Kreditfaktura från leverantör

[Jessica_]

Hej,

Jag önskar hjälp med hur jag bäst hanterar följande (Jag registrerar manuellt i Administration 500):

2020-12-03 kom en faktura från en leverantör (5.760 kr). 2020-12-12 kom en faktura från samma leverantör (5.670 kr). Det är en dubbeldebitering, och den senare fakturan är den rätta. Leverantören utfärdade 2020-12-11 en kreditfaktura på den första debiteringen (5.760 kr), men den kreditfakturan nådde aldrig oss, plus att vi var dåligt uppmärksamma på att det debiterats dubbelt, varför den första fakturan (5.760 kr) betalades på förfallodagen 2021-01-04. Dubbeldebiteringen upptäcktes när den andra fakturan (5.670 kr) skulle registreras för betalning 2021-01-11, varpå vi efterfrågade och erhöll kreditfakturan som ställts ut 2020-12-11.

Jag registrerar oftast månadsvis inför momsrapport, och inga leverantörsfakturor eller utbetalningar är registrerade på december eller januari än.

Jag har meddelat leverantören att de ska räkna "den rätta fakturan" (5.670 kr) som betald iom vår inbetalning 2021-01-04, samt räkna den första/felaktiga som kvittad mot kreditfakturan. 

Kanske är detta en onödigt lång förklaring av problemet som jag nu kommer till, men jag ville försöka vara tydlig... Nu till frågorna:

1) Det återstår ju 90 kr att nyttja på kreditfakturan. Detta belopp har jag meddelat leverantören att vi önskar räkna av som delbetalning på nästa faktura. Och det är här jag ser problem... Den fakturan som de räknat som delbetald med 90 kr vid vår betalning 2021-01-04... den är daterad 2021-01-06. Kommer det att fungera tekniskt/praktiskt, eller kommer jag att stöta på problem iom att den alltså är daterad efter det datum jag ska registrera delbetalningen på den? Jag vill inte ställa till det i onödan i programmet...

2) Bör jag bokföra den felaktiga fakturan och kreditfakturan, eller kan jag helt bortse från dem? De ligger ju med bara några dagars mellanrum... Kanske blir det enklare om jag registrerar dem, kanske krångligare..? 

3) Jag har för mig att det är lite krångligt med själva registreringen vid delbetalning av leverantörsfaktura... så jag önskar få en beskrivning på hur jag lämpligen går tillväga med det hela🙏

Tack på förhand!

Den här frågans innehåll har verifierats och uppdaterats av Visma Spcs 22-10-20

[Davor P1]

Tjabba 😉 

Först vill jag varmt rekommendera att du använder/aktiverar Autoinvoice funktionen i programmet och ber dina leverantörer skicka så mycket fakturor som möjligt den vägen. Har man många fakturor kan det vara värt att titta på externa tilläggsmoduler för fakturahantering såsom Swinx ScanLev (men detta är lite överkurs som varmt rekommenderas dock om verksamheten börjar bli större och man hanterar många fakturor). En brasklapp är att jag inte är helt säker på att detta fungerar på Administration 500, men det borde det göra.....

Nu till dina frågor. Svaren beror lite på hur du hanterar betalningarna med tanke på att du registrerar inkommande fakturor i efterhand. Jag tror att jag hade rekommenderat att fakturorna hanteras löpande för att mina tips skall fungera smidigare, men det är upp till dig.

Det enklaste är att du använder LB rutin från banken så att du kan skicka alla fakturor till banken, även kreditfakturor. På det viset minimerar du dubbelarbete och även risken för felstansning när du skall betala fakturan försvinner.

Svaren på frågorna kommer i "fel" ordning, men jag tror att det blir lättare att följa mitt resonemang.....

2. 

Jag rekommenderar att du stansar in alla fakturor. på det viset har du ett bevis på att den är hanterad och när du skriver ut en reskontra på kunden/leverantören så stämmer uppgifterna med motpartens uppgifter vid en eventuell meningsskiljaktighet.

3.

Det är egentligen inte så svårt att hantera en delbetalning i Visma. Jag kör visserligen i 2000, men jag tror att handhavandet är detsamma oavsett version. De sista stegen är om du INTE använder LB rutin. 

• Gå in under Utbetalningar
• Dubbel-klicka på den betalning som du vill ändra betalbelopp på
• Gå till "BELOPP ATT BETALA och ändra till rätt belopp
  • Ändra eventuellt texten i INFO/FAKTURANR där du även skriver med referens eller text från kreditfakturan du använder.
• Hantera fakturan vidare "som vanligt"
• Du kommer nu ha ett restbelopp på fakturan om krediten inte är lika stor som ursprungsfakturan
• Gå in på kreditfakturan och redigera beloppet på samma sätt som du gjort på ursprungsfakturan. Denna "MÅSTE" hanteras som en manuell betalning om du inte använder LB-rutin

Nu har du förhoppningsvis "förbrukat en av de två fakturorna som skall ställas mot varandra.

Om du har kvar något på kreditfakturan gör du om proceduren nästa gång du vill använda resterande belopp på kreditfakturan.

Kör du med LB-rutin så är det bara att skicka alla fakturor till banken. Då kommer banken att "beta av" kreditfakturorna allt eftersom de kommer in och kan kvittas mot leverantörens vanliga faktura. Krediten ligger kvar i banksystemet i 12 månader efter ankomstdatum så du behöver inte bevaka dessa på samma sätt manuellt längre.

Hoppas att jag inte rör till det för dig....

//Davor P

[Jessica_]

Tack för svar! Jag har bara som hastigast läst igenom det utan att ta tag i något av det, men ser inget svar på min första fråga... Vad tror du - kommer det att fungera, eller lär det bli problem, med tanke på datumen (om det går att förstå hur jag menar)?

[Davor P1]

Ska inte vara några problem som jag ser det. 

Om du dokumenterar detta som du gjort när du ställde frågan så kan man följa hur du resonerat. 

//Davor P

[Jessica_]

Hej,

Tack för rekommendationen - Då registrerar jag alla fakturor! Förhoppningsvis underlättar det förutom att ge kronologi och överblick...

Jag hoppas att du har rätt gällande delbetalningsrutinen för kreditfaktura från leverantör! Det har hänt någon enda gång att jag gjort en sådan uppdelning, och jag har en notering om detta i min pärm ("Kreditfaktura som ska delas på flera fakturor/betalningar måste läggas i status "På väg" innan man ändrar i Belopp att betala")... Nu kör du visserligen inte i 500, och inte manuellt antar jag... men känner du igen det förfarandet? Det låter iofs inte särskilt krångligt, så jag löser det nog. Men det blir lite längre fram, när jag stansar januari... Först ska jag avsluta december👩‍💻

Tack så mycket ännu en gång Davor, för en tydlig och pedagogisk förklaring! Nu kommer allt bli både rätt och snyggt gjort🙏😊👍