Årsavstämning: intäkter/kostnader bokförda 2023 men som gäller 2024, och vice versa

[David Samuelson]

Årsredovisning

Årsavstämning: intäkter/kostnader bokförda 2023 men som gäller 2024, och vice versa

Hej på er,

Vill först och främst uttrycka min tacksamhet över detta forum och alla fantastiska individer som hjälper till att besvara frågor. För en nybliven företagare som jag med begränsade resurser är det ovärdeligt. Tack!

Nu sitter jag med min första årsavtämning och tar mig igenom checklistan i Visma eEkonomi. Jag har fastnat på punkt fyra (“Kostnader och intäkter”) och önskar lite hjälp från er.

Kort om mitt företag: aktiebolag som grundades november 2022 och därför gäller årsredovisningen perioden 2022-11-01 – 2023-12-31. Bolaget handlar livsmedel från länder inom EU som saluförs via e-handelsplattform (Shopify) till privatkunder inom Sverige. Varorna skickas till kunderna genom PostNord.

Finns det intäkter som är bokförda på räkenskapsåret du ska avsluta, men som egentligen hör till kommande räkenskapsår?

Om intäkterna överstiger 5000 kr ska de vid bokslutet redovisas som en förutbetald intäkt. Det kan exempelvis vara förskottsbetald hyra.

Min kommentar: Nej. Alla intäkter under 2023 avser produkter som redan är sålda.

Finns det intäkter som hör till räkenskapsåret du ska avsluta, men som är bokförda i nästa räkenskapsår?

Om intäkterna överstiger 5000 kr ska de vid bokslutet redovisas som en upplupen intäkt. Titta igenom de kundfakturor som skickats efter den sista dagen i räkenskapsåret du ska avsluta. Exempel på intäkter som ofta faktureras i förskott är konsulttjänster och byggtjänster.

Min kommentar: Två utbetalningar från Shopify (2024-01-02 samt 2024-02-01), som avser försäljning månaden innan, alltså december 2023. Intäkterna uppgår till 4889,64 kr. Eftersom intäkterna inte överstiger 5000 kr tolkar jag det som att jag inte behöver göra något?

Finns det kostnader som är bokförda på räkenskapsåret du ska avsluta men som hör till nästa räkenskapsår?

Om kostnaderna överstiger 5000 kr ska de periodiseras vid bokslutet. Det kan exempelvis vara kostnader för licenser, försäkringspremier eller hyra.

Min kommentar: Årsavgift till Shopify (e-handelsplattformen) den 2023-04-24 på 3360 kr som gäller perioden 2023-04-24 – 2024-04-15. Det innebär alltså att en del av kostnaden gäller för januari-april 2024 (1120,3 kr). Nu är överstiger kostnaden inte 5000 kr och då antar jag att jag inte behöver göra något, men tänker jag rätt här? Om jag betalar en årsprenumeration där en del av avgiften gäller användning av en tjänst en bit in på det kommande räkenskapsåret, behöver man då periodisera denna kostnad?

Finns det kostnader som är bokförda under nästa år, men som egentligen gäller året du ska avsluta?

Exempel på kostnader som ofta faktureras i efterhand är konsulttjänster eller bensinfakturor. Om kostnaderna överstiger 5 000 kr ska de periodiseras.

Min kommentar:

1. Tillsynsavgift till Stockholms kommun på 6400 kr. Avbetalning beviljas (533 kr/12 mån) fr.o.m september 2023. Under 2024 betalar jag därför totalt 4264 kr för en tillsyn som skedde 2023. Vid årsavstämningens datum har den sista avbetalningen ännu inte skett, så bokfört belopp under 2024 är alltså 3731 kr.
2. Varuinköp från livsmedelsproducent. Faktura utfärdades 2023-11-09 och varorna ankom kort därefter. Fakturan betalades 2024-01-02. Beloppet var 14 531,74 kr.
3. Frakt för varuinköp ovan. Faktura utfärdades 2023-11-20 och betalades 2024-01-02. Beloppet var 1 013,98 kr.
4. Köp av transporttjänst från PostNord för varor skickade till kunder under december 2023. Faktura utfärdades 2023-12-29 och betalades 2024-01-12. Beloppet var 761,09 kr.
5. Moms för Q423. Beloppet var 778 kr och bokfördes 2024-02-12.
6. Köp av transporttjänst från PostNord för varor skickade till kunder den 2023-12-29. Faktura utfärdades 2024-01-31 och betalades 2024-02-23. 96,10 kr.
7. Köp av transporttjänst från Sendify för varor skickade till kunder den 2023-12-09. Faktura utfärdades 2023-12–12 och betalades 2024-01-02. Belopp 105 kr.
8. Köp av IT-tjänst från Google, gäller perioden 2023-12-01 – 2023-12-31. Fakturadatum 2023-12-31, betald 2024-01-02. Belopp 58 kr.

Totalt: 21 074,91 kr. Behöver jag periodisera alla kostnader, eller räcker det med den enda posten som överstiger 5000 kr (nr 2)?

