Visma eEkonomi och massfakturering

[Fd medlem]

Hej,

Vi har idag Visma eEkonomi och planerar att lägga in samtliga våra kunder där, drygt 900 st.

Vi planerar att beställa en bankkoppling till Handelsbanken.

Innan vi påbörjar implementeringen så vill vi förvissa oss om att det kommer att fungera.

En gång per år vill vi skicka en årlig faktura till samtliga kunder(massfakturering), har sett att den funktionen finns, några frågor kring detta:

1. Måste jag klicka på varje kund(tidsödande) eller finns det en markera alla ?
2. Har ni någon fungerande koppling mot en e-post tjänst som klarar av drygt 900 mail ?

Alternativt, kan jag skapa fakturor till samtliga på ett enkelt sätt och att dessa inte skickas, men ändå väntar på att betalningsmarkeras via bankkopplingen ? Isåfall borde vi kunna exportera kundregistret och därifrån kopiera mailadress-kolumnen och klistra in i vårt vanliga e-post-program(Gmail) och skicka fakturan därifrån, ca 200 åt gången så inte Gmail tror att det är Spam.

Torbjörn

[My Janhall]

Hej Torbjörn! 

Vad roligt att ni vill börja arbeta mer i eEkonomi, självklart ska jag kika över dina funderingar. 

Fråga 1. 
Under Inställningar - Kundetiketter kan du skapa en kundetikett för alla kunder som ska faktureras vi samma tillfälle. När du sedan skapar fakturan kan du välja etiketten så behöver du inte välja alla kunder för sig varje gång. Det fungerar att fakturera alla kunder som följer samma betalregler och villkor. Har du alltså vissa kunder från andra länder så behöver dem faktureras separat då kundfakturans verifikation konteras på ett annat sätt. 

Fråga 2. 
Angående mejlen så finns det en funktion till massfaktureringen att skicka fakturan per e-post till alla kunder samtidigt. Däremot så har jag frågan uppe med mina kollegor ändå eftersom det rör sig om ganska många mejl. Vi kommer se över så detta är en fungerande lösning för dig och jag återkommer så fort vi vet. 🙂 

Du får ha en fin eftermiddag sålänge! 
/My 

 

[Fd medlem]

hur uppdaterar jag kundetiketterna för alla? måste det ske en efter en, manuellt?

[My Janhall]

Hejsan @Fd medlem

Svaret beror lite på vad det är som ska uppdateras, vilka uppgifter som ska ändras. Ska du bara lägga till en kundetikett på flera kunder kan du gå till Inställningar - Kundetiketter klicka på kundetiketten - Redigera och lägga till kunden. I det fallet behöver du inte gå in på varje kund. Ska du däremot ta bort/ byta ut en kundetikett på flera kunder så behöver du gå in på kunden i kundregistret och klicka på Krysset för den kundetikett som ska bort. 

Hoppas detta är svar på din fundering! 🙂 
/My 

[Fd medlem]

hej

jag vill lägga till alla medlemmar/kunder (visma e-förening) i en grupp, så att jag kan välja den när jag gör fakturan, årsfaktura för medlemsavgift, lika villkor för alla, ca 900 medlemmar/kunder, måste de läggas till en för en, eller går det att batcha? hittar ingen vägledning. PS kundetiketter finns inte som val i den verison jag har tillgång till /janne 

[Tinne Lestrin]

Hej @jan_truedson!

Vi har bytt namn på Kundetiketter till Kundgrupper, så jag förstår att det inte var helt lätt att hitta funktionen.. 🙂 Du hittar Kundgrupper under Inställningar i menyn, när har du har skapat din kundgrupp kan du fakturera hela kundgruppen i en batch.

När du har lagt upp en ny kundfaktura klickar du upp rullisten där du väljer vilka kunder du ska fakturera. Bocka i Välj flera kunder i rullisten. Längst ner i listan ser du dina kundgrupper och kan välja den kundgrupp du vill fakturera.

Jag passar även på att skicka med våra hjälpavsnitt Skapa flera fakturor och Kundgrupper om du vill läsa mer om detta.

I bilden nedan ser du hur det ser ut hos mig:

Jag hoppas att detta hjälpte dig i dina funderingar. Om det uppstår fler frågor är du alltid välkommen att återkomma till oss i forumet.

Önskar dig en fin måndag!

/Tinne

[My Janhall]

Hej igen! 

Jag har nu fått svar på fråga 2. 🙂 

Det går jättebra att skicka fakturorna via programmets egna mejl-funktion, däremot kan det bli problem med själva PDF:en som skapas. När du skickar en faktura skapas normalt sätt en PDF av fakturan automatiskt, detta kommer med största sannolikhet inte göras om du fakturerar 900 kunder samtidigt. Behöver ni PDF:en sparad automatiskt så skulle jag rekommendera att ni fakturerar runt 150 stycken åt gången. 

Känns något oklart så får du gärna återkomma!
/My