Tid Smart/Pro är:
Tidkoder: Exempel på tidkod kan vara arbetad tid eller övertid.
Frånvaro: Sjukfrånvaro, semester eller annan typ av frånvaro.
Utlägg: Kan vara exempelvis en resekostnad eller ett inköp till företaget.
Dessa poster hittar du via Inställningar - Tid & Kvitton
Under Inställningar - Artiklar & priser förs följande över till Visma Lön 300/600 samt Lön Smart:
Artiklar av typen Bilresa: Detta är milersättning
Artiklar av typen Tillägg: Ett exempel på tillägg kan vara ob-ersättning eller övrig ersättning som ska ges utöver den vanliga timlönen. Observera att det endast är ob-ersättning som i dagsläget kan föras över till Visma Lön Smart.
Artiklar av typen Traktamente: Detta används om den anställde ska få ersättning för merkostnader vid resa i arbetet.
När du skapar ditt företag lägger vi automatiskt in de flesta tidkoder, men det kan vara bra att kontrollera koderna ovan och artiklar så att dessa stämmer överens med det du har inlagt i Visma Lön 300/600 samt Lön Smart.
Bra att veta om kopplingen mellan Tid Smart/Pro och Lön Smart
- Timavlönade måste ligga på ett oregelbundet schema. I dagsläget går det inte att ha timavlönade medarbetare som har schemalagd arbetstid.
- För att kunna skicka över utlägg behöver du aktivera funktionen för att specificera ingående moms på utlägg. Detta görs i Lön Smart via Inställningar- Löneinställningar och fliken Bokföring.
- Du behöver inte manuellt koppla till några lönearter eller snabbval i Lön Smart. I fältet Lönekod på tidkoder, frånvaro, utlägg samt artiklar i Tid Smart/Pro kommer du få förslag på lämpliga snabbval utifrån vad det avser för registrering.
- När du exporterat löneunderlaget från Tid Smart/Pro kommer du få ett mejl med information om hur exporten gick samt om någon användare inte kunde exporteras. Du bör kontrollera denna information innan du importerar registreringarna till Lön Smart om det är något som behöver korrigeras. Om du gör om exporten innan du importerat till lönekörningen i Lön Smart kommer ev registreringar för samma period och användare att tas bort. Har du däremot redan gjort en import till lönekörningen i Lön Smart finns det risk för att registreringar importeras dubbelt och du behöver i så fall manuellt ta bort dessa i Lön Smart.
Bra att veta om kopplingen mellan Tid Smart/Pro och Lön 300/600
Kopplingen mellan Tid Smart/Pro och Visma Lön 300/600 görs via fältet Lönekod i Tid. Du kan ha olika lönekoder om posten ska kopplas till olika lönearter/ snabbval i löneprogrammet beroende på om användaren är månads- eller timavlönad:
Detta fält hittar du inne på respektive tidskod, frånvarokod, utlägg eller artikel i tidprogrammet.
Lönekoden ska stämma överens med den kod som du har inlagd i löneprogrammet via Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Integrationer och knappen Tidkoder eller Utläggskoder:
Till tidkoder i Visma Lön 300/600 räknas de poster du lägger in i Tid Smart/Pro som Tidskoder, Frånvarokoder och artiklar som du lägger in av typen Tillägg.
Utläggskoder i Visma Lön 300/600 är de poster som du i Tid Smart/Pro lägger in som Utlägg eller som artiklar av typen Bilresa och Traktamente.
Vill du skapa ett nytt tillägg eller tidkod är det därför viktigt att du lägger in samma lönekod i tidprogrammet som du lägger in i löneprogrammet. Du kan själv välja vilken uppställning du vill ha på dina koder så länge de är samma i Visma Tid Smart/Pro och Lön 300/600.
Praktiskt exempel:
Vill du till exempel lägga upp ett tillägg som ska gälla utöver den vanliga timlönen så skapar du detta under Inställningar - Artiklar & priser i Tid Smart/Pro. Jag skapar artikeln med typen Tillägg:
Har du olika koder för timavlönade och månadsavlönade kan du styra mot olika lönekoder, men i mitt fall är det samma tillägg som gäller oavsett om man är timavlönad eller månadsavlönad.
Nästa steg är att du lägger upp motsvarande kod i Visma Lön 300/600 under Arkiv - Inställningar - Företagsinställningar - Integrationer och knappen Tidkoder:
Här lägger du upp samma kod som du angav i Tid Smart/Pro i fältet Tidkod. Längre ut till höger kan du även välja vilken löneart i Visma Lön 300/600 som tillägget ska kopplas till. När du gör lönekörningen vet löneprogrammet därför vilken löneart som motsvaras av koden som finns i filen och posterna läggs automatiskt upp på respektive lönebesked.
Det här tipsets innehåll har verifierats och uppdaterats av Visma Spcs 24-04-19
)
