VISMA DIGITALA UNDERLAG ÄNDRING - SÅ DÅLIGT!!!

[Johan Ekman]

Gällande den nya uppdateringen där VIsma stryper ett flöde in till Visma Scanner för digitala underlag.
Håller helt med denna talare som även försökte förklara: 

https://forum.vismaspcs.se/t5/Fragor-for-redovisningsbyran/mojlighet-att-mejla-in-underlag-via-epost...

@emeness 

OERHÖRT DÅLIGT! Jag undrar om ni har någon koll på vad ni egentligen förändrar i hela kundprocessen! (Ledsen att säga det men har varit i kontakt med Visma support 2 gånger på en dag och ingen har 100% koll på vad förändringen innebär utan vi som byrå får förklara för er... ) 

Vänligen se bild nedan!!!!

Vi som byrå som jobbar med MÅNGA av era kunder får nu massor med kunder som är ..ja.. förbannade och vi kan bara hålla med!!

1. Ingen förstår vad man får för de 3.5 kr / transaktion! Tolkningen får man ändå via Scanner eller manuellt uppladda filer. I ett Byrå - Kund förhållande vill INGEN skicka in digitala underlag direkt till eEkonomi och hoppa över scannar och betala för det! Tvärtom!!

2. Det är nämligen PERFEKT med att ge kunden 1 FLÖDE som är samma för digitala och fysiska UNDERLAD (alla typer, kvitton , fakturor, dokument) 
OCH
3. I detta flöde kan kunden se SAMLAT vad hen har skickat in samt att det blir som en liten extra "attest" godkännande redan i detta flödet när kunden "uppdaterar" obehandlade dokument. 
MEN även att när underlag bokförts (försvunnit från BILDUNDERLAG i eEkonomi) DÅ läggs det som HISTORIK i scanner! Vilket gör att kunder kan SE om vi som BYRÅ har hanterat underlaget!!

Nu tappar kunden både 1 flöde / 1 process... allt samlat för historik / dubbelkoll samt att de inte kan se om vi hanterat det och allt detta för att betala 3.5 kr ... för något som blivit mycket sämre som tjänst!!
NOTERA: Tolkningen är densamma i oavsett flöde. 

Ni skulle snarare ha strypt e-posten / alternativet att skicka DIREKT in till Bildunderlag eEkonomi och ISTÄLLET haft VISMA SCARNNER e-post flödet kvar = 1 flöde som är gratis och bra för kund - byrå relationen. 

Sedan kan ni ha / erbjuda ert "DIREKT" flöde till eekonomi via Efakturor som ni REDAN HAR!!
- E-fakturor rakt in
- E-faktura delen med epost för digitala underlag som konverteras till e-faktura
- fysisk adress som konverterar till e-faktura

Jag bara hoppas fler byråer även inser denna mycket stora försämringen och kan kommentera nedan att ni håller med så kanske vi kan påverka visma för ombeslut...

[Johan Ekman]

tillägg som alternativ och svar på det: 

"Jo du kan dra in dom eller scanna in dom via tfn då är det ingen kostnad.
Ska du vidarebefordra in en pdf från mailen är det en kostnad men då har du en bättre tolkning med"

Ja men det är ingen bra lösning.
Få som är så tekniska + är ganska ovanligt moment att behöva ladda hem filer på mobil (för de flesta) = ingen bra UX på den metoden.

Knappt så jag själv kan / orkar göra så som är teknisk, samt att det begränsar att endast göra allt på mobil. Även om mobil är vanligt i dagsbruk är det säkerligen många som ändå mailar vid en dator för just inkomna PDF mail och även då hanterar inkomna pdf mail och skjuter iväg dem till scanner (från dator) som sitt dagliga arbete.

Men det hänger heller inte ihop med något...

SÅ t.ex: om jag nu är vid dator och har eekonomi licens själv... varför maila in mailet och betala för det när jag lika gärna kan spara filen och ladda upp den gratis i eekonomi med samma tolkning? (jag testade 10 olika dokument via nya mail funktionen samt ladda upp via grön uppladnings knapp (gratis) den tolkade allt likadant..

Så där är ett scenario för gemene kund som har egen licens där det inte är någon fördel utan likabra att spara fil på dator och ladda upp till eekonomi.. gratis och samma funktion.

För oss som byrå med kund som inte har licens ska vi nu behöva antingen be dem att sköta allt på mobilen (nämnd metod) - svår!

