Mina produkter

Logga in för att följa kategorier och för att få genvägar i denna meny
Visma Administration, Fakturering & Förening
avbryt
Visar resultat för 
Sök istället efter 
Menade du: 
Highlighted
NY MEDLEM

Återkommande fakturering

Hej

Jag har några kunder (bostadsrättsföreningar) som går på ett serviceavtal hos oss. Dvs dom blir fakturerade en gång i månaden för det antal lägenheter dom har i huset. Det är alltså flera kunder men dom olika kunderna har olika antal lägenheter så att säga.

Nu vill ju jag att den fakturan jag gör till "kund A" ska upprepas varje månad. Vad jag förstår då så är det Avtal/avtalsmallar jag måste jobba med och jag har suttit nu hela förmiddagen och slitit mitt hår och jag håller på att bli GALEN!!!

Hur i he***e ska jag göra för att min faktura till "Kund A" ska upprepa sig varje månad, och min faktura (som ju inte är samma antal som till Kund A och därför inte likadan) till "Kund B" ska upprepa sig varje månad??

Jag har försök följa skrivna mallar och youtube-tutorials från Visma så tipsa mig inte om det för det har jag redan insett att jag inte begriper nått av! Har suttit och "lekt" i övningsbolaget hela förmiddagen och inte lyckats lura ut det den vägen heller. 

Varför kan det inte vara så enkelt som en ruta på fakturan där man bara kan bocka i att den ska upprepas den 1:a i varje månad!? Måste det vara så komplicerat?! 

7 SVAR 7
Highlighted
UTFORSKARE

Svar: Återkommande fakturering

Jobbar du i Administration? I så fall, vilken version har du 1000 eller 2000, eller?

Mvh Lena

Highlighted
NY MEDLEM

Svar: Återkommande fakturering

Ja, förlåt. Va så frustrerad. Visma Admin 1000 jobbar jag med ja. 🙂

Highlighted
UTFORSKARE

Svar: Återkommande fakturering

OK, Visma 1000, jag ville bara kolla så du inte satt på en version som inte hade funktionen tillgänglig 🙂

 

Steg 1 – en mall måste skapas:

Börja med att skapa en säkerhetskopia!

Avtalsmallar, Ny, Ge ett namn till mallen

Välj artikelnummer. Det är av vikt att artikelnumret är korrekt upplagt med adekvat information, som moms och annat. Jag säger det, för det är ju flera led i det hela... Du fyller i summan i kolumnen summa och resultatenhet och projekt om du så önskar.

Sedan måste du regga datum:  Avtalets startdatum: om avtalet startas 2020-10-01, skriver du det. I regel, fakturerar man i förväg så man får betalt den dag som avtalet påbörjas. Ponera att du har ett betalningsvillkor på 20 dagar. Då fyller du i -20 i rutan under där det står "Dag". Då blir det så att man fakturerar 20 dagar före avtalets början. Skriver du enbart 20 utan minus före, faktureras det i 20 dagar i efterhand istället.

Fyll i löptiden, hur länge avtalet gäller. Är det ett år i taget, skriv 12 månader. Då får du skapa ett nytt avtal efter ett år vid eventuell prishöjning, eller ändra det befintliga så det löper ett år till. Noll ger löpande avtal utan slutdatum.

Första fakturan skapas månad: ... och dag: ... (är det här som det blir fel?)

Fakturaintervall: 1 för en månad i taget, 3 för kvartalsfakturering. Var det här som det knasade till sig för dig?

Ett litet tips i det hela är att klicka i rutan för "Period anges på fakturan". Då ser man på varje faktura  mellan vilka datum som faktureringen avser, en liten bra grej för kunden att få information om.

När du sedan skapar ett avtal (till skillnad från det jag beskrivit här som är en mall) kan denna mall  användas till en eller till flera av dina kunder. Alla de kunder, en eller flera, som skall faktureras enligt denna mall, kopplar du till mallen när du skapar ett avtal. Har du en kund som skall ha ett annat upplägg, skapar du en ny mall - med de förutsättningar som den kunden ska faktureras efter - och kopplat den kunden till nya mallen.

Vad jag förstår, måste du ha två mallar till dina två kunder då de skall faktureras olika.

 

Steg 2 – avtalet

Gör en säkerhetskopia till att börja med.

