Revisorsinloggning

[Bengt Levin]

Vi har Visma Administration 1000 och börjar nu lagra Pdf verifikat elektroniskt i Visma miljön. Hur ska vi lösa revisorns tillgång till dessa verifikat när räkenskapsåret är klart. Jag hittar ingen Revisorsinloggningen för detta programpaket eller information om hur vi kan överföra dessa dokumenten till revison.
Bengt

[LW -60]

Ja, det vore bra med en sådan inloggning.

Jag gör så här att jag sparar en lista med verifikationer för hela året, jag gör likadant med huvudboken., balans- och resultat.

Sedan skickar jag dessa PDF-er på mailen till dem. Men en revisionsinloggning skulle sitta fint!

Mvh Lena

[Davor P1]

Brukar inte revisorn "lyfta över" allt till separat program via SIE import?

Om revisorn använder Vismas program tror jag att du skall kunna skicka över en backup fil som hen kan "leka med".

För att revisorn skall kunna köra med fjärråtkomst tror jag du måste köra med webb baserade eEkonomi.

//Davor P

[LW -60]

Du har helt rätt, men jag förundras över hur olika revisorer arbetar. Så sent som för ett par, tre år sedan, kämpade jag med en revisor som gjorde allt manuellt med papper och penna och han hade ingen aning om vad en SIE-fil var för något.

Dessutom lade han sig i mitt val av att ha ett och samma skuldkonto för tre olika skulder. Skulderna var uppstaplade prydligt och snyggt i ett sido-ordnat Excelark, där man följde allt pedagogiskt och snyggt månad för månad, men han tyckte jag skulle ha en lååååång balansräkning istället för en liten, nätt och kompakt.

Jag tror han hatade mig, men jag tyckte han var rätt kul som vägrade datorer!

Så revisorer finns det många olika varianter av i vår herres hage!

Mvh Lena

[Davor P1]

Tja, något får han väl hitta på för att kunna ta betalt för sina tjänster......

Varför göra det lätt för sig om man kan få betalt för att få det att se svårt ut.....

Sen hade jag i möjligaste mån undvikit att använda program sidan om ekonomisystemet för att ha koll på siffrorna.  I det läget hade jag nog lyssnat på revisorn och antingen haft 3 resultatenheter för skulderna eller separata konton....

//Davor P

[LW -60]

Jo, jag vet, men omsättningen var inte så stor så det var inget besvärligt alls att göra så.

Bakgrunden tror jag är när jag arbetade på ett bolag med c:a 100 milj i omsättning och då handlade det om småfakturor som gick ut, så det hela var rätt mastigt. Företaget hade fem banker där det var minst tre konton på varje bank plus PG. Sedan var det en fem olika bolag också.

När jag tog över var röran total. Bland annat hyrde vi ut några lägenheter. Min chef tyckte att intäkterna för dessa skulle bokas mot 5010 så man såg nettot istället för att ha intäkterna på ett intäktskonto.

Sedan hade vi konto 1610, personalfordringar... där blandades det hej vilt. Första veckan fick jag till uppgift att stämma av eländet och jag satt och stirrade... försökte gå bakåt och hitta vad som hänt utan resultat. Det var en tio olika personer som delade på det här kontot och alla summor ut och in var i klump istället för att specas. Stämma av? Då beslutade jag mig för att lägga upp ett Excelark att dela upp gubbarna i. Deras skulder till bolaget fick ligga på skulder också och inte som en negativ fordran som tidigare. Det blev lite enklare...

Sen kom intäkterna från olika håll. Första veckan fick jag en hel Ica-påse med kontanter - osorterade - hällt över mitt skrivbord. Det var mynt och sedlar om vartannat. Det skulle "bankas" i väggen. Summorna var så stora så jag hade med mig en vakt.

Alla intäkter resultatfördes "skarpt" utan att man hade ett adekvat underlag och jag kände att skulle man ha full koll, fick man ta ett annat grepp. Jag skapade avräkningskonton i parti och minut för de olika typerna av intäkter som kom från olika håll och kanter och det fungerade hur bra som helst till sist. Från noll koll till full koll.

Därför har det blivit en rutin för mig med månadsbokslut med Excelark som ett stöd för vad kontona egentligen består av. Varje konto - inte alla men där det behövs - har sin fil och jag skapar en ny flik varje månad. Det betyder att man kan följa kontot bakåt på ett enkelt sätt. Måste jag skapa ett nytt konto som ska hållas ordning på, är det bara att kopiera en annan av filerna.

Det låter ju som om jag har nåt tvångssyndrom...

