OCR hård kontroll - Administration

[Jenny_44]

Har du

OCR

på dina kundfakturor och

Hård kontroll

på banken?

Vi ska börja med detta men kontakt med Visma support och Visma Autocollect support så är jag nu ganska osäker eftersom ingen av dom verkar veta hur det blir med inbetalningarna för dom uppdrag vi har hos autocollect.

När jag pratade med supporten på Visma Autocollect så sa hon där att när dom drivit in pengarna för en faktura åt oss så betalar ju kunden till dom och dom i sin tur sätter in pengarna till oss men när dom gör det så anger dom ju inte OCR som referens. Eftersom det nu inte går (man får ju felmeddelande och betalningen går inte att genomföra om man skriver in fel OCR) så menade hon att dom på Autocollect måste ha ett separat BG-nummer till oss då. 

Det låter ju helt stolligt i min värld men i mina kontakter med supporten har jag bara träffat på folk som TROR... Så... Nu vänder jag mig till er och hoppas det är någon mer än jag som har Hård kontroll på sin bank och kan berätta för mig hur det ligger till.

Jenny

[Davor P1]

Det är alltid lite problem med dessa hårda kontroller om man inte har identiska nummer på faktura och OCR sträng.

När man är tvungen att gå via autocollect (eller någon annan "mellanhand" så sker betalningen via deras rutiner och då måste man ha ett konto utan hård OCR kontroll.

Normalt har varje inkassobolag sina egna rutiner och sätt att hantera ärendena så det blir tyvärr "mycket svårt" för dem att använda "främmande" ocr nummer.....

//Davor P 

[Jenny_44]

Funkar det om man har mjuk kontroll då...? Verkar ju otroligt märkligt att det inte går att lösa rent tekniskt. Jag kan väl inte vara den enda Visma-kunden som vill ha hård kontroll?

[Davor P1]

Det bör fungera med mjuk kontroll. Jag hade ändå rekommenderat köra med ett separat konto utan kontroller för att slippa en del bekymmer.

Du har bättre styrning med hård kontroll för 99% av alla inbetalningar.

Ta kontakt med bankgirot eller din bank för att komma fram till bästa lösningen just för dig. Programmet sväljer alla siffror "utan vidare" så det är banken man får använda som bollplank eftersom det är där kontrollen ligger.

[Jenny_44]

Ok! Tack för svar! Ska höra med banken och se vad dom säger.

[Jenny_44]

Jag fick följande svar av banken:
"Kollat med specialst gällande er frågeställning nedan. Upplägget nedan är inte allmänt känt i banken, vår bedömning är att det är Visma (autocollect) som ska öppna ett bankgiro i deras namn med koppling till ert affärskonto. Vi kan öppna ett till BG (utan kostnad) men vi tror inte det löser ert problem tyvärr. Jag rekommenderar er att kontakta Visma igen för att reda ut frågeställningen."

Jag får fan magsår. Det kan väl omöjligt vara bara vi som har handelsbanken/hård kontroll/Visma Admin?! 

[Davor P1]

Jag har för mig att detta med OCR styrning beror på om BG kontot har tvingande OCR hantering som är den springande punkten. Sen vad det är som exakt skiljer mellan hård och mjuk styrning är jag inte på det klara med.

Som jag ser det så har bankgirot två typer av BG nummer.

* Konto MED OCR styrning
* Konto UTAN OCR styrning

Om du har ett konto MED OCR styrning kan du endast ange siffror som referens. Det bör då även vara inbyggt en kontrollfunktion i siffersträngen för att säkerställa att OCR referensen är korrekt. När man skickar en BG fil så gör Visma en kontroll på vad som står i referensraden på leverantörsfakturan. Programmet varnar om OCR inte stämmer, men accepterar att skicka uppgiften till bankgirot även med fel kodsträng.

Bankgirot bör då ha inställningar som antingen accepterar eller returnerar betalningar med fel ocr.

Om du däremot manuellt knappar in siffrorna på bankens webbplats så tror jag att styrningen är hårdare ställd så du inte kan skicka in en betalning med fel OCR nummer.

Bockar du i rutan för Meddelande/Text så kan du råka ut för felmeddelandet att detta BG konto kräver OCR och du kan inte mata in annat än siffror med "rätt" kontrollsiffra.

Hoppas att du slipper magsår efter denna utläggning.......

Hör med bankgirot vad de säger. Jag tror nämligen att det är där första kontrollen görs. När en BG-fil har kommit från banken så har den uppfyllt alla kriterier som Bankgirot och banken ställer för att kunna boka in betalningen till ditt konto.

Jag misstänker att det kommer sluta med att du har två BG konton kopplade till företaget.

Konto MED ocr styrning där 99% av betalningarna hamnar
Konto UTAN ocr där resten hamnar som kräver handpåläggning. Eventuellt hoppar du över "retur-fil" från banken på detta konto och får därmed hantera dessa betalningar helt manuellt via INBETALNINGAR istället för Återrapportering.

//D

[Jenny_44]

Jag får nog läsa igenom detta på måndag då min hjärna kanske har en rimlig chans... 
Det jag tycker är supermärkligt är att jag verkar vara helt ensam i detta och att det är så svårt att få svar. Det måste väl finnas andra företag före mig som har OCR på sina fakturor och hård kontroll på banken? Känns som jag är först på Mount Everest....

[Davor P1]

Problemet är inte den hårda kontrollen i sig. Problemet är när avsändaren envisas med att ha en egen lösning som det blir problem. Eftersom berget (läs Autocollect) inte vill komma till Muhammed så får Muhammed gå över ån efter vatten 😉

Enda sättet att komma runt den hårda styrningen är att ha ett extra bankgiro konto.

Prata med bankgirot om att få ett BG för OCR betalningar. Detta kostar givetvis lite extra......