Skicka fakturor till revisor i pdf

[sivlai]

Jag ska snart göra ett bokslut för en kund som har revisor. Hon fakturerar själv och vi har ett samarbete så att hennes fakturor skickas direkt in till mitt administrationsprogram. Det är ganska många fakturor och jag har förut skrivit ut alla, men tycker det känns väldigt onödigt. 
Min fråga är nu, kan jag på något enkelt sätt skicka dessa till revisorn utan att skriva ut alla som pdf? Jag använder Byråstöd men tyvärr har jag aldrig lärt mig det ordentligt med alla finesser, vilket jag ångrar djupt, för nu verkar det ju inte finnas kurser för det längre? Men jag antar att jag på något sätt kan gå via Byråstöd?
Tacksam för hjälp!

[Assistent]

Hej, tänker att du kan skicka en säkerhetskopia & SIE-fil till Revisorn. Har du undersökt den möjligheten? En säkerhetskopia från bokföringsprogrammet, så att Revisor får tillgång till t ex kundfakturorna. Och det kan vara så att man inte läst in bokslut än, utan väntar till efter Revision och därför skickar man en SIE-fil bokslutsprogrammet också.

[Fd medlem]

Hej Laila! 

Precis som jdgrevision skriver så kan du skicka en säkerhetskopia av kundens Administration, men det förutsätter att Revisorn själv har ett Administration att läsa in säkerhetskopian i. 

Om jag förstår dig rätt så tycker du att det blir onödigt många PDF-filer. Du kan skriva ut alla dina fakturor samlade i en och samma PDF-fil. I Administration går du till Utskrifter - Offert/Order/Fakturor - Utskrivna fakturor - Bocka i Fakturor enligt följande urval - i rutan för t.ex. fakturadatum eller betaldatum kan du sätta ett datumintervall t.ex. 170101..171231

Vi har flera bra utbildningar och utbildningspaket, jag kommer att ta en kontakt med dig så kan vi diskutera lite olika alternativ.

Ha en fin dag! 

/Sabina

[AccountantfromHell_singland]

Skulle nog välja att ta "smällen" med att skriva ut fakturorna. Framförallt om kunden skulle byta byrå eller lägga ner. Då måste ju kunden förvara detta räkenskapsmaterial på ett säkert sätt under lagstadgad tid. Inget som jag som byrå skulle vilja ha på mitt samvete. Gäller för övrigt en hel del s.k digital media idag. Det finns inga bra system där kunden/företaget kan lagra sitt räkenskapsmaterial på ett säkert och spårbart sätt. T.ex. mailade leverantörsfakturor i pdf. Där är ju utskriften en kopia. Jag vet att jag sett att Visma någonstans gett rådet att man i sitt mailprogram skall skapa en mapp åt dom. Men det är ju knappast ett säkert sätt. Man kan inte heller använda dropbox, onedrive eller liknande för dom ligger utomlands. Så lite papper är oftast enklare... men ack så otidsenligt (om nu det är något fel).....

[Bengt Levin]

Vi använder Administration 1000 och jag har en snarlik fråga till den som Laila hade.

De leverantörsfakturor och andra kvitton (tex från banken)  som vi får digitalt (pdf) och lagrar vi digitalt (mha Vima Scanner och Administration 1000). Dessutom inte skriver ut en papperskopia av dessa eftersom orginalet är i pdf format.

Hur ska vi göra för att smidigt kunna skicka dessa pdf:er till revisorn när det är dags för revision. 
Tack på förhand 
Bengt

[AccountantfromHell_singland]

Intressant fråga. Antar att du bör fråga revisorn hur han vill ha dom. Han bör ju kolla så att dom förvaras "säkert". En annan sak jag kom att tänka på är hur man ser på en backup av en pdf. Eller om du har t.ex. OneDrive och då har originalet på hårddisken och en "kopia" på nätet. Utöver problemet att man inte får lagra bokföring utomlands så bör ju nätversionen vara en kopia även det, om än digital. Har inte funderat på den frågan än. För originalet är ju det som kom via t.ex. mail. Bör kunna flyttas men icka kopieras för den bör väl vara exakt samma sak som en utskriven kopia, eller?? Intressant...

[Bengt Levin]

Visma har ett samarbete med Storegate som har sina servrar i Sverige där kan man lagra 1GByte utan kostnad och mer mot betalning.