"Bästa sätt" är nog lite tycke och smak. Jag skulle vilja ställa en lite provocerande motfråga; 🙂
- vill du som byrå verkligen fortsätta behöva ta ansvar för kundens material?
Jag känner inte till någon enkel väg att nå målet men det finns ett alternativ, ställ om kundens fakturaadress till en tredje part. Vi är inte en byrå utan "slutkund" - och vi använder eEkonomi - men detta är vad vi gjorde tidigare i år:
Vi skickade ett brev till samtliga våra leverantörer där vi förklarade att vi:
- i första hand vill ha alla fakturor rent elektroniskt via en e-faktura-växel,
- i andra hand vill ha alla fakturor som PDF-filer skickade via e-post och
- i sista hand skickade till en fysisk postadress som representerar en scannercentral.
Vad vi gjorde i praktiken var att vi valde att börja använda Vismas Autoinvoice för samtliga våra inkommande fakturor.
Vi får numera i princip ingen levfaktura skickad direkt till företaget - vilket gör att vi behöver inte ens vara i landet för att hantera dem och skulle vi vilja använda en extern byrå så har de allt serverat direkt i ekonomisystemet. Vare sig vi eller en eventuell byrå behöver hantera några papper och vi har allting överblickbart direkt i bokföringen.
Nackdelen är att vi så att säga har knutit upp oss mot Visma, inte bara i form av vilket eEkonomisystem vi använder utan även vem som hanterar våra fakturor. Den dagen vi vill byta leverantör av ekonomisystem så måste vi först byta fakturaadress. Åt andra sidan, att ha sina fakturor skickade till byrån är i mina ögon samma sak. Man knyter upp sig till just den byrån. 🙂
Rent teknisk så innebär att elektroniska fakturor går via Svea Exchange, PDF-fakturor går till en e-postbrevlåda hos Auotinvoice ( [orgnummer]@autoinvoice.se) och pappersfakturor till Autoinvoice-scannern i Fagersta. Scannercentralen ansvarar för att allt läses in och att original bevaras enligt lag.
Inlästa underlag lämnas över till oss som bildeunderlag inne i eEkonomi och vi får via mobilappen notiser om när det finns inkommet material.
Erfarenheter efter ett halvår:
1. Väldigt få, typ ingen (av våra) leverantörer (bortsett från Visma) har elektronisk fakturahantering (!)
2. Många, men inte alla, kan numera skicka faktura som PDF-via e-post och har inga problem med att e-postadresen är extern (inte samma som företagets).
3. De kvarvarande pappersfakturorna (som vi numera bara ser inscannade) känns väldigt förlegade.
4. Känns som den fysiska postgången till Autoinvoices scannercentral i Fagersta fungerar bättre en postgången i området där vi har företaget (känns som fakturorna kommer fram snabbare). Tidigare hände det att inkommande post tog sig en omväg via grannarnas brevlådor...
4. Detta hänger naturligtvis på att Autoinvoice/skannercentralen fungerar - det har hänt oss i alla fall en gång att en pappersfaktura blev försenad pga problem med inläsningen. Den hann dock inte förfalla.
Allt detta beror antagligen på vilket av Visma Spcs program du använder för kunden och om det går att koppla Autoinvoice till det programmet. Och att både byrå och kund är villiga att arbeta digitalt. Autoinvoice kostar en liten slant per inläst faktura men med tanke på att det är vunnen arbetstid då man själv inte behöver scanna något så tror jag att både byrå och kund vinner på det.
Slutkläm: att byta fakturadress behöver inte vara svårare än att skicka ett brev till samtliga leverantörer och sedan är både du och kunden fria från att hantera den inkommande posten. Men du kommer nog inte undan att skicka det brevet.
Hoppas det gav något slags svar på frågan, även om det måhända var lite vid sidan av målet. 🙂