Försäljning – Avtal (varje kund har sitt avtal och avtalen baseras på någon av de mallar du gjort)

Här ser du i andra kolumnen från vänster, vilka avtal som finns och i den tredje kolumnen ser man vilken mall som använts. I ditt fall borde det blir så – om jag tolkat dig rätt – att du har två kunder med separata avtal. Dubbelklickar man på ett av avtalen, får man upp en sida som är mycket lik den sida man jobbade med när man skapade själva mallen. Det kan vara lite förvirrande att de ser så lika ut. (Man måste lära sig att inte blanda ihop mallarna med avtalen så man vet var man är när man grejar här.) Du kan här kontrollera att alla siffror stämmer, att avtalen har rätta datum och så vidare. I en av kolumnerna ser du vilket nästa faktureringsdatum är.

 

Steg 3 – fakturering

Gör en säkerhetskopia för säkerhets skull

Det finns en knapp i mitten upptill som heter Skapa fakturor. Klicka där och en dialogruta kommer upp. Här väljer du datum ”Fakturera t o m:” och vid sidan om, kan du välja vilket fakturadatum du vill ha på fakturorna. Kika i listan över de kommande fakturorna i listan inunder, att faktureringsdatumet blev det du önskade och att perioden är korrekt. Du kan avmarkera ifall det är någon faktura du inte vill skicka just nu och fakturera senare om du önskar. Välj skapa för att skapa fakturor. Det är nu som det är bra ifall du har tagit en backup före. De skapade fakturorna går inte att få ogjorda. Behöver du göra om och göra rätt, är det alltså av vikt att du har gjort en backup före så du kan backa proceduren.

 

I fliken Fakturor ser man vilka fakturor som är avtalsfakturerade. Det finns en kolumn till vänster som visar det.

 

Hoppas det här kan vara svaret på det du önskar få hjälp om. Hör av dig igen om det är något. Jag kan ju ha missuppfattat dig någonstans på vägen. Tveka inte att höra av dig igen.

 

Mvh Lena

NY MEDLEM

Svar: Återkommande fakturering

Jag ska göra ett försök men jag tycker detta verkar otroligt komplicerat. Jag kommer ju få flera kunder utan någon "likhet" direkt. Olika startdatum, olika längd på avtal, olika längd på avtalen, olika betalningsvillkor, olika artiklar osv. Ska jag behöva göra den här krångliga proceduren för varje kund...? 

Känns ju som en lista med vilka kunder jag har som har avtal och kopiera tidigare faktura är mycket enklare..? 

Highlighted
UTFORSKARE

Svar: Återkommande fakturering

OK, det kan verka lite omständligt det här, men jag har också försökt beskriva saker i detalj.

 

När du har gjort en avtalsmall, kan du kopiera den, så du har en grund att stå på bara du gjort första mallen korrekt. Du behöver således då enbart justera förändringarna i den nya kopian, det som skiljer den ena mallen från den andra. På det sättet behöver du inte göra om allt från början.

 

Du måste tänka att vi har med en maskin att göra här. En dator. Bästa vore ju att ha ett interface via ens hjärna till datorn direkt så den gjorde som man tänkte. Men nu är det inte så. Man måste styra programmet att göra som man vill. Skit in blir skit ut, rätt in blir rätt ut. Därför måste man vara noggrann från början. Gör en mall och testa den att den gör som du vill. Då har du en mall till mallen som du kan kopiera.

 

Du har en av de mest potenta programvaror inom redovisning att arbeta med och var glad för det. Jag önskar jag vore så lyckligt lottad. Försök gå efter min genomgång och ta tid på dig initialt. Jag jobbade med att skapa avtal och mallar i flera år, och jag upplevde inte att det var vidare krångligt. Visserligen blev det något fel ett par gånger men felet var mitt eget för jag inte sett upp. När väl mallarna var up and running, hade jag bara glädje av dem.

 

Om man ska göra denna modul enklare blir själva funktionaliteten förenklad - den kommer inte vara lika flexibel -  och man blir då också besviken för att den inte kan göra allt som man önskar och blir således oanvändbar. Det blir för stelbent och inte bra alls och så blir man sur för det. Man kan inte ha kakan och äta av den.

 

Du kan gå in i en guide uppe till höger som hjälper dig att skapa mallarna. Då blir det enklare än någonsin. Men se upp, du behöver säkerligen lägga till lite saker när guidningen är över. Det enkla blir aldrig det fullständiga.

 

Lycka till!

Mvh Lena

Highlighted
NY MEDLEM

Svar: Återkommande fakturering

Ja jag får kanske sitta i övningsbolaget och öva lite innan detta blir begripligt... 🙂
Tack för ditt tålamod och dina svar! 😄 //Jenny

Highlighted
UTFORSKARE

Svar: Återkommande fakturering

Är rätt säker på att du kan skapa en mall i skarpt läge och radera om det blir fel.

Lycka till!

 

Mvh Lena