Jag hoppas att ni har möjlighet att hjälpa mig. Tack på förhand.

Mvh,
David

[Joachim E]

Hej

Punkt 1-2 och 3 behöver du helt korrekt inte tänka på. 

Punkt 4 behöver du däremot hantera. Det är den totala summan av samtliga kostnader som du räknat upp utom momsen på 778 kr som behöver hanteras. 
Momsen bokför du bara som vanligt mot konto 2650 i 2024. Händelser som betalas eller återbetalas från skatteverket påverkas inte av det du räknat upp eftrsom det redan ligger med som en skuld i 2023.

Då fakturorna från Stockholms kommun, Livsmedelsproducent samt fraktbolag erhållits i 2023 så skall dessa bokföras upp som leverantörsskulder. Detta för att kostnaderna hör till 2023 men de betalas i 2024.

Använder du eEkonomi så kan du under Inställningar > Räknenskapsår och IB klicka på året 2023 och åtgärder. Där finns det en funktion som automatiskt hanterar detta åt dig.

 

Är fakturorna inte registrerade i eEkonomi så kan man göra detta manuellt också. Tänk på att fakturan ändå måste registreras och väljas i konteringen.
Konteringen nedan skall läggas in via Bokföring > verifikationer > Ny verifikation med datum 2023-12-31

Betalningarna av dessa kostnader skall sedan i 2024 bokföras mot konto 2440 enbart. Så är de redan bokförda så behöver du korrigera dessa konteringar.

Önskar dig en fortsatt fin dag
Joachim

[David Samuelson]

Hej igen Joachim,

Tack för ditt svar!

Alla fakturor är registrerade i eEkonomi.

När jag försöker att följa dina instruktioner får jag felmeddelande att det inte finns några obetalda kund- eller leverantörsfakturor att boka upp.

Om det är relevant så använder jag kontantmetoden.

Mvh,

David

[David Samuelson]

 Hej igen! Har precis fått mycket bra vägledning genom er telefonsupport men skulle behöva lite mer hjälp i skriftlig form för att komma hela vägen fram.

Om jag går in i Kontoanalysen och kollar konto 2440 Leverantörsskulder för perioden (2022-11-01 – 2023-12-31) så ser jag mycket de aktuella fakturorna:

Vad är det jag behöver göra härnäst? Instruktionen i årsavstämnings-checklistan säger ju:

"Finns det kostnader som är bokförda under nästa år, men som egentligen gäller året du ska avsluta? Exempel på kostnader som ofta faktureras i efterhand är konsulttjänster eller bensinfakturor. Om kostnaderna överstiger 5 000 kr ska de periodiseras.

Gör så här: Skapa en ny manuell verifikation där du debiterar det kostnadskonto där kostnaden är bokförd nu och krediterar kontot Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter (2990).

Obs! Verifikationen du skapar ska vändas kommande räkenskapsår. Det gör du genom att skapa en ny manuell verifikation och ange datumet till första dagen i nästa räkenskapsår. Använd samma konton i verifikationen du just skapade, men flytta beloppen mellan debet och kredit."

Om jag förstod ditt tidigare svar @Joachim E så är det inte endast den faktura som överstiger 5000 kr som skall periodiseras, utan alla fakturor eftersom de tillsammans uppgår till 19 918,68 kr, dvs mer än 5000 kr.

Är det helt enkelt bara att göra såhär?

1. Skapa en manuell verifikation med dagens datum (eller 23-12-31?)
2. Debitera 2440 med 19 918,68 kr, kreditera 2990 med 19 918,68 kr.
3. Tryck "Bokför"
4. Gör en ny verifikation med dagens datum (?)
5. Vänd verifikationen (K2440 19918,68 kr; D2990 19918,68 kr)
6. Klar?

 

[Joachim E]

Hej

Då du bokför enligt faktureringsmetoden så behöver du inte göra något mer alls. Allt är klart. 

Det du nämner angående följande

"Finns det kostnader som är bokförda under nästa år, men som egentligen gäller året du ska avsluta? Exempel på kostnader som ofta faktureras i efterhand är konsulttjänster eller bensinfakturor. Om kostnaderna överstiger 5 000 kr ska de periodiseras."

Detta gäller bara när man får en faktura med fakturadatum i 2024 men där kostnaden tillhör 2023. Som jag tolkade din fråga så har d inga sådan fakturor utan enbart fakturor du fått med fakturadatum i 2023 och då räcker det som du redan gjort dvs bokfört upp fakturan i 2023 och sedan betalningarna i 2024.

Som jag ser det så är allt rätt redan och inget ytterligare behöver göras.

/Joiachim

[David Samuelson]

Hej igen Joachim,

Jag använder kontantmetoden. Påverkar det ditt svar?

Mvh

David

[Joachim E]

Hej

Egentligen inte för det ser ut som du har bokfört upp fakturorna som leverantörskulder i 2023 och det enda du i så fall behöver kontrollera är att betalningarna i 2024 har bokförts mot 2440 för att reglera leverantörsskulden när de har betalats.

/Joachim