Kan jag lägga upp en fiktiv kund (privatperson) som jag använder vid bokföring av all försäljning till privatpersoner?

[Fd medlem]

Hej, vill inte fråga alla privatpersoner (kunder) om personnummer/adressuppgifter. Har en webb-butik men säljer även en del produkter "face-to-face" i samband med tex utställningar.
Verkar dessutom orimligt att registrera dessa uppgifter i VISMA där de väl ligger kvar länge!?
Kan jag lägga upp en fiktiv kund (privatperson) som jag använder vid bokföring av all försäljning till privatpersoner? Jag förstår att det går bra att göra i systemet men är det OK att göra en sådan redovisning? 

[CarinaEsp]

Är osäker på om det är ok med tanke på reglerna om kassaregister.

[Fd medlem]

Hmmm,... kunder som köper något kontant i en butik behöver ju inte uppge några personuppgifter... det verkar orimligt att man ska begära in detta från privatpersoner som kanske bara handlar vid ett tillfälle... jag frågar vidare 🙂
Ha en fin dag!
/Mimmi 

[CarinaEsp]

Tänkte mest att du kan hamna i ett läge där du behöver ha ett kassaregister när du är ute på mässor, men det hänger på hur stor din försäljning är. Du kan se reglerna om kassaregister på Skatteverkets hemsida.

[Fd medlem]

Tack för tipset!

[AccountantfromHell_singland]

Att kunden i butik inte behöver uppge några personuppgifter kommer sig av att handlaren har ett certifierat kassaregister som är anmält till skatteverket och han/hon lämnar alltid kvitto.
 Men om din försäljning sker via nätet så blir ju inte betalningarna kontanta, om dom nu inte betalar via Swisch som jag tror räknas som kort/kontant. Och ett kundregister är ju bland det värdefullaste en butik kan ha. Där har du, förhoppningsvis, nöjda kunder som redan handlat och som antagligen är mottagliga för direktreklam via mail eller annat. Mycket lättare än att jaga nya kunder hela tiden. 
En helt annan sak när det gäller kvitton är att om du handlar själv för över 4 000 kr så måste du ha ett kvitto med uppgifter om ditt företag som köpare för att få lyfta moms. Det är det inte många som känner till... Lycka till!

[Fd medlem]

Tack för info! Jag lämnar alltid kvitto även vid kontant försäljning face-to-face (med mitt företags org.nr och moms-uppgifter) men tycker att det här med att registrera privatpersoners uppgifter verkar strida mot GDPR. Dessutom verkar det orimligt att jag ska fråga någon som vill köpa en målning eller tryck av originalmålning efter deras adress. Jag själv har aldrig fått den frågan när jag köpt något i liknande sammanhang. Skulle nog själv reagera med misstanke om den som säljer något till mig vid tex en mässa/utställning vill ha mina kontaktuppgifter.   
Hoppas på att se ljuset i den här dimman snart 🙂

[Fd medlem]

Hej!
Här kommer mina reflektioner kring när kundens namn- och adressuppgifter behöver samlas in när du gör direktförsäljningar med kontanter eller kortbetalningar. Läs vidare i länkarna för att få en mer fullständig bild.

Lycka till!


Sammanfattning: Min tolkning är att du inte ska samla in kundens namn och adress vid direktförsäljning om alla dessa villkor är uppfyllda:

1. du inte behöver ha ett kassaregister och
2. din kundkrets i huvudsak är anonym och kunden normalt inte identifieras.

Om du är skyldig att föra ett kassaregister och utfärdar kontantfakturor istället
Som tidigare nämnts i tråden så finns det i Skatteverkets rättsliga vägledning information och kommentarer till reglerna kring kassaregister (som återfinns i skatteförfarandelagen 39 kap. 3–10 §). I Skatteverkets vägledning står att kontantbetalningar och betalningar med kontokort ska registreras i kassaregistret – och att Swish-betalningar likställs med kontokortsbetalningar, och ska därmed också registreras (se källa här).

I vägledningen står också under vilka förutsättningar som kassaregister inte behövs, t.ex. om  försäljningen är obetydlig (normalt uppgår till eller förväntas uppgå till fyra prisbasbelopp under beskattningsåret) (se källa här).

Skulle ett kassaregister dock behövas så kan man kringgå detta genom att utfärda s.k. kontantfakturor (se källa här). Dessa kan beskrivas som en faktura, men som utfärdas direkt vid betalningstillfället och blir som ett slags kvitto över köpet. Enligt Skatteverkets bedömning måste dessa kontaktfakturor innehålla namn och adress på kunden för att försäljningen inte ska behöva registreras i ett kassaregister. (Jag antar att detta är för att kunna möjliggöra efterkontroll på ett tillräckligt säkert sätt som annars att kassaregister möjliggör genom sina registreringar.)


Även om kassaregister inte behövs, kan kundens uppgifter behövas för att skapa en korrekt verifikation
Uppfyller man inte kraven för att behöva ha ett kassaregister, så måste ändå en verifikation skapas över köpet.

Enligt bokföringslagen 5 kap. 7 § så ska en verifikation innehålla bl.a. uppgift om motparten. Dock kan denna uppgift under vissa förutsättningar utelämnas (5 kap. 8 §).

I bokföringsnämndens vägledning till BFNAR 2013:2 (deras allmänna råd kring hur bokföringslagen ska uttolkas) kommenteras dessa bestämmelser på s. 48–50. Bokföringsnämnden skriver att uppgifterna om motparten ska göra det möjligt att identifiera motparten, och anger uttryckligen namn och adress som exempel på sådana identifierande uppgifter.

Man kommenterar dock också att uppgifterna om motparten kan utelämnas om betalning sker direkt i samband med att en tjänst/vara levereras, och om kundkretsen i huvudsak är anonym och motparten (d.v.s. kunden) normalt inte identifieras. Här gissar jag att mycket av din försäljning kan falla under – men skulle en kund göra en beställning av en privat målning måste du förmodligen identifiera kunden, t.ex. för att kunna leverera till rätt person.


EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) ger utrymme för att behandla (bl.a. samla in och spara) personuppgifter som behövs för att du ska uppfylla någon annan lag
Enligt artikel 6 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) får du endast behandla (samla in, lagra etc.) personuppgifter om du har en rättslig grund för detta. En sådan rättslig grund är att uppgifterna krävs för att du ska kunna uppfylla kraven i en annan lag.

I och med att du (beroende på din situation) behöver kundens namn och adress för att uppnå bestämmelserna i skatteförfarandelagen och bokföringslagen, så är detta giltiga skäl nog att behandla dessa personuppgifter. Nekar kunden dig att få tillgång till dessa uppgifter så kan du inte låta dem genomföra köpet – eftersom du då riskerar att bryta mot lagen.

Enligt artikel 5.1 e) ska personuppgifter inte sparas längre än nödvändigt. Eftersom bokföringslagen säger att räkenskapsinformation (bl.a. omfattande verifikationer och därmed deras innehållande kunduppgifter) ska sparas i sju år, så är det okej att personuppgifterna sparas så pass länge.

I Visma eEkonomi är det möjligt att avidentifiera kunderna i kundregistret. Dock förstår jag det som att uppgifterna i skapade kundfakturor kommer att behållas eftersom de utgör verifikationer som inte får ändras hur som helst.