Fakturorna fastnar ofta i kundens spam-filter - eEkonomi

[Fd medlem]

Fakturorna kommer inte fram till kunden som de borde - eftersom de sannolikt fastnar i deras spam-filer. Finns det något man jag / ni kan göra för att det inte ska hända. Skapar så mycket mer arbete - med betalningspåminnelser, extra kontroller, telefonsamtal och frustration..

[Fd medlem]

Vilken avsändaradress skickas fakturan ifrån, om det är er egen domän (det som står efter @) så behöver ni lägga till Vismas skickande epostserver som betrodd avsändare för den domänen (SPF). Detta görs i er DNS hos den som sköter hosting av er domän. De flesta hostingleverantörer låter er göra ändringen i ett webbgränssnitt.

[KJHedin]

Hej, ser att det här är en äldre tråd men den är tyvärr fortfarande aktuell. För mig fastnar kanske var 8:e faktura i kundernas skräpfilter, vilket har orsakat en hel del frustrerande merjobb för mig. Min adress slutar på @gmail.com. När jag sedan sänder fakturan igen från mejlprogrammet i datorn så är det aldrig några problem. Jag har funderat på er långa ämnestext som också innehåller * , kan det vara en orsak? Jag hittar ingenstans där jag själv kan ändra på standardtexten till fakturamejlens ämnestext. Är det här ett välkänt problem så är det kanske dags att se över det för er del. Mvh/Johanna

[Khedron Wilk]

Har ingen kännedom om effektiviteten av att ändra ämnesraden (det låter tveksamt), däremot kan jag som långväga IT-tekniker komplettera med att det är som Visma säger, detta är ett problem som Visma har svårt att göra något. Inom rimliga ramar.

Det troliga problemet är att många e-postservrar idag använder sig av SPF, en anti-spam-teknik som kontrollerar att e-posten är skickad av server som har rätt att skicka e-post för den avsändande domänen. Man måste göra inställningar på sitt webhotell, eller motsvarande, så att Vismas servrar listas som officiell källa för ens e-post.
Använder man sig av generella domäner, som gmail, så har man ingen möjlighet att göra detta. Med andra ord, har man en egen domän, hyfsad chans att komma runt detta problem. Använder man gmail.com, outloo.com, yahho.com osv så är det i princip kört att lösa det i ekonomisystemet.

Det man kan göra är att skriva ut fakturan som PDF-fil, spara ned på sin dator eller motsvarande och sedan e-posta den manuellt. Då kommer e-posten skickas via "rätt" servrar för den domän du använder, oavsett om det är din egen eller gmail.

[Tinna Gunnarsson]

Hej @KJHedin

Jag har visat din tråd för våra produktspecialister och fått information om att detta inte är något vi kommer att förändra i Visma eEkonomi i dagsläget.  En anledning till det är att vi inte kan styra över vad som hamnar i skräpposten hos mottagaren. 

Ett tips är att den som skickar fakturorna ändrar ämnesraden när man mejlar fakturorna från Visma eEkonomi. Jag hoppas att det kan hjälpa dig. 

Ha en fin dag och välkommen tillbaka till forumet. 

//Tinna

[KJHedin]

Hej och tack för svar!

Ja ok, men varför kan inte ni ändra standardtexten om det nu skulle underlätta för samtliga användare? Det handlar ju bara om att korta ner den och att ta bort *

Jag kommer hädanefter att ändra ämnestexten på varje mejl jag sänder iväg, onödigt arbete tycker jag - men kommer inte våga annat. 

Mvh/Johanna

[Tinna Gunnarsson]

Hej Johanna!

Jag förstår att du känner så och har pratat igen med våra produktspecialister. Du får gärna skicka in ett önskemål till våra utvecklare av Visma eEkonomi även om vi i dagsläget inte kommer att göra en förändring kring detta. 

I Visma eEkonomi finns det en knapp längst ned på sidopanelen som heter Feedback och förslag. Klickar du på den knappen kommer du till förslagssidan i Visma eEkonomi. Tryck sedan på den gröna knappen Lämna förslag. Du kommer då att länkas vidare till ett formulär där du kan lämna ditt önskemål.

Tack för att du hörde av dig och varmt välkommen tillbaka till forumet snart igen. 

//Tinna

[RESTORED · Accepted solution]

Det känns obegripligt och sanslöst med responsen och att inget verkar hända med frågor som den här och VMB. 7-8 år gamla inlägg som med tiden uppdateras genom användare som påtalar behovet av stöd och VISMA som verkar rycka på axlarna. 
Den här frågan om att fakturor hamnar i skräppost och VISMA:s svar om att ”inte kunna styra var skräpposten hamnar hos mottagaren” visar att det är helt fel personer i organisationen som hanterar frågan. Produktspecialisterna är inte specialister på e-postkommunikation och det är uppenbart att de heller inte är specialister på att kommunicera med de som har kompetensen. Alla företag som erbjuder e-postutskick som Visma gör, där e-post skickas från företagets servers med avsändaruppgifter från företagets kund, riskerar att hamna i mottagarnas skräppostfilter. Orsaken är att avsändaradressen inte överensstämmer med den avsändande serverns adress. 
Detta har inget med mottagarens skräppostfilter att göra. Det följer etablerade globala standards och kan avhjälpas med registerpekare som benämns ”DKIM” och SPF”. Det är kunden som äger den avsändande domänen som kan lägga in dessa pekare i domänregistret hos sin domänleverantör. Det är något man kan behöva få hjälp med och ibland erbjuds det av domänleverantörens support.

Det man som kund till VISMA måste få veta är hur dessa pekare ska skrivas, i vilket ingår e-postserverns adress, domän, etc. Detta följer öppna etablerade globala standards och är något som VISMA kan tillhandahålla information om.
När jag nyligen testade CRM-system från ZOHO och deras enklare produkt Bigin, upplystes jag under konfigurationsprocessen om behovet av dessa pekare. Konfigurationsprogrammet hade en funktion för att verifiera att de föreslagna nycklarna fanns på plats i domänregistret och gav grönt ljus när de hade skapats korrekt. Även i CRM-systemet handlar det om att skicka ut e-post till mottagare, som inte får fastna i SPAM-filter. 
Häpnadsväckande att VISMA inte förstår eller bryr sig om detta och sätter sig in i verkligheten (utanför VISMA:s lokaler).