Mvh Lena

[Bengt Levin]

Som jag förstår det ingår inte de elektroniska kvitton & fakturor som är kopplade  till verifikat i SIE filen. Vår revisor, Grant Thornton, använder ett gamalt Hogia system.

Jag hade hoppats att Visma kunde anvisa ett bra och stabilt sätt att möjliggöra för revisorn att få tillgång till de elektroniska kvitton & fakturorna.

[Davor P1]

Som jag ser det så går det inte i nuläget att få till detta på ett enkelt sätt hur man än vänder och vrider på steken......

De flesta revisorer vill ju kunna "tugga på pappret" för att få en helhetsbild över företaget de reviderar. Du kan få till 85-90% av materialet i maskinläsbar form, men den sista biten är lite svår att få till helt elektroniskt.

Det jag föreslår är följande:

Använd "alla" elektroniska hjälpmedel som finns inbyggt i Administration och eventuellt köpa till en och annan modul och integrera i systemet.

 - INLOGGNING - 

Här kan man antingen köra med fjärrskrivbord om datorn som har installationen av Administration kör med Windows PRO. Home har inte stöd för fjärrskrivbord.
Det andra alternativet är att använda program som TeamViewer eller dylikt där revisorn har kontroll över den fysiska datorn där programmet körs.
SIE 4 fil kan användas för att föra över allt bokföringsmaterial till revisorn. De kan då köra in siffrorna i sina egna program och "leka vidare" på det sätt de själva trivs med.

 - LEVERANTÖRSFAKTUROR - 

Använd Autoinvoice och försök få alla fakturor komma den vägen. Hjälp de leverantörer som inte initialt kan/vill skicka fakturor elektroniskt. Aktivera möjligheten att ta emot PDF och pappersfakturor via inläsningstjänsten i Administration eller köp till ett förprogram för att scanna fakturor. Det är en avvägning vad som blir billigast i längden. Programinköp för ett par tusen per år eller autoinvoice för 8 kr/PDF eller 12 kr/pappersfaktura - EJ EXAKTA PRISER-

 - KUNDFAKTUROR - 

Skicka allt via autoinvoice. Då kan revisorn antingen få en inloggning till Inexchange eller så mailar du över kopiorna som programmet genererar och sparas i PDF format.

 - ÖVRIGT -

Här blir det mer komplicerat dessvärre. Här får du antingen skicka pärmen med material till revisorn eller så får du scanna alla verifikationer och e-posta till revisorn.

//Davor P

[LW -60]

Ja, Davor, på tal om punkten övrigt... Jag fick åka från Stockholm till Strängnäs med en kartong papper i år. Hade med en revisionspärm med "allt" i, skickade PDF-filer om resten, de fick inloggning, men ändå frågar de saker som finns tillgängliga för dem i pärmen eller digitalt. De är ett släkte för sig...

Mvh Lena

[Davor P1]

Varför göra något själv om man kan få det serverat.......

Yyyyyyyyyyyl

[LW -60]

Javisst är det så! Jag har i revisionspärmen under flik 8 ett inventarieregister och under flik 9 årets inventarieavskrivningar. I det här bolaget ligger registret i XL, och i en av kolumnerna finns procentsatsen för avskrivningarna. Och vad mailade de om, jo, de ville veta hur mycket procentuellt som skrevs av på de olika inventarierna...

Sen undrar de om vad det var för peng som låg under löneskulder. Hade de öppnat fliken för bokslutsbilagorna eller den för balansbilagorna, hade de sett det hela beskrivet på ett enkelt sätt.

Precis som om man skapar en hel, stor, ROSA pärm benämnd Revisionspärm för att den bara ska stå där till ingen nytta.

Det här var bara två av tio frågor de hade...

Mvh Lena

[Bengt Levin]

Tack för konstruktivt svar, Davor P! Vi har börjat arkivera som Boföringsnämnden skriver, dvs dokument som kommer till oss elektroniskt lagrar vi elektroniskt mha Visma Scanner skickar dom till Administration 1000. Och pappersfakturor lagrar vi i pärm. Det minskar komplexiteten lite. 

Men känslan är att Visma ligger efter med att kunna ge stöd för oss och andra att kunna leva upp till Boföringsnämndens krav.

[Fd medlem]

Hej!
Jag skulle vilja slå ett slag för Ekonomiöversikten. I ekonomiöversikten kan du ladda upp dokument, läsa alla bokföringsrapporter mm. Du köper ekonomiöversikten för ditt företag och betalar bara för det, sen kan du ge behörighet till hur många du själv önskar och vilken typ av behörighet. Dessa kan sedan logga in och ta del av informationen gällande ditt företag.