Hej @Hillringsberg!
Jag förutsätter att det finns ett kvitto från dessa utlägg som medlemmarna gjort och då rekommenderar jag att du eller medlemmarna själva fotar dessa kvitton. Då får du in dessa kvitton som bildunderlag och kan därefter bokföra det beroende på vad det är för händelse (kostnad).
Har du funderingar på vad det ska vara för konto som du ska bokföra kvittona mot så skulle jag vilja be dig ställa frågan i vårt forum för "Bokföringsfrågor" alternativt dubbelkolla det med eventuell Revisor/Redovisningskonsult så kan de hjälpa dig vidare med konteringen.
Ha en fin dag!