Mina produkter

Logga in för att följa kategorier och för att få genvägar i denna meny
Visma Administration, Fakturering & Förening
avbryt
Visar resultat för 
Sök istället efter 
Menade du: 

(uppdaterad av Mita Jonsson CONTENT PRODUCER ‎2023-01-30 15:52 )
  • 2 Svar
  • 2 gilla
  • 2234 Visningar

Blekta kvitton har vi väl alla sparade men jag ska visa dig hur du löser problemet genom att använda appen Visma Scanner. Kvittot är fortfarande en originalhandling men om du hanterar det även digitalt kan du slänga det urblekta pappersformatet efter 3 år (det digitala underlaget behöver du spara i 4 år till). Läs mer om digital bokföring i vår artikel Digital bokföring vs. papper - spara tid och slipp onödiga utskrifter

 

Med Visma Scanner kan du på ett enkelt sätt fota dina kvitton eller leverantörsfakturor och få in underlaget direkt till Visma Administration och det, helt kostnadsfritt. 

 

Du kan arbeta med appen på tre olika sätt:

 

Scanna kvitto - Fota kvittot och du får hjälp med att tolka uppgifter så som:

  • totalbelopp
  • moms
  • betaldatum
  • organisationsnummer
  • valuta 
  • betalningsmetod. 

Uppgifterna förs sedan över med automatik när du skickar underlaget till programmet.

Du kan få hjälp med konteringen genom att välja en konteringsmall under Inställningar - Företagsinställningar - Mina tjänster - Visma Scanner - Konteringsmall för kortbetalning samt Konteringsmall för kontantbetalning. Det finns färdiga konteringsmallar du kan ladda ner från vår supporthjälp som passar för detta. Mer information hittar du i vår hjälp.

I ditt program hittar du underlaget i delen Inläsning underlag. Här kan du se en förhandsgranskning på underlaget och komplettera med mer information om du vill det. När du läser in underlaget skapas en verifikation med automatik som är konterad och klar och ditt fotade kvitto är med som ett bifogat underlag. 

 

Scanna leverantörsfaktura - Om du väljer att fota din leverantörsfaktura får du hjälp med att tolka följande information:

  • fakturanummer
  • fakturadatum
  • totalbelopp
  • moms
  • förfallodag
  • betaldatum
  • organisationsnummer
  • OCR. 

När du skickar underlaget till ditt program följer den tolkade informationen med automatiskt. 

Underlaget landar i programdelen Inläsning underlag där du kan se underlaget och fylla på med mer uppgifter. För att få det så effektivt som möjligt är det bra att använda en konteringsmall som du har plockat upp på din leverantör i leverantörsregistret. På så vis kommer programmet automatiskt kontera underlaget och du slipper manuell hantering. När underlaget är redo att läsas in skapas det en leverantörsfaktura med all information och din fotade leverantörsfaktura följer med som underlag. 

 

Mejla underlag till appen - Har du t ex fått en leverantörsfaktura på pdf eller liknande kan du mejla underlaget till en unik e-postadress du tar fram från scannerappen. Mejladressen hittar du genom att klicka på de tre prickarna uppe till vänster - Inställningar. Du kan välja om underlaget ska skickas direkt till programmet eller om du vill att det mellanlandar i scannerappen för hantering innan det skickas vidare. De underlag du mejlar och som mellanlandar i appen tolkas på samma sätt som om du tar kort på ett kvitto eller leverantörsfaktura. Däremot tolkas inte informationen om du har mejlat en pdf eller mejlar underlaget direkt till ekonomisystemet. Formaten som fungerar är jpg, jpeg, png, pdf, tif eller tiff. 

 

Läs mer i Läs in underlag om du behöver hjälp med hur du hanterar dina skickade underlag i programmet.

 

Du kanske inte alltid får ett papperskvitto utan du får in det direkt i Kivra-appen?

Med ett par enkla knapptryckningar kan du skicka vidare underlaget till ditt program. Klicka in på kvittot/leverantörsfakturan, välj Hantera - Ladda ner/Skicka. När du valt Scanner öppnas appen där information tolkas och sedan skickar du vidare underlaget till ditt företag i programmet. Underlaget hanterar du sedan vidare under Inläsning underlag.

 

JennySjstrmSannus_0-1627306901939.gif


Vill du ha stegvis guidning för hur du går tillväga rekommenderar jag Visma Scanner.

 

Behöver du hjälp med hur du aktiverar Visma Scanner kan du kika på filmen Aktivera Visma Scanner för Visma Administration.

 

Det här tipsets innehåll har verifierats och uppdaterats av Visma Spcs 22-05-16

Kommentarer
helenkatarina
UTFORSKARE

Visma scanner tolkar mina kvitton korrekt, momsbelopp och totalbelopp läses in och skickas till Visma Administration 1000. Så långt allt gott.

 

1. Måste man använda en konteringsmall för att kunna läsa in kvittot? Det verkar så annars försvinner inte det röda pluppen. Jag har i inställningarna lagt till att jag ska använda en speciell konteringsmall vilket inte är optimalt eftersom jag har tre olika bankkonton som skulle kunna vara aktuella (i mitt fall 1985,1975,1965 som är kopplade till tre olika bankort). Om jag byter konteringsmall till en med rätt bankkonto kommer nya konteringsrader upp och jag får ta bort de jag inte vill ha - tidsödande.

 

2. Hur får jag momsen inläst? Den tolkas av Visma scanner men kommer inte in i Visma Adm. Om den inte läses in så är det ju meningslöst. Jag kan ställa in konteringsmallen så att den räknar ut momsen men då är det inte säkert att den blir korrekt och jag måste ändå göra något manuellt

Tinne Lestrin
MODERATOR

Hej @helenkatarina!

 

1. Du måste inte använda en konteringsmall för att läsa in ett kvitto, men om du inte använder en konteringsmall så måste du manuellt kontera ut verifikationen så den balanserar innan du kan läsa in den. Den blir inte fullständigt konterad utan en konteringsmall.

 

2. Momsen och totalbeloppet ska alltid tolkas och skickas in i Visma Administration, så det är inte helt lätt att avgöra varför det inte gör det för dig baserat på informationen ovan. 

 

Jag skulle vilja be dig att ringa in till mina kollegor på supporten så att vi får se hur du har det upplagt i ditt program för att kunna hjälpa dig så bra som möjligt.

 

Önskar dig en fin måndag!

/Tinne