Autmatisk PDF kopia på faktura till e-post

[Anders Pettersson]

Kundregister

Jag försökte använda e-postkopia funktionen i kundregistreringen till mig själv, för att ha en faktura kopia att lägga i uppdraget inför eventuella frågor.

Då blir fakturan tillgänglig  utan att vara inloggad i programmet.

Men det går inte med mindre än att jag anger någon e-postadress till kunden.

Jag vet att jag kan öppna kundfakturor manuellt för varje kund men jag vill ha automatik.

I e-post program går det att lägga till funktion för automatisk lagring av faktor till mapp på server.

Alternativt vill jag att programmet sparar ned faktura-pdf till dator/servermapp.

[Khedron Wilk]

Jag uppfattar det som att du inte har kundens epost-faktura-adress och därmed inte använder funktionen att e-posta faktura till kunden.

Då skulle du ju kunna lägga in din egen adress som fakturadress?

Allmänt tips: kolla om din e-posleverantör kan hantera plus (+) adresser. Då kan du använda alias för din egentliga adress. istället för ditt.namn@dittbolag.se så kan man använda till exempel: ditt.namn+kundensnamn@dittforetag.se. På så sätt kan man filtrera på mottagaradressen vems faktura du just fått kopia på. Och bygga dina eventuella regler i e-posten efter det.

[Anders Pettersson]

Ett bra svar, men det hjälper inte mig

[Tinna Gunnarsson]

Hej @Anders Pettersson 

Så vitt jag vet finns det ingen lösning som motsvarar det du söker. För att se till att vi inte missar något rekommenderar jag att du kontaktar vår kunniga support, då de ofta har lösningar på det mesta. 

Om ni hittar en fungerande lösning får du gärna uppdatera oss i tråden så att andra användare i samma situation kan dra nytta av din erfarenhet.
 

Lycka till!

/Tinna

[Anders Pettersson]

Jag har kontaktat supporten via telefonen, deras brandvägg heter telefonkö och är 30 minuter tjock. 

Jag har kommunicerat det jag vill ha med dem, det hamnar i någon typ av förslagslåda, det är bara att vänta. Jag önskade en lösning som julklapp så vi får se.🙄  I mitt andra jobb som it-manager så hade vi lokalt ekonomisystem. Det sparade ned faktura filer som pdf-dokument i en mapp. Till den mappen ordnade jag genvägar på användarnas datorer för de som ville ha koll på fakturor utan att starta ekonomiprogrammet. För egen del hade jag ett tilläggsprogram i e-post/outlook som sparade bifogade filer till en mapp i datorn.  GOD HJUL 🤶

[Anders Pettersson]

Det jag vill är att ställa in programmet/systemet så att varje faktura jag skickar kommer ut som en pdf-faktura till min e-post.  Det ska ske för samtliga distributionsalternativ, e-post, efaktura eller papper.

I kundregistret går det att lägga till kopia om kunden har e-post adress. Vad händer om jag lägger till min egen adress i kundens huvudadress och kunden är en helt elektronisk mottagare av faktura, fungerar den helt elektroniska kopplingen.

[Khedron Wilk]

Vad är det som gör att ni har behov av att titta på fakturor utan att gå in i eEkonomi? Vad är det för behov/problem du vill lösa med sådan hantering? Låter omständligt för mig och som en potentiell felkälla till hur reskontran ser ut.

/Nyfiken och glad bokföringsamatör

[Anders Pettersson]

Fördelen är att vem som helst, inte ekonom, projektledare osv, som får ett samtal från en kund avseende en faktura kan ta hand om kund och hitta fakturan och göra noteringar om fel.

Skapa en e-post och bifoga fakturan till den ansvarige.

Dessutom så kan man lägga en kopia i projektmappen där övrig projektbunden administration sparas, ritningar, beskrivning, underlag för ändringar och tillägg.

För den som jobbar i ekonomisystem dagligen så kan det troligen ses som onödigt men för den som inte gör det blir det ett snabbt och enkelt sätt att hantera frågor.

Vilka potentiella felkällor finns det.

[Khedron Wilk]

Förstår. 

Tänker mest på att man så långt som möjligt bara skall ha en viss given information som används i produktion på ett enda ställe - "source of truth". Kanske lite överdrivet i detta fallet, bara jag som sett hur det gått fel i organisationer när man mailar omkring filer  det visar sig att olika avdelningar hänvisar till olika versioner av samma dokument. Som sagt, inte lika troligt i ert scenario.

Men också att e-post kan krångla med att komma fram, speciellt e-post från externa som system som molnbaserade ekonomisystem. Det är något som är utanför Vismas konrtroll, bara hur e-postfungerar just nu. 

Så lite förenklat är behovet att regelbundet per automatik få ut en export, oavsett hur, på skickade kundfakturor så dessa lagras någon annanstans än inne i ekonomisystemet. (min tolkning) Har förvisso ingen lösning på det heller just nu men intressant behov.

Kanske finns någon partner till Visma som redan byggt detta som del av sina lösningar?

(För jag tror ärligt talat inte att det är något Visma kommer att bygga själva. Menar inget ont med det, utan mer en konsekvens av tusen andra utvecklingsönskemål. Återigen, min tolkning.)

[Khedron Wilk]

Ser ut som du skulle kunna åstadkomma det du önskar med Zapier? Har dock inte provat "skarpt".

Ser ut som man kan ladda upp fil till Google Drive eller Microsoft OneDrive om man vill det istället?
(Kräver lite pyssel men jag tror inte det är oöverstigligt för de flesta.)