De tappar även insyn vad leverantörer har skickat in när de använde den funktionen med mera.. tyvärr men det är svårt att se vad de har fått bättre med detta...

kostnaden på 3.5 är kanske inte viktigast förutom för oss byråer som har som priserbjudande/model att vi står för kundens alla transaktionskostnader som in har i systemet som nu inkluderar t.ex nedan kostnads exempel för en byrå...

Har vi 100 kunder där de snittar 20 digitala underlag (eller mer) * 3,5 = 7000 kr i extra kostnad för byrån varje månad.. * 12 månader = 84 000 kr ska vi som byrå nu kanske behöva stå för..

[Amanda - Diginomi]

För oss på vår byrå är vi mest ledsna för att möjligheten att skriva en kommentar till underlagen nu försvunnit på det som mailas in. Vi använder kommentarsfunktionen väldigt flitigt med kunderna så de kan skriva vad underlaget gäller när det finns behov. De flesta av våra kunder har högst faktureringslicens. Nu kommer istället våran mail översvämmas av mail gällande underlag tyvärr.
Om jag missat något sätt som kunden kan skriva kommentarer på underlag så får ni gärna tipsa!

[Caroline30]

Jag är fruktansvärt beskviken över detta! Jag har ej sett någon information om detta på mailen! Varför tas denna funktion bort!? Detta har varit en av anledningarna varför vi har kunnat få våra kunder så digitala - För att de har kunnat maila in underlag som de i sin tur har fått via mail. Antingen som de har sparat ner som pdf eller vidarebefordra mailet med underlaget i.

Ingen av mina kunder verkar ha fått denna information heller. Så på vissa var det aktiverat när jag gick in och tittade (jag har avaktiverat det) så frågan är vad kunderna kommer säga om detta.

Jag är bara väldigt besviken på att denna funktion tas bort.. Så dåligt...

[Helene Struthers]

Hej på er!

Det är många frågor ni lyfter. Jag ska försöka besvara era funderingar så gott jag kan, så ni förstår hur vi hamnat här. 

Information om förändringen har skickats till både byråer och användare som nyttjat mejladressen via Visma Scanner under senaste året. Flera mejl har skickats om detta senaste månaderna, till de kontaktpersoner som vi har rätt att kommunicera med/huvudkontakter. Jag beklagar verkligen om informationen inte nått er. Vår avsikt har varit att tydligt informera om förändringen och hur man fortsätter skicka underlag via mejl. Via bildunderlagsadressen i eEkonomi, eller om man väljer att fortsätta nyttja den gamla epostadressen. Dessa dokument skickas då automatiskt in i Bildunderlag i eEkonomi, men mot en kostnad.  

Översikt/Kontroll för era kunder. Tack Johan för den detaljerade beskrivningen av processen, som den varit och hur den påverkats av vår senaste ändring. Det blir väldigt tydligt att översikten för era kunder har försämrats, när mejlade dokument hamnar utanför den Historik-flik som era kunder uppskattat i Visma Scanner appen för att få kontroll. I ert fall förstår jag mycket väl att förändringen vi gjort känns helt orimlig. Ni har hittat ett arbetssätt med era kunder som gett hög nivå av kontroll och kommunikation, utan någon som helst kostnad. 

Om vi tar bort kostnadsfrågan ur ekvationen och fokuserar på vad som är den bästa upplevelsen för era kunder och för er som redovisningsbyråer, så är jag helt enig i att era kunder ska kunna göra följande: 

• Förstå vilket material man redan lämnat in. 
• Se status på alla underlag, om de bokförts eller ej. 
• Lämna kommentar på underlag man lämnat in. 

Och detta behöver vi jobba med så omgående vi kan. Er input har haft direkt påverkan på hur vi ser på den här frågeställningen och vad som präglat diskussionerna hos oss idag. 

Kostnadsbilden. Johan nämner att kostnaden är olika för samma värde i underlagsprocessen. Tex att det kostar att mejla in dokument, men inte vid uppladdning av dokument direkt i Visma eEkonomi. Men båda tolkas och lagras. Och Ja, det ser ju inte helt genomtänkt ut. Vi har implementerat de här lösningarna över tid och fokuserat på det värde vi kan tillföra med smart teknik. Vår prio har varit att lösa behoven och längs vägen har volymen av uppladdade dokument ökat ENORMT. Därmed också de kostnader vi har för att tolka och lagra alla underlag i 7 år, både från Visma Scanner appen och alla manuellt uppladdade filer i programmet. Så vi behöver värdera alla dessa smarta vägar att få in underlag till bokföringen och planera för hur det blir mer logiskt. Det är för spretigt idag, så vi behöver vidareutveckla hela området. 

