Funktionen att mejla underlag via e-postadress i Visma Scanner

[Agnetha Svensson]

Fick ett mejl idag om att funktionen att mejla underlag via e-postadress i Visma Scanner som sedan läses in i Visma Administration kommer att tas bort 28 februari 2025.

Jag undrar hur jag ska hantera underlag till manuell bokföring.

Vi har underlag som är helt digitalt och vi har underlag med blandat digitalt och pappers kvitton med flera samlade underlag på en transaktion tex. företagskort.

Idag lägger jag ihop underlagen till en pdf som jag mejlar till Visma Scanner och sen skickar in till programmet och jag bokför dessa manuellt.

Är det meningen att jag ska skriva ut digitala kvitton mm. och fota dessa? Går det samla flera fotade kvitton mm till ETT bokföringsunderlag, då vi har EN transaktion på banksaldot? Jag har inläsning av fakturor till leverantörs reskontra, men allt får inte gå in där enligt min redovisningskonsult. Just nu känns det som att vi går bakåt med digitaliseringen...

Hälsningar Agnetha

[Daniel-A]

Har liknande fundering hur detta skall fungera. Har ännu inte provat inläsningstjänsten men hur fungerar den med utländska fakturor. Vi har många utländska fakturor som vissa skall hanteras på speciella sätt. Om inläsnings centralen inte klarar av inläsningen av en faktura, kommer den då igenom som pdf för manuell inläggning eller hur fungerar det.  Att fota fakturor är verkligen inget bra alternativ. Då får man ju först skriva ut på papper för att sedan ta en bild på fakturan. Det är väl lite pappershanteringen man vill komma bort från...Att ta bort denna tjänst känns väldigt konstigt? 

[Annette2]

Stämmer det att skannings-tjänsten ni rekommenderar ger tillgång till inskannat material dagen efter? Det finns väl flera integrationer som ger inskanning i realtid. Att skriva ut underlag för att fotografera är väldigt bakåtsträvande tanke speciellt som Visma själv kan skicka fakturor till Kivra som sedan ska skrivas ut till t ex syster/dotter/moderbolag. 

[Jenna Glensby]

Hej!

Tack för era frågor och funderingar. 

De arbetssätten som vi rekommenderar är att använda e-faktura eller Visma Scanningstjänst. Där går det fint att arbeta med utländska fakturor och underlagen kommer in i programmet med en liten fördröjning beroende på när underlagen inkommit till scanningscentralen. Läs gärna mer här om vilka olika alternativ som finns och hur de fungerar.

Ha en fin dag!
Med vänlig hälsning, 
Jenna Visma Spcs

[Annette2]

OK så priset blir 8 kr per inmailad faktura som PDF. Dock står på länken i ovan svar fortfarande att man kan maila in pappersfakturor man skannar. Vi behöver ta ställning till ett byte av system vid årsskifte och skulle vilja ha en länk som avser hur det blir i mars 2025 - vi har nu redan gått över till rutiner m att skanna underlag så vi behöver en tydligare bild av hur stor kostnaden blir. Vi är oxå beroende av att skannat material kommer in direkt och inte behöva vara beroende av klockslag när vi skickar till en tredje part för inskanning.

[Jenna Glensby]

Hej! 

Det som står i Skriven hjälp (på länken) gäller fortfarande och det är därför det finns kvar, men kommer att förändras under 2025.
När det gäller inskannat material får du gärna läsa mer på samma länk men längre ner under rubriken "Ta emot pdf-/pappersfaktura som e-faktura " och "Scannande fakturor", så ser du vilka tider som gäller. 

Har du fler frågor och funderar går det också jättebra att kontakta vår support, tel 0470 70 62 00. 

Önskar dig en fin dag!
Jenna, Visma Spcs

[Annette2]

Tack för denna tiden!

[Jenna Glensby]

Hej @Annette2 

Vad tråkigt att du känner så. Detta är tyvärr det beslut som tagits och som beskrivit ovan är det så vi rekommenderar att arbeta i fortsättningen. 

Allt gott, 
Jenna Visma Spcs 

[Daniel-A]

Tyvärr finns det så många problem med detta. Vi har idag en invoice adress som alla leverantörer skickar fakturor till som sedan vidarebefodras till visma scanner mailen där vi matar in fakturorna. Många av våra leverantörer är utländska och det finns ofta flera dokument med i mailet tillsammans med fakturan, såsom packlista och andra dokument som rör försändelsen, saker som ibland också kan vara bra att koppla i Visma för att kunna ha tillgång till i efterhand. Detta kommer ju då bli svårt framöver och att få våra utländska leverantörer att separera dessa dokument till olika mailadresser kommer inte fungera. Att betala 8 kr/st för alla extra dokument som kommer med är heller inget alternativ. Vi skulle då istället få först gå igenom vad som är själva fakturan och vidarebefordra den till er inläsningstjänst för att sedan spara övriga dokument på annat ställe. I nästa läge är det inte ens säkert att er scannertjänst klarar att läsa av många av våra utländska fakturor så det blir ändå en massa handpåläggning och inte alls mer automatiserat. Att  istället skriva ut varje faktura och fota av för att få in i Visma är ju bara helt befängt. För företag som jobbar enbart med svenska leverantörer med standardiserade fakturor kan jag förstå detta men hamnar man utanför den boxen så kommer det troligen inte fungera alls bra. Om det nu är så att ni vill slussa in mer företag i inläsningstjänsten för att få in pengar är det väl bättre att ni tar något betalt för visma scanner så att de som vill kan få fortsätta använda den istället för att ta bort den. Vår lösning kommer troligen få bli att inte scanna in alls utan att spara alla fakturor och medföljande dokument i kataloger på en server. Det fungerar men är lite synd eftersom det är väldigt smidigt idag när man har dem ihopkopplade i visma 

[Tinna Gunnarsson]

Hej på er!

Vi har idag fått ny information att dela med oss av. Klicka här för att ta del av informationen från vår Product Owner Helene Struthers.
 

Trevlig eftermiddag!

/Tinna
 

[Agnetha Svensson]

Tack för att ni lyssnar!