Jobba digitalt med dina kvitton eller leverantörsfakturor

[Jenny Sjöström Sannéus]

Blekta kvitton har vi väl alla sparade men jag ska visa dig hur du löser problemet genom att använda appen Visma Scanner. Kvittot är fortfarande en originalhandling men om du sparar kvittot digitalt kan du slänga det urblekta pappersformatet. Det digitala underlaget behöver du spara i 7 år. Läs mer om digital bokföring i vår artikel Digital bokföring vs. papper - spara tid och slipp onödiga utskrifter

Med Visma Scanner kan du på ett enkelt sätt fota dina kvitton eller leverantörsfakturor och få in underlaget direkt till Visma Administration och det, helt kostnadsfritt. 

Du kan arbeta med appen på olika sätt:

Scanna kvitto - Fota kvittot och du får hjälp med att tolka uppgifter så som:

• totalbelopp
• moms
• betaldatum
• organisationsnummer
• valuta 
• betalningsmetod. 

Uppgifterna förs sedan över med automatik när du skickar underlaget till programmet.

Du kan få hjälp med konteringen genom att välja en konteringsmall under Inställningar - Företagsinställningar - Mina tjänster - Visma Scanner - Konteringsmall för kortbetalning samt Konteringsmall för kontantbetalning. Det finns färdiga konteringsmallar du kan ladda ner från vår supporthjälp som passar för detta. Mer information hittar du i vår hjälp.

I ditt program hittar du underlaget i delen Inläsning underlag. Här kan du se en förhandsgranskning på underlaget och komplettera med mer information om du vill det. När du läser in underlaget skapas en verifikation med automatik som är konterad och klar och ditt fotade kvitto är med som ett bifogat underlag. 

Scanna leverantörsfaktura - Om du väljer att fota din leverantörsfaktura får du hjälp med att tolka följande information:

• fakturanummer
• fakturadatum
• totalbelopp
• moms
• förfallodag
• betaldatum
• organisationsnummer
• OCR. 

När du skickar underlaget till ditt program följer den tolkade informationen med automatiskt. 

Underlaget landar i programdelen Inläsning underlag där du kan se underlaget och fylla på med mer uppgifter. För att få det så effektivt som möjligt är det bra att använda en konteringsmall som du har plockat upp på din leverantör i leverantörsregistret. På så vis kommer programmet automatiskt kontera underlaget och du slipper manuell hantering. När underlaget är redo att läsas in skapas det en leverantörsfaktura med all information och din fotade leverantörsfaktura följer med som underlag. 

Läs mer i Läs in underlag om du behöver hjälp med hur du hanterar dina skickade underlag i programmet.

Du kanske inte alltid får ett papperskvitto utan du får in det direkt i Kivra-appen?

Med ett par enkla knapptryckningar kan du skicka vidare underlaget till ditt program. Klicka in på kvittot/leverantörsfakturan, välj Hantera - Ladda ner/Skicka. När du valt Scanner öppnas appen där information tolkas och sedan skickar du vidare underlaget till ditt företag i programmet. Underlaget hanterar du sedan vidare under Inläsning underlag.

Vill du ha stegvis guidning för hur du går tillväga rekommenderar jag Visma Scanner.

Behöver du hjälp med hur du aktiverar Visma Scanner kan du kika på filmen Aktivera Visma Scanner för Visma Administration.

Det här tipsets innehåll har verifierats och uppdaterats av Visma Spcs 24-07-04

[helenkatarina]

Visma scanner tolkar mina kvitton korrekt, momsbelopp och totalbelopp läses in och skickas till Visma Administration 1000. Så långt allt gott.

1. Måste man använda en konteringsmall för att kunna läsa in kvittot? Det verkar så annars försvinner inte det röda pluppen. Jag har i inställningarna lagt till att jag ska använda en speciell konteringsmall vilket inte är optimalt eftersom jag har tre olika bankkonton som skulle kunna vara aktuella (i mitt fall 1985,1975,1965 som är kopplade till tre olika bankort). Om jag byter konteringsmall till en med rätt bankkonto kommer nya konteringsrader upp och jag får ta bort de jag inte vill ha - tidsödande.

2. Hur får jag momsen inläst? Den tolkas av Visma scanner men kommer inte in i Visma Adm. Om den inte läses in så är det ju meningslöst. Jag kan ställa in konteringsmallen så att den räknar ut momsen men då är det inte säkert att den blir korrekt och jag måste ändå göra något manuellt

[Tinne Lestrin]

Hej @helenkatarina!

1. Du måste inte använda en konteringsmall för att läsa in ett kvitto, men om du inte använder en konteringsmall så måste du manuellt kontera ut verifikationen så den balanserar innan du kan läsa in den. Den blir inte fullständigt konterad utan en konteringsmall.

2. Momsen och totalbeloppet ska alltid tolkas och skickas in i Visma Administration, så det är inte helt lätt att avgöra varför det inte gör det för dig baserat på informationen ovan. 

Jag skulle vilja be dig att ringa in till mina kollegor på supporten så att vi får se hur du har det upplagt i ditt program för att kunna hjälpa dig så bra som möjligt.

Önskar dig en fin måndag!

/Tinne

[Bengt Levin]

Hur kan jag ta redan på eller veta hur mycket lagringsutrymme som går åt i vårt affärssystem om jag fotograferar en leverantörsfaktura i Visma Scanner som sedan skicka den till Vårt Administration 1000 program?

Kan jag hitta detta i en mapp där kopplade verifikat lagras eller räkna fram detta utifrån uppskattat storlek på ett underlag? Eller på något ytterlgare stää?

[catarina ScF]

Kan man ladda ner appen Visma Scanner på datorn utan konto i Google Play eller App Store?

[Joachim E]

Hej

Visma scanner är enbart en mobilapp. När du använder eEkonomi på en dator kan du istället ladda upp digital underlag direkt i systemet. Då behövs inte scanner.

/Joachim

[catarina ScF]

Tråkigt att det bara är en mobilapp. Hade varit smidigt att kunna ladda upp underlag utan att behöva skriva ut dom först. Jag använder Visma admin 500.

[Mita Jonsson]

Hejsan Bengt Levin!
De underlag som du skannat in via Visma Scanner till Visma Administration finns i mappen MOSC_TMP som ligger i företagsmappen. Via Utforskaren kan du se hur många filer det är och hur mycket plats de tar tillsammans på din hårddisk, via Egenskaper för mappen. Här är det då alla underlag som lästs in. Du kan inte se om det kom via mejl eller om det fotades i Visma Administration.

[Mita Jonsson]

Hej Catarina ScF!

Du kan fota underlaget på bildskärmen, för att slippa skriva ut och sedan fota.