Och det är den förändringsresan vi är på nu. Vi har tagit bort ett mejl-alternativ som orsakat mycket support och som vi inte är nöjda med ur ett säkerhetsperspektiv. Men självklart ska vi lyssna in vad ni uppskattat med Visma Scanner-mejlen så att vi kan ge er samma förutsättningar att jobba smart med era kunder framåt. Jag kan bara beklaga att vi inte lyckats fånga upp vikten av Historiken tidigare. Men vi lyssnar nu och vi hör vad ni säger. Vi har fått en tydlig bild av vad som är viktigt för er.

Mvh 

Helene

[Amanda - Diginomi]

Hej Helene,

Uppskattar ditt snabba svar! Och det låter bra det du skriver.

Jag vill bara lyfta fram lite extra hur viktigt det är för oss på vår byrå att kunder som inte har en licens för just bokföringen ska kunna ha möjlighet att skriva en kommentar på inskickade underlag. Det sparar oss otroligt mycket tid och plats i inkrogen i mailen, som nu kommer att bli överfull med mail angående underlag.

De flesta av våra kunder har en faktureringslicens eller endast start versionen som då inte gör det möjligt för dem att skriva en kommentar direkt inne i programmet och att betala för en licens även för bokföring bara för att kunna skriva kommentar kommer troligen inte våra kunder gå med på.

Anledningen till att kommentarsfunktionen varit så bra för oss är för att många av våra kunders underlag inte ska bokföras likadant bara för att de kommer fram samma leverantör utan samma inköp av produkt har olika syften. Sedan har vi en del kunder som har olika kostnadsställen och kommenterar då på det underlag där det inte tydligt framgår vilket kostnadställe den tillhör. 

Det finns många mer scenarier där kommentarsfunktionen är guldvärd. Nu kommer vi istället behöva kommunicera detta via mailen och där med också ta längre tid innan vi kan bokföra många underlag.

Tack igen för ditt svar och uppskattar att ni lyssnar på våra åsikter.

[Johan Ekman]

Tack @Helene Struthers för ett bra svar som visar tydligt att ni förstår de nya utmaningarna vi hamnat i. 

Vi har även märkt att kunder nu skickar in MULTIPLA filer av samma underlag då de nu är väldigt osäkra på om det kommit in eller inte då de tappat insyn (för de kunder som inte har licens, vilket är många oftast fåmansbolag, konsulter etc som inte behöver det = MÅNGA i antal!)

Vi har nu set många fall där filer skickats in minst 3 gånger! Vilket då kostat 10.5 kr för endast EN FIL! Om vi förstått det rätt hur ni debiterar... även om vi sedan tar bort duplikaten som kommit in i bildunderlag så har det antagligen drivet nya kostnader... trevliga intäkter för visma såklart..
Detta "duplikats / multipla filer av samma underlag problem" kommer absolut leva kvar sporadiskt bland många kunder och kommande nya då många inte är tekniska och som företagare "oroliga själar" som vill vara säkra att det blivit gjort... 

Vi skickade ut detta mail till våra kunder igår så ni förstår (får insyn) hur denna förändring på RIKTIGT påverkat vardagen för byråer..... 
--------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bästa kund,

Vi vill tacka för er förståelse och tålamod gällande de förändringar som Visma infört för hanteringen av kvitton och fakturor i vårt bokföringsprogram Visma eEkonomi.

Efter noggrant övervägande och i linje med vår filosofi att erbjuda enkla och transparenta priser, har vi beslutat att Bokföringskompaniet kommer att stå för den nya transaktionsavgiften.

Detta innebär att ni inte behöver betala någon ytterligare avgift för att skicka in digitala filer, utöver vårt tidigare annonserade timpris och den prisjustering som redan har kommunicerats för 2025.

VIKTIGT: Notera dock att om ni skickar in samma fil flera gånger sker transaktions avgiften varje gång! D.v.s skickar ni samma fil 3 gånger kostar det oss 3 * 3,5 = 10,5 kr för en enda fil att komma in då vi raderar duplikaten!

Därmed: Försök att BARA skicka filer 1 gång! 
När det gäller Fakturor som skall betalas så kommer vi inom kort utöka denna säkerheten för er som kund. Vi återkommer om detta. 
När det gäller andra dokument som kvitton på fil etc så kommer vi alltid återkoppla om vi ser en banktransaktion som saknar underlag. Därmed behöver ni inte oroa er om kvitton kommit in på fil då vi alltid återkopplar om det saknas. 

En metod vi uppskattar att ni gör istället:

Det går att skicka in filer fortfarande via Visma Scanner om ni som kund laddar hem filen på mobilen och laddar upp i Visma Scanner i mobilen! Då blir det kostnadsfritt och fungerar som tidigare! Vi återkommer med en liten kort guide hur man gör om man inte redan klurat ut det. 

En viktig anledning till att vi inkluderar Visma-avgiften i vårt pris är för att ge oss ett incitament att arbeta för att pressa våra leverantörers priser, i syfte att hålla kostnaderna så låga som möjligt för er, våra kunder. På så sätt ser vi till att representera era intressen gentemot leverantörer som Visma, för att fortsätta erbjuda en så kostnadseffektiv lösning som möjligt.

Vi kommer att bevaka kostnaden löpande för att säkerställa att vi kan fortsätta erbjuda er en prisvärd tjänst. Även om vi i nuläget inte planerar några ytterligare prishöjningar, kan vi inte helt utesluta framtida justeringar om omständigheterna förändras. För tillfället är dock vår intention att hålla 2025 års priser som annonserats.

Som en påminnelse:
Visma Scanner kan fortfarande användas kostnadsfritt för att skanna och överföra fysiska kvitton och fakturor. Avgiften på 3,50 kr per fil gäller endast digitala filer som e-postas direkt till eEkonomi.

Vi utforskar även alternativa lösningar som kan undvika transaktionsavgiften, och vi kommer att hålla er uppdaterade om eventuella nya möjligheter. För närvarande kan ni fortsätta att e-posta filer till enligt den vanliga rutinen, och ni kommer inom kort att få en ny e-postadress för inskick av underlag.

Tack för ert förtroende och samarbete. Har ni frågor eller behöver ytterligare vägledning kring dessa förändringar är ni varmt välkomna att kontakta oss.

Med vänliga hälsningar,
BokföringsKompaniet

Tack,
Bokföringskompaniet-teamet

[Johan Ekman]

p.s vi förstår att kostnader för digitala underlag har ökat på vismas sida. Dock tror jag ett bättre drag hade varit att prissätta visma scanner istället. 
Vi förstår också att ni försöker konkurera mot t.ex Fortnox och att möjligen då efterlikna deras prismodel/strutkur och att "micro transaktions" har gjort många företag rika (den nya prismodellen = betala inget för entrén men sedan för allt innanför tältet..) dock är det synd att alla bolag ska gå åt det hållet då det är ett mycket dåligt sätt att uppnå kundnöjdhet på (offra kundnöjdhet kontra vinst) eftersom man alltid kommer känna sig "lurad" när transaktionskostnader smyger på. 

VI förstår också att en rörlig prismodell "pay for what you use" kan argumenteras som positivt för kund men ibland är man bara nöjd med att köpa en license per månad som är rimlig. T.ex. Visma scanner kan absolut kosta 30, 40, 50 kr per månad. 

med tanke på att "ladda upp knappen" är gratis och fota fysiska är gratis är det 100% bara en tidsfråga innan det ändras då det inte rimmar med det nya och dessa sätt driver också digital sparning av underlag på er sida...
Inte rimligt att t.ex ladda hem fil på mobil och ladda upp i scanner inte kostar när det kostar att mail:a samam digitala fil. Eller att kunder som har en printer och betalar 10 öre per papper kan printa ut de digitala och fota dem via visma scanner och få det gratis.. ett sätt att driva tillbaka det "odigitala". Absolut.. tar tid men men, osnyggt att det går. 
Vilket gör oss byråer än mer nervös vad nästa drag är för dessa "strömmar" av inskick. 

Därmed får ni gärna annonsera relativt snart hur era framtidsplaner ser ut överlag och hur ovan nämnda behov av funktionalitet som försvunnit kan åter "utvecklas"..  eftersom detta påverkar oss (byråer) en hel del vad vi lovar våra (era indirekta) kunder.. börjar vi utveckla egna "sidolösningar" nu och investerar i det (diverse automations flöden) och ni ändrar "ladda upp filer" knappen till transaktionskostnad så har vi även investerat i nya processer som kastas i